Guide till effektmål i införandeprojekt

Guide till effektmål i införandeprojekt

Marcus Pellinen arbetar som projektledare i Grades Customer Success Team. Han har stor erfarenhet av att införa GRADE i både stora och små organisationer, och menar att tydliga effektmål är A och O vid införande av nya digitala lösningar. I denna intervju förklarar han varför. 

Hej Marcus! Hur definierar du effektmål?

Effektmål definierar vilka värden man önskar skapa på lång sikt – på organisationsnivå, medarbetarnivå och kundnivå.

Varför tycker du effektmål är så viktiga vid införande av digitala lösningar?

Med tydliga effektmål är det lättare att få bra riktning på projekt och fokusera på rätt saker. I stället för att bara fokusera på själva plattformen svarar effektmålen på frågan: Hur motiverar vi investeringen och hämtar hem kostnaden för den? I mitt arbete som projektledare på Grade rekommenderar jag alltid kunderna att ha en tydlig bild över sina effektmål, och jag hjälper dem gärna att ta fram dem.

Vad är egentligen skillnaden mellan effektmål och leveransmål?

Effektmålen definierar det man vill uppnå på lång sikt, medan summan av leveransmålen ska främja att vi långsiktigt når våra effektmål. Det händer att man blandar ihop dessa, eller fokuserar mer på leveransmålen än effektmålen. Då kan det vara bra att ha en styrgrupp som helt fokuserar på effektmålen.

Hur bör man tänka kring effektmål för en lösning som GRADE?

GRADE är ju en plattform för hela medarbetarresan, så utöver övergripande effektmål bryter man ofta ner effektmålen till de processer plattformen stödjer. För varje enskild process är det vanligt att ha som mål att öka kvalitén, effektivisera, tillgängliggöra och/eller individanpassa. I det långa loppet önskar man ofta bibehålla kompetenta medarbetare, då kan ett effektmål vara att genomsnittlig anställningstid exempelvis ökar från 3 till 7 år.

Kan du ge exempel på effektmål för en enskild process?

Om vi tar digitalisering av utbildningar som exempel är en välfylld kurskatalog inget effektmål i sig. Däremot kan digitaliseringen av utbildningarna leda till att man sparar en massa tid, och den tiden kan vi sätta ett värde på. Om vi vet vad en arbetstimme kostar och mängden tid man lägger på en enskild utbildning, kan vi exempelvis ha som leveransmål att effektivisera vårt lärande på just den utbildningen till ett värde av 300 000 kr. Genom att tillgängliggöra tid för medarbetarna kan vi fokusera mer på kundfrämjande insatser vilket stärker vår verksamhet på sikt och därmed kan effekten bli att vi får nöjdare kunder. Ett annat exempel är digitalisering av medarbetarsamtal. Leveransmålet av den processen kan exempelvis vara att varje medarbetare inom loppet av en månad får en individuell utvecklingsplan, vilket i sin tur främjar effektmålet att bli en mer attraktiv arbetsgivare.

Hur bör man tänka kring effektmål efter själva införandet?

Efter införandeprojektet börjar det som vi kallar ”uppväxlingsperiod”. Då stöttar vi kunderna kring att accelerera värdeskapandet av GRADE med fokus på effektmålen. Även i denna fas rekommenderar vi att ha en styrgrupp som bevakar effektmålen och fokuserar på frågan: Hur fortsätter vi att skapa värde med hjälp av plattformen?

Tack Marcus!

Vill du läsa mer om hur det går till att införa GRADE?

Medarbetarsamtal på distans – är de här för att stanna?

Medarbetarsamtal på distans – är de här för att stanna?

Den traditionella bilden av ett medarbetarsamtal, där chef och medarbetare sitter ner tillsammans i ett ostört rum på arbetsplatsen, har de senaste åren fått konkurrens av medarbetarsamtal på distans. Ungefär hälften av alla yrkesverksamma svenskar har helt eller delvis arbetat hemifrån sedan våren 2020 och många medarbetarsamtal genomförs på distans. Hur har responsen på digitala medarbetarsamtal varit, och finns det fördelar med att fortsätta med dem på distans även när pandemin är helt över?

Skillnader mellan digitalt och fysiskt möte

Det fysiska mötet är på många sätt svårslaget vi människor trivs helt enkelt i andra människors sällskap. Vår kommunikation sker inte bara verbalt, utan även i kroppsspråk och ansiktsuttryck. Subtila signaler och ändringar i stämningen kan vara svåra att läsa av över en datorskärm.

Addera några ironiska skämt och en svajig internetuppkoppling så blir det tydligt att digitala samtal tenderar att få lite sämre flyt än fysiska. Den som haft möte med en kollega som “fryst” i bild vet att det är svårt att fortsätta dialogen på ett naturligt sätt.

Vad tycker vi om digitala medarbetarsamtal?

Enligt undersökningen Svenskarna och internet 2021 uppger 75% av alla som haft medarbetarsamtal på distans att det fungerar bra. Rapporten visar också att digitala möten överlag fungerar bättre än hybridmöten.

Det finns givetvis flera anledningar till att medarbetarsamtal på distans fungerar så bra. Dels ligger det i samtalets natur att antalet deltagare inte är fler än två, vilket minskar risken för tekniska problem och andra utmaningar som kan uppstå i hybridmöten. Dels är medarbetarsamtal vanligtvis – och förhoppningsvis – ett väl förberett möte med tydlig agenda. 

Kommer vi fortsätta ha medarbetarsamtal på distans? 

I praktiken kan både chefer och medarbetare uppskatta samtal på distans, även när covid-19 inte längre sätter stopp för att ses fysiskt. Geografisk utspriddhet, hemarbete och en fullspäckad kalender är exempel på anledningar till att medarbetarsamtal även i framtiden till viss del med fördel kan genomföras på distans. 

Precis som med andra typer av möten behöver varje organisation prova sig fram till det som fungerar bäst och utforma riktlinjer efter det. Vissa team kommer att uppleva att digitala medarbetarsamtal fungerar precis lika bra som att ses fysiskt, medan andra kommer att gå tillbaka till att stänga in sig i det där ostörda rummet på arbetsplatsen. 

Är du chef och vill fördjupa dig i hur du håller engagerande medarbetarsamtal? Klicka här.

Håller du medarbetarsamtal som engagerar?

Två personer pratar på kontor

Att engagerade medarbetare påverkar och till och med är avgörande för att skapa framgångsrika verksamheter är ingen nyhet. Företag och organisationer med engagerade medarbetare har överlag högre lönsamhet och nöjdare kunder. Dessutom är både personalomsättningen och frånvaron bland medarbetarna lägre.

Vad är det då som avgör om medarbetarna är engagerade eller inte? Och kan inte en löneökning, bonus eller annan morot göra oengagerade medarbetare mer engagerade? Nej, riktigt så enkelt är det ju inte. Studier visar att denna typ av morötter till och med kan ha motsatt effekt. Daniel Pink (Drivkraft, 2010) menar att belöningar (till exempel prestationsbaserad provision) kan tränga undan en individs inre motivation – så att resultatet blir sämre än vad det skulle ha varit utan provisionen.

För att undvika att hamna i ett läge där din verksamhet får onödigt stora löneökningar för att behålla och engagera era medarbetare bör du som chef fokusera på att stärka dina medarbetares inre motivation och engagemang. Följande 3 faktorer har visat sig ha stor betydelse för detta:

  • Självstyre. Medarbetare stimuleras och mår bra av en viss nivå av självstyre och av att kunna agera självständigt inom de ramar som är hens ansvarsområde.
  • Mästerskap. Medarbetare drivs och engageras av att lära nytt, utvecklas och bli bättre på sitt arbete.
  • Mening. Verksamheter som har visioner och övergripande mål för verksamheten som känns meningsfulla för medarbetarna att bidra till har överlag högre medarbetarengagemang.

Många chefer är medvetna om detta. I det dagliga arbetet kommuniceras därför tydliga mål och förväntningar, ansvar delegeras, medarbetarna är delaktiga i beslut och man coachar medarbetarna i syfte att de ska utvecklas och bli bättre på sitt arbete. Men! Tillämpar du samma förhållningssätt när det kommer till medarbetarsamtal? Rätt genomfört kan medarbetarsamtalen bli riktiga engagemangshöjare. Med utgångspunkt i Pinks motivationsfaktorer vill vi ge dig som ska hålla medarbetarsamtal följande konkreta tips:

