Juryns motivering: ”Vinnaren av Grade Talent har haft stor framgång med digitalt lärande, inte minst i sina genomarbetade onboardingprogram för nyanställda. De har haft ett djupt och detaljrikt fokus på att få till en positiv och värdefull upplevelse för alla medarbetare, och hela tiden utvecklat och förbättrat längs vägens gång, med målet att förbättra kundupplevelsen. Priset för årets Grade Talent går till Würth!”

I denna intervju möter vi Therese Andersson och Erika Kjellberg som arbetar med Learning & Development på Würth – en av Sveriges ledande B2B-leverantörer av förbrukningsmaterial, verktyg och maskiner.

Stort grattis till priset! Therese och Erika, vilka är ni?

–  Jag heter Therese Andersson och jag är ansvarig för Würths kundutbildningar. Jag har lång erfarenhet av L&D, och ett stort intresse av lärande. Att arbeta mot målgruppen kunder ger nya dimensioner av lärande, vilket är spännande.

–  Och jag heter Erika Kjellberg. Mitt fokus är våra medarbetare. Jag har över tio års erfarenhet av L&D, varav sex år på Würth. Även om Therese och jag har olika målgrupper så använder vi samma systemstöd och tankesätt när det kommer till lärande. Det digitala onboardingprogrammet har vi arbetat fram tillsammans.

–  Det ger så mycket att samarbeta inom de här områdena. Vi kommer hela tiden på förbättringsförslag och nya infallsvinklar, säger Therese.

Vad är receptet bakom er framgång inom lärande och utveckling?

– En framgångsfaktor vi kan se när vi tittar tillbaka på uppbyggnaden av vår onboardingprocess är att vi inte enbart utgått från vad vi själva tycker att nyanställda ska få kunskap och information om. Jag tror att guldnyckeln har varit att vi frågat de nyanställda i stället för att gissa. Det har varit frågor som Vad i din introduktion har du uppskattat? Vad hade varit bra om du också fick information om? Vad hade varit bra om du fick koll på lite tidigare? berättar Erika.

– Vi hade inte allt från början. Vi började med en bas, och den har vi utvecklar kontinuerligt sen start. Vi får massor av bra feedback från våra medarbetare. 90 dagar efter första dagen på Würth får de svara på en enkät, som är kopplad till det digitala onboardingprogrammet. Frågorna handlar om hur man upplevt sina första 90 dagar hos oss, i allt från ledarskap till stöttning av kollegor, säger Therese.

– Jag har dessutom lyxen att träffa alla nyanställda under deras ”take-off” här på kontoret. Under dessa tre introduktionsdagar blir det naturligt att prata om onboardingprogrammet och kolla så att allt fungerar som det ska med de automatiska mailutskicken exempelvis, säger Erika.

– När det kommer till våra kundutbildningar så har de bidragit till en viktig pusselbit i vårt erbjudande som helhet. För vissa av de produkter vi säljer finns krav från Arbetsmiljöverket på utbildning. Exempelvis inom allergiframkallande kemiska produkter, då det är lagstadgat att genomgå en utbildning i syfte att man ska hantera produkten på ett säkert sätt samt ha kunskap om hur eventuella olyckor ska hanteras. Nu kan vi erbjuda både produkten och utbildningen vilket är väldigt uppskattat hos våra kunder. Efter varje avslutad utbildning får kunden svara på en enkät, på så sätt kan vi fortsätta utveckla utbildningarna effektivt, berättar Therese.

– Ja, och så har vi verkligen fokuserat på att förenkla och effektivisera våra processer. Vi automatiserar så mycket det bara går, för att underlätta för våra medarbetare och kunder. Man ska exempelvis inte behöva leta efter sitt onboardingprogram – det tilldelas automatiskt till nya medarbetare. Programfunktionaliteten i Grade Learning förenklar enormt mycket för oss. Vi sparar allas tid genom att servera färdiga utbildningspaket, säger Erika.

Hur ser onboardingprocessen ut i er organisation?

– Två veckor innan första arbetsdagen får alla nya medarbetare ett välkomstmail. Vi har försökt att göra det så snyggt och roligt som möjligt. Mailet innehåller utvalda länkar till vår hemsida och en film som visar en rundtur på kontoret. Vi vill att alla nya medarbetare ska känna sig bekväma och trygga redan inför första besöket på kontoret, berättar Erika.

– När sedan första arbetsdagen kommer och medarbetaren öppnar sin inkorg finns där ett mail som hälsar medarbetaren välkommen till Würth-akademin. Vi informerar om hur man loggar och berättar att det finns ett färdigt utbildningspaket för medarbetaren; General skills at Würth. Det är vårt digitala onboardingprogram, och det innehåller 11 steg. Det är allt från obligatoriska onlinekurser som GDPR och Compliance till länkar till personalhandboken och en instruktionsfilm om hur man registrerar sin arbetstid, fortsätter Erika.

– Efter 90 dagar får medarbetaren svara på en enkät om hur man upplevt sin första tid hos oss. Ett exempel på fråga som fått betydligt högre betyg sedan vi introducerade vårt onboardingprogram är frågan om hur bra koll man har på vem man ska kontakta för olika typer av frågor. Det sparar tid för alla men framför allt känslan för den nyanställda att hen kan lösa saker på egen hand, säger Therese.

Vilka är era tips till andra organisationer som vill komma i gång med digitalt lärande och onboarding?

– Ta det lugnt! Allt behöver inte vara perfekt från början. Det går inte att göra ett onboardingprogram som är 100% relevant för alla och tar upp precis allt. Där behöver vi på HR vara en mur och väktare. En fråga att ställa sig är: Vad måste man få till sig just nu? Och vad kan vänta till efter de första 90 dagarna? Att begränsa vad som ingår i onboardingen är en viktig uppgift för oss, säger Erika.

– Och kom ihåg att man kan åstadkomma mycket med små medel. Vår rundtur på kontoret är till exempel filmad på en halvdag med en mobilkamera, och den är så uppskattad, säger Therese.

– Ett annat tips är att aldrig anta någonting. ”Det fattar man väl”. Nej, det är inte säkert – var hellre övertydlig och få medarbetaren att känna sig trygg, säger Erika.

– Och tänk att alla processer ska tålas att skalas upp rejält. Om du kan automatisera en manuell process som i dagsläget tar 10 minuter i veckan så gör det, tipsar Therese.

Ni utvecklar ju hela tiden ert vinnande koncept – har ni några nya spännande projekt på gång?

– Absolut! Var sjätte månad ser vi över vårt onboardingprogram, så vid årsskiftet släpper vi ett uppdaterat program för våren 2024, berättar Erika.

– Vi arbetar också med att tagga våra utbildningar i kurskatalogen så att de ska vara ännu enklare för våra medarbetare att hitta. Utifrån sin roll på företaget och området man arbetar inom ska man smidigt presenteras riktade utbildningar, fortsätter Therese.

Slutligen – har ni hittat någon bra plats på kontoret för er fina pokal?

– Ja, den står fint inne på vårt gemensamma kontor. Det går inte att missa den. Den har till och med silkestyget kvar. Om Grade Awards var startskottet för fler priser får vi skaffa en glasmonter med belysning och larm, avslutar Erika och skrattar.