5 tips för lyckad kompetenskartläggning

Känner du att det är dags för en grundläggande inventering av era medarbetares kompetens? Vi har erfarenhet av kompetenskartläggning i både stora och små organisationer, och vill gärna dela med oss av våra bästa tips för varje steg i processen.

1. Hitta ert varför

Vi börjar med det viktigaste av allt. Innan ni drar igång en kompetenskartläggning bör ni ha syftet klart för er. Varför vill ni kartlägga era medarbetares kompetens? Vanliga anledningar är att man står inför en större kompetensutvecklingsinsats och helt krasst inte vill utbilda folk i onödan.

Organisationsförändringar kan också vara en anledning till att göra en inventering. För att kunna ta sig dit man vill är det en absolut förutsättning att veta vart man är i nuläget.
Det är också vanligt att organisationer vill göra en helt förutsättningslös kompetensinventering för att ta reda på vilken kompetens som finns i verksamheten, och utifrån informationen som samlas in ta beslut om hur verksamheten ska utvecklas framåt.

2. Tillvägagångssätt och kreativitet

När ni vet varför ni vill göra en kompetenskartläggning är det dags att börja fundera på hur den ska genomföras. Kanske passar det er organisation bäst att varje chef ansvarar för kartläggningen av sin avdelning? Vill ni skicka ut mail till medarbetarna direkt? Eller intervjua dem? Det finns inga rätt och fel – var kreativa!

Ni kan också börja i andra änden. Sammanställ vilka befattningar och roller som finns inom verksamheten och fundera över vilka kompetenser dessa bör inneha. Därefter mappar ni medarbetarna mot rollerna och ser vilka kompetensgap som finns utifrån skall-kraven för respektive roll. Vårt tips är att börja i liten skala med medarbetare som är tillgängliga och enkla att komma i kontakt och kommunicera med.

3. Testa på pilotgrupp

Innan ni genomför kartläggningen på bred front är vår starka rekommendation att testa upplägget på en pilotgrupp. Välj ut en avdelning som ni tror kan ge värdefull feedback. När pilotgruppen genomfört kompetenskartläggningen utvärderar ni, justerar och testar igen på en ny pilotgrupp. Tiden ni lägger på denna fas vinner ni tillbaka många gånger om, om feedbacken ni får förbättrar genomförandet av kompetenskartläggningen på verksamhetsnivå.

4. Genomför med tempo

När ni genomför kompetenskartläggningen för hela organisationen är tempo nyckeln till framgång. Om inventeringen drar ut på tiden finns det en överhängande risk att den insamlade datan hinner bli inaktuell innan ni är klara. Avsätt tid för organisationen att genomföra kartläggningen så intensivt som möjligt tidsmässigt.

5. Ta väl hand om skatten

När kompetenskartläggningen väl är genomförd sitter ni på en riktig guldgruva av information. Nu gäller det att hitta rutiner för att underhålla informationen om medarbetarnas kompetens, så att det stora arbetet ni lagt ner på kompetenskartläggningen inte stannar vid en ögonblicksbild av läget just nu. Hitta rutiner för att sammanställa nya medarbetares kompetens, och bestäm hur befintliga medarbetares kompetensprofiler ska hållas uppdaterade.

Ni kan exempelvis låta cheferna se över och eventuellt justera medarbetarnas kompetensprofiler som en del av medarbetarsamtalen. En digital plattform gör ofta det kontinuerliga underhållsarbetet enkelt att genomföra. Ge gärna medarbetarna tillgång till sina kompetensprofiler, så kan de ta del av hur de kan växa och utvecklas i verksamheten framåt.

Är du intresserad av att veta mer? Hör av dig! Eller vill du kanske läsa mer om Talent Management i GRADE-plattformen?

Hitta rätt i djungeln

Att något är ”en djungel” – är ett begrepp som ofta används när något börjar bli rörigt eller svåröverskådligt. Lite så kan det kännas när man ger sig in i vegetationen runt området digitala utbildningar och kompetensutveckling. Vad är författarverktyg och blended learning? Och vad är egentligen skillnaden mellan ett LMS och ett författarverktyg? Låt oss vara din machete och följ med oss när vi lite närmare reder ut begreppen du behöver ha koll på för att få ut det mesta av dina satsningar inom digital utbildning. Bra att ha i åtanke är dock att många av orden kan ha olika betydelser och detta är vår definition av vad orden betyder.

Kompetensutveckling

Som ordet beskriver så handlar kompetensutveckling om att utveckla de kunskaper en person besitter. Det handlar oftast främst om utvecklingen av karriärmässiga kompetenser, men ibland även om den personliga utvecklingen. När man pratar om kompetensutveckling brukar det handla om all typ av utbildning – allt från universitetsstudier till att privat läsa böcker om ett ämne som man tycker är intressant.

Kompetensförsörjning

I stort handlar kompetensförsörjