5 tips för lyckad kompetenskartläggning

Känner du att det är dags för en grundläggande inventering av era medarbetares kompetens? Vi har erfarenhet av kompetenskartläggning i både stora och små organisationer, och vill gärna dela med oss av våra bästa tips för varje steg i processen.

1. Hitta ert varför

Vi börjar med det viktigaste av allt. Innan ni drar igång en kompetenskartläggning bör ni ha syftet klart för er. Varför vill ni kartlägga era medarbetares kompetens? Vanliga anledningar är att man står inför en större kompetensutvecklingsinsats och helt krasst inte vill utbilda folk i onödan.

Organisationsförändringar kan också vara en anledning till att göra en inventering. För att kunna ta sig dit man vill är det en absolut förutsättning att veta vart man är i nuläget.
Det är också vanligt att organisationer vill göra en helt förutsättningslös kompetensinventering för att ta reda på vilken kompetens som finns i verksamheten, och utifrån informationen som samlas in ta beslut om hur verksamheten ska utvecklas framåt.

2. Tillvägagångssätt och kreativitet

När ni vet varför ni vill göra en kompetenskartläggning är det dags att börja fundera på hur den ska genomföras. Kanske passar det er organisation bäst att varje chef ansvarar för kartläggningen av sin avdelning? Vill ni skicka ut mail till medarbetarna direkt? Eller intervjua dem? Det finns inga rätt och fel – var kreativa!

Ni kan också börja i andra änden. Sammanställ vilka befattningar och roller som finns inom verksamheten och fundera över vilka kompetenser dessa bör inneha. Därefter mappar ni medarbetarna mot rollerna och ser vilka kompetensgap som finns utifrån skall-kraven för respektive roll. Vårt tips är att börja i liten skala med medarbetare som är tillgängliga och enkla att komma i kontakt och kommunicera med.

3. Testa på pilotgrupp

Innan ni genomför kartläggningen på bred front är vår starka rekommendation att testa upplägget på en pilotgrupp. Välj ut en avdelning som ni tror kan ge värdefull feedback. När pilotgruppen genomfört kompetenskartläggningen utvärderar ni, justerar och testar igen på en ny pilotgrupp. Tiden ni lägger på denna fas vinner ni tillbaka många gånger om, om feedbacken ni får förbättrar genomförandet av kompetenskartläggningen på verksamhetsnivå.

4. Genomför med tempo

När ni genomför kompetenskartläggningen för hela organisationen är tempo nyckeln till framgång. Om inventeringen drar ut på tiden finns det en överhängande risk att den insamlade datan hinner bli inaktuell innan ni är klara. Avsätt tid för organisationen att genomföra kartläggningen så intensivt som möjligt tidsmässigt.

5. Ta väl hand om skatten

När kompetenskartläggningen väl är genomförd sitter ni på en riktig guldgruva av information. Nu gäller det att hitta rutiner för att underhålla informationen om medarbetarnas kompetens, så att det stora arbetet ni lagt ner på kompetenskartläggningen inte stannar vid en ögonblicksbild av läget just nu. Hitta rutiner för att sammanställa nya medarbetares kompetens, och bestäm hur befintliga medarbetares kompetensprofiler ska hållas uppdaterade.

Ni kan exempelvis låta cheferna se över och eventuellt justera medarbetarnas kompetensprofiler som en del av medarbetarsamtalen. En digital plattform gör ofta det kontinuerliga underhållsarbetet enkelt att genomföra. Ge gärna medarbetarna tillgång till sina kompetensprofiler, så kan de ta del av hur de kan växa och utvecklas i verksamheten framåt.

Är du intresserad av att veta mer? Hör av dig! Eller vill du kanske läsa mer om Talent Management i GRADE-plattformen?

Nu släpper vi vårt författarvertyg COMPOSER fritt!

NU SLÄPPER VI VÅRT FÖRFATTARVERTYG COMPOSER FRITT!

Vill du kunna producera slagkraftig och engagerande e-Learning? Nu kan du skapa upp till 5 digitala kurser med vårt omfattande författarverktyg – helt gratis! COMPOSER Freemium innehåller alla innehållsobjekt du behöver för att skapa interaktiv och responsiv e-Learning, som du kan enkelt exportera ut i SCORM. För att hjälpa dig innehåller COMPOSER freemium också ett omfattande användarstöd. Klicka här för att läsa mer om COMPOSER Freemium.

Fyll i formuläret och ta chansen att prova COMPOSER Freemium!

WEBINAR: COMPOSER FREEMIUM

Nyfiken på hur COMPOSER funkar? Den 11 juni kommer vi att hålla ett kostnadsfritt webinar med fokus på grunderna i COMPOSER Freemium. Klicka nedan för att anmäla dig!

Hur funkar COMPOSER?

Vill du veta mer om hur COMPOSER fungerar? Klicka här så kan du läsa mer om hur du kan använda vårt författarvertyg till att skapa e-Learning i världsklass!

Grades nya försäljningschef – Anders Månsson

Vi hade turen att i språnget fånga vår nya försäljningschef, Anders Månsson – som besitter väldigt mycket insikt om hur både privat och offentlig sektor kan hantera strategisk kompetensförsörjning, samt digitalisering och effektivisering av HR-tjänster. Läs mer om vem han är och hur han ser på framtiden.

Anders! Vem är du och vad gör du här på Grade? 

–Jag är en Skånepåg som hamnat i Stockholm och jag har alltid gillat försäljning på ett eller annat sätt. Som liten sprang jag omkring bland mina grannar och sålde både majblommor och jultidningar. På Grade är min uppgift att fortfarande knacka dörr och se till att vi fortsätter vår starka utveckling inom både offentlig och privat sektor. Min yrkestitel är försäljningschef men jag ser det som att min funktion är att stärka alla som arbetar mot våra kunder på ett eller annat sätt, både marknadsföring, client success managers, förvaltningsledare och alla andra.

Vad har du gjort tidigare?

–Jag är stolt över att vara en 40+are som faktiskt har flera olika karriärer bakom mig redan. Det är något man ofta talar om att dagens unga måste förbereda sig på att ens kompetens är i ständig förändring och att de hela tiden behöver lära sig nya saker. På två generationer har det redan skett ett monumentalt skifte. Min pappa blev anställd som lärare direkt efter utbildningen och hade samma yrkesroll fram till pensionen. Jag själv har redan skolat om mig två gånger, från en militär karriär via högskola till retail-branschen, för att sedan arbeta med försäljning av HR-tjänster till företag och organisationer de senaste 10 åren.

Vad gör du när du inte jobbar?

–Som en del komiker brukar säga, att de är ganska tråkiga privat, skulle jag säga jag älskar att träffa folk och få vända och vrida på behovsframställningar och problem som finns hos våra kunder och andra. Men att jag privat kanske inte är lika social och extrovert, som man förväntar sig av en säljare. Jag tar gärna en dagsutflykt på min motorcykel med min partner till något kafé i Roslagen eller bara myser hemma.

Hur tror du framtiden ser ut gällande kompetens- och engagemangsutveckling? 

Jag skulle säga att detta är framtiden. En av anledningar att jag sökte mig till Grade är att jag instämmer helt i visionen att kompetens multiplicerat med engagemang kommer skapa en fantastisk utveckling och grymma resultat. Detta gäller både för den enskilde medarbetaren och organisationen i stort. Just nu finns det ett kompetensgap som bara växer, mellan kvalificerade tjänster och efterfrågad kompetens. Det finns helt enkelt inte tillräckligt med personer på arbetsmarknaden som har den kompetens som efterfrågas idag eller i en nära framtid.

Det betyder att arbetsgivare inte kan rekrytera sig ur situationen, utan de måste vända sig till sina medarbetare och på riktigt börja titta på hur det hanterar sin strategiska kompetensförsörjning med befintlig arbetskraft. Att snabbt kunna ställa om och kvalitetssäkra ny kompetens efter de behov som uppstår kräver väldigt mycket av individen, chefer och organisationer. Och här är jag övertygad att denna transformation kan effektiviseras med rätt verktyg. Se bara hur pandemin har fått hela branscher att hjälpa varandra med omskolning från ex hotellnäringen till vård och omsorg. 

Tack Anders! 

3 vanliga misstag vid införande av Learning och Talent Management System

Står er verksamhet inför att införa ett digitalt stöd för HR-processer som t.ex. medarbetarsamtal, engagemangsmätning och kompetensutveckling? I så fall är ett införandeprojekt startskottet för att få systemet på plats i organisationen.

I införandeprojektet konfigureras systemet för att passa er verksamhet, och eventuella integrationer mot andra system sätts upp. Vi har erfarenhet av införandeprojekt i både privat och publik sektor och vi vill dela med oss av 3 vanliga misstag – och tips på hur ni undviker dem.

1. Oklara övergripande effektmål

Ett vanligt misstag är att man fokuserar mer på projektmålen än de övergripande effektmålen – kanske för att projektmålen känns mer konkreta. Men för att på längre sikt kunna se effekten av införandeprojektet bör man även ha fokus på de övergripande effektmålen. Vad vill ni på lite längre sikt att systemet ska bidra med för verksamheten, medarbetarna och kunderna? Med tydliga effektmål kristalliseras vad som krävs efter driftsättningen. 

2. Bortglömd uppväxlingsperiod

Uppväxlingsperioden är tiden efter driftsättningen – systemet är konfigurerat och redo att börja användas. Men det är lätt att fokusera så mycket på själva driftsättningen att man inte har en plan för hur man ska få organisationen att börja använda det digitala stödet.

Vårt tips är att se uppväxlingsperioden som en del av införandeprojektet. Genom att planera i detalj hur organisationen ska introduceras i det nya systemet får ni ut maximalt värde av er satsning. En nyckel för lyckade införandeprojekt är kommunikationen till organisationen – ”sälj” in nyttan och börja gärna med funktionalitet som direkt ger ett lyft för medarbetarna och cheferna.

3. Långdragna diskussioner kring användardata

Det är vanligt att hämta/synka information om verksamhetens medarbetare från ett HR-system. Rent tekniskt är det möjligt att överföra hur mycket information som helst om användarna, men med tanke på t.ex. GDPR bör man givetvis inte göra det. Vår erfarenhet är att det kan bli ganska långdragna interna diskussioner kring vilken typ av användardata som är relevant att synka.

Tipset är att utgå från verksamhetens administrativa processer för att ta beslut om vilka rapporter som kommer att behövas och vilken typ av användardata rapporterna ska innehålla. Faktureringsunderlag är ett exempel på en rapport som ofta måste skräddarsys. Exempel på användardata det kan uppstå diskussioner kring är Ålder, Titel och Kön.

I ett stort införandeprojekt kan beslutet kring användardata framstå som bagatellartat, men vår erfarenhet är att man vinner mycket på att göra en grundlig utredning så att det blir rätt från början.

Vill du veta mer om hur det går till att implementera ett Talent och Learning Management System?

Tack till alla deltagare på upGrade+

Tack till alla våra kunder som igår deltog i vårt användarforum upGrade+ på Clarion Amaranten i Stockholm. Och ett STORT tack till Peab, Region Östergötland och svenska budo och kampsportsförbundet för inspirerande, spännande och intressanta föredrag. Vi uppskattar verkligen att så många av våra kunder dyker upp och gör detta event så givande.

Vem är Marcus Pellinen?

Vem är du och vad gör du på Grade?