Förberedelse

  • Bjud in medarbetaren till samtalet i god tid och avsätt generöst med tid för samtalet. Det signalerar att du tycker att medarbetaren och hens utveckling är viktig. Medarbetaren får möjlighet att förbereda sig inför samtalet och ni behöver inte oroa er för att behöva avbryta mitt i för att mötestiden tar slut.
  • Förbered dig ordentligt inför varje samtal du ska ha med dina medarbetare. Se till att du har koll på medarbetarens arbetsuppgifter och prestationer i detalj. Läs igenom anteckningarna som gjordes vid föregående samtal och fundera över hur medarbetaren har utvecklats sedan dess. Om ni har ett digitalt verktyg för medarbetarsamtal och medarbetaren har delat sina anteckningar med dig inför samtalet bör du läsa igenom dessa noga. Kan du utläsa någon röd tråd i medarbetarens anteckningar? Anpassa i så fall samtalet efter detta så att ni har gott om tid att prata igenom det som är viktigt för medarbetaren.
  • Hinner du inte förbereda dig inför samtalet? Föreslå då en ny tid. Att som chef komma oförberedd till ett medarbetarsamtal visar på bristande intresse och engagemang från din sida och är dömt att misslyckas.

Genomförande

  • Antagligen har du redan när du bjöd in till samtalet kommunicerat vad syftet är, men börja ändå med att berätta varför ni har samtalet och vad målet med samtalet är.
  • Bekräfta att du tagit del av medarbetarens anteckningar inför samtalet. Läs aldrig medarbetarens anteckningar första gången under samtalet – det är en riktig engagemangsdödare som signalerar att medarbetaren och hens utveckling inte stått speciellt högt upp på din agenda.
  • Lyssna på medarbetaren. Detta är det absolut viktigaste under samtalet. Visa att du lyssnar genom att hålla ögonkontakt, nicka, upprepa det medarbetaren har berättat och ställ följdfrågor. Försök att på djupet förstå vad som motiverar och engagerar medarbetaren. Låt medarbetaren delvis styra inriktningen på samtalet genom att fördjupa er i frågor som hen tycker är viktiga. Undvik att ställa ledande frågor och frågor som kan svaras med ja eller nej. Fyll inte i medarbetarens svar, och tänk på att om du är tyst en stund kan du ibland få mer information från medarbetaren än om du ställer en riktigt bra fråga.
  • När det kommer till målsättning går medarbetarens egen önskan till utveckling ibland helt i linje med verksamhetens övergripande mål. Men om det inte är så – vad kan du som chef göra för att stärka medarbetarens inre motivation att nå de mål ni kommer överens om? För det första är det viktigt att medarbetaren ser en mening med sina personliga mål – det vill säga att kopplingen till verksamhetens övergripande mål och visioner är tydlig. För det andra ökar sannolikheten att medarbetaren kommer att nå målen om hen får bestämma hur målet ska nås.

Säg till exempel att ni kommer överens om att medarbetaren det närmsta året ska öka sin kompetens inom ett egenbyggt IT-system. Ett ganska smalt kunskapsmål som kanske inte helt ligger i medarbetarens eget intresse. Istället för att anmäla medarbetaren till en heldagskurs kan du låta medarbetaren själv bestämma hur hen ska gå tillväga för att lära sig mer om systemet. Hen kanske föredrar att ”skugga” en kollega med hög kompetens om systemet en dag för att exempelvis lära sig använda mer avancerade funktioner.

  • Var lyhörd för vilka områden medarbetaren vill utvecklas inom, och fundera över hur verksamheten skulle kunna dra nytta av denna kompetens.
  • Är det tydligt för medarbetaren hur hen kan utvecklas inom företaget? Om ni har ett digitalt verktyg för karriärvägar kan ni utgå från medarbetarens befintliga roll och kompetenser och se vilka eventuella kompetensgap som finns jämfört med andra roller inom företaget som medarbetaren skulle vilja utvecklas mot på lite längre sikt.

Uppföljning

Efter samtalet dokumenterar du vad ni har kommit överens om och låter medarbetaren signera samtalet. Ni har nu en gemensam bild av vilka mål medarbetaren och verksamheten har och vilka aktiviteter medarbetaren ska utföra för att nå sina personliga mål.

Eftersom medarbetaren ser en mening med målen, själv varit med och bestämt hur de ska uppnås och får fortsätta att utvecklas i arbetet är hen antagligen riktigt taggad för att nå dem. Följ upp medarbetarens insatser och planerade aktiviteter löpande, så att utvecklingsplanen alltid är aktuell och medarbetaren får feedback på sina prestationer och utveckling.

Läs mer om medarbetarsamtal och engagemang