Medarbetarsamtal mellan chef och medarbetare är ett extremt personligt och viktigt samtal för båda parter. Detta kan göra att det kan kännas motvilligt att hålla just medarbetarsamtal på distans. Enligt våra erfarenheter är det mer än bara möjligt, det är t.o.m. väldigt effektivt att hålla medarbetarsamtal utan att vara på samma fysiska plats.
Digitalisering av medarbetarsamtal är självklart för oss idag, och i en tid då distansarbete blir allt mer vanligt kan det vara bra att tänka över de vanliga rutinerna för just denna typ av samtal mellan chef och medarbetare.
Nedan har vi samlat fem tips som hjälper dig som chef att få ut det mesta av dina medarbetarsamtal på distans.
1. Förbered inför samtalet
För att medarbetarsamtalet ska bli effektivt rekommenderar vi att båda parter förbereder sig genom att läsa igenom alla frågorna och lägga till kommentarer – gärna tidigare än dagen innan. Som chef kan det vara bra att påminna medarbetaren om samtalet redan veckan innan och då även tipsa om att lägga till just kommentarer. Ju längre tid man har att tänka över vad man vill förmedla, desto mer relevant blir samtalets innehåll.
Båda parter bör även ha tittat igenom verksamhetsmålen och funderat över vilka av medarbetarens personliga mål som bidrar till just dessa verksamhetsmål.
2. Kombinera verktyg
Kombinera vår plattform GRADE med ett collaboration-verktyg så som Microsoft Teams/Skype/Zoom, så blir tröskeln lägre att komma igång. Se bara till att öva på att hålla vanliga möten över videosamtal, och kika gärna på best practices för videomöten. Ni slipper då handskas med onödiga problem och att tappa fokus när samtalet ska äga rum. Läs mer här om vilka best practises är.
3. Video ska vara påslaget under samtalet
För vissa kan det vara lättare att prata förtroligt om man inte behöver se varandra i ögonen. Vår erfarenhet är dock att man får mer genuina samtal om man kan se varandra och kan läsa av kroppsspråket. Välj en plats där du känner dig bekväm och sitter upp ordentligt. Se även till att klä upp dig lite, en gammal favorit-tröja är helt klart mysig att ha på sig, men man ”sträcker” lite mer på sig när man har klätt upp sig. (i alla fall på den delen som syns i kameran.)
4. Dela skärm
Att dela skärm med medarbetaren gör det mer tydligt vad ni båda pratar om. Samtidigt som samtalet fortgår kan du enkelt lägga till mål och kommentarer, och då få en bra gemensam överblicksbild över vad som har eller inte har avhandlats.
5. Avsluta samtalet och boka in uppföljning
Se till att alla punkter är avklarade och att båda parter känner sig nöjda med samtalet innan ni avslutar. Viktigt är även att boka in uppföljningsmötet, så ni båda vet när nästa tillfälle är och vad som krävs av båda för att nå de nya målen. När mötet är slut, ta lite tid att reflektera över det och signera sedan mötet. När du som chef signerar samtalet i GRADE kommer medarbetaren att få ett automatiskt mail med en påminnelse om att också signera.
Är det då möjligt att hålla medarbetarsamtal på distans? Ja, tycker vi! Detta var några av våra samlade lärdomar och insikter om vad man kan tänka på när man håller denna typ av personliga samtal på distans. Det enklaste sättet att få reda på om det skulle fungera hos er, är att pröva på.
Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er med medarbetarsamtal, läs gärna mer nedan eller hör av dig till oss direkt!