Jag heter Marcus Pellinen och är en socialt begåvad projektledare som är bra på att framställa mig själv som ”laid back”. På Grade arbetar jag med våra nya kunder och hjälper dom med att förstå sin organisations potential i vårt system. En viktig del som jag gärna trycker på är att det är kundens leverans och därmed behovet av att skapa en bra mottagarorganisation. Tekniken är produkten medans organisationen är processerna.

Vad har du gjort tidigare?

Har arbetat inom Helsingborgs stad. Dels som undersköterska och dels som projektledare inom digitalisering. Det var i denna rollen om jag först kom i bekantskap med LMS och TM system.

Jag var i denna rollen även ansvarig för vård- och omsorgsförvaltningens testmiljöverksamhet och min främsta merit i detta arbetet var en inbjudan till en konferens på Royal Danish Embassy i Berlin. Jag fick inte åka…

Vad gör helst du på fritiden?

Det blir mycket fotboll för min del. Dels som hårt ideellt arbetande inom Hyllinge GIF och dels som stolt årskortsinnehavare på Helsingborgs IF:s hemmamatcher.

Hur tror du framtiden ser ut gällande engagemang och kompetensutveckling?
På gott och ont tror jag att lojaliteten till arbetsgivare har förändrats. Över generationer har vi vant oss vid att kunna testa olika varumärken och tjänster. Varför skulle vi då inte kunna tänka oss att testa på olika arbetsgivare? Sätt till detta måste vi bl.a. snabbare få våra medarbetare produktiva och kanske vara glada om vi motiverar dom att stanna ytterligare ett år. Kopplat till detta är engagemang och kompetensutveckling en viktig del i att bli en attraktiv samt konkurrerande organisation.

Vad är det bästa med Grade som arbetsplats?
Gemenskapen, skratten och helheten.

Frukostseminarium i Lund med Fabian Hagman

I morse var Fabian Hagman på plats och höll ett intressant föredrag om hur man kan jobba med kompetensutveckling i en lärande organisation. Många konkreta exempel och metoder, som han själv lyckats (och misslyckats) med, när han som VD jobbat med kompetensutveckling.

Vi är mycket glada över att Fabian ville ställa upp och vi kommer fortsätta att anordna frukostseminarium och events i samma anda framöver. Håll koll i våra sociala medier eller på vår blogg för att få reda på när nästa tillfälle dyker upp.

Frukostseminarium 28 Maj

Frukostseminarium: Kompetensutveckling i den lärande organisationen – med Fabian Hagman
Varmt välkomna till vårt frukostseminarium den 28 maj, på Grand Hotell i Lund. Grade bjuder på frukost tillsammans med entreprenören Fabian Hagman – utsedd till ”mästare i engagemang” av tidningen Personal & Ledarskap och vinnare av Competensum-priset.


Fabian kommer dela sina tankar kring hur man skapar en kultur som stimulerar kompetensutveckling i en ”lärande organisation”. Missa inte detta! Anmäl er här!

Att mäta engagemang är inget nytt

Tekniken för att samla in data för att ta tempen på organisationer har funnits i flera årtionden. Då menar jag inte bara ”tekniken” som i digital teknik och system, utan själva möjligheten att skicka ut enkäter för att samla in både kvalitativa och kvantitativa medarbetardata. Men det svåra är inte att samla in data, utan problemet, som jag ser det, kommer i nästa steg – att veta vad man skall göra med den.

Allt för ofta slås jag av hur vissa kunder berättar att de faktiskt samlat in ganska stora mängder av information, att de sitter på en guldgruva som påvisar var medarbetarengagemanget ligger, var det bär och var det brister, men att dom inte har gjort något vid det än. Datan var tiptop, men det föll lite mellan stolarna…

På lunchen slog det mig. Tänk tillbaka på den där gången, på den där konferensen, med den där karismatiska talaren som fick hela rummet att surra med engagemang och inspiration. Där och då hade ni svaren på alla problem och du var själv beredd att förändra världen.

Men redan i bilen hem började den där varma känslan att kallna. Veckan efter mindes du bara problemen och kanske små fragment av lösningarna. Ett år senare, ja – då hade du nästan glömt i vilken stad konferensen hölls. Visionen ersätts av vardagen och möjligheterna av måsten.

Varför denna smått deprimerande återblick då?

Jo, att mäta medarbetarnas engagemang och välmående UTAN att förvalta svaren är inte bara att ödsla tid, utan det kan till och med ha en motsatt effekt på engagemanget. En engagemangsmätning är en signal att om att man bryr sig om organisationen och skapar en förväntan på förändring.

Se därför till att ta vara på den information som ni faktiskt samlar in. Dra lärdom av det ni lyckats med, gräv djupare där det brister och se framförallt till att inkludera medarbetarna i arbetet. Det låter kanske lite grundläggande, men ni skulle bli överraskade över hur ofta det faktiskt glöms bort.

Om ni är rädda om denna ”ädelmetall” som vi i periodiska systemet kallar ”Me” (medarbetarengagemang) så vädjar jag om att ni tar detta till er. För informationen blir inget om den inte konkretiseras ­– så se till att ta nästa steg och glöm det inte i bilen hem.

  1. Ta vara på data – Disponera tid till analys av data och bestäm vad den skall användas till.
  2. Fokusera på rätt saker – Titta inte bara på det negativa. Dra lärdom av interna framgångar –det kan finnas många svar där. Ställ frågan: Varför är vi särskilt engagerade inom ett område eller en enhet?
  3. Använd digitala hjälpmedel – Mät engagemanget med hjälp av digitala verktyg, låt alla följa utvecklingen. Analysera och vidta åtgärder med hjälp av Talent och Learning Management system.

//Henning Karlsson

Henning Karlsson – Senior Advisor – Grade AB

Grade på PiLA 2019

I går deltog vi i arbetsmarknadsmässan PiLA på Lunds universitet, som årligen anordnas för studenter på PA-programmet eller kurser med inriktning mot personalfrågor (HR).

För oss är detta ett perfekt tillfälle att träffa drivna och engagerade personer som brinner för samma ämne som oss.
 
Vår egna Rickard Nygren blev också inbjuden att vara med i en paneldebatt som berörde just digitalisering av HR, vilket lyckligt nog, är något av vår specialitet.
 
Läs mer om PiLA här.

Grade på Personal & Chef 21-22 feb i Stockholm!

Nu är det återigen dags för Grade att ställa ut på Personal & Chef 2018. Du hittar oss i monter N12 på Kistamässan i Stockholm.

I vår monter visas de nyaste funktionerna i LUVIT som karriärvägar och pulsmätning samt LUVITs egna författarverktyg LUVIT Composer, samt våra senaste e-learning produktioner.
Fri entré! Du registrerar dig HÄR

Varmt välkommen!

Välkommen på frukost med julstämning hos oss på Grade!

När? Kl 08.30 – 10.00, 20 december 2017

Var? Finngatan 14, LUND

Vi närmar oss årets slut och vill därför passa på att säga tack för gott samarbete 2017 och göra en tillbakablick på året som gått. Tillsammans med er vill vi också blicka framåt mot 2018 och presentera några kommande nyheter i LUVIT.

08.30 – 09.00:
Vi öppnar dörrarna och bjuder på frukost med jultema.

09.00 – 09.45:
Vi presenterar ett axplock av kunder och projekt för er inspiration och berättar hur LUVIT utvecklats under året som gått för att möta nya behov på marknaden. Vi flyttar sedan blicken framåt och berättar hur LUVIT blir än mer konkurrenskraftigt under 2018.

Innan vi säger hej då finns det tid att mingla och skapa nya kontakter i våra fina lokaler. Välkomna till oss på Finngatan 14 i Lund den 20 december.

Sprid gärna inbjudan till dina kollegor, anmälan görs här.

Hoppas ni kan göra oss sällskap!

Vänliga hälsningar från oss på Grade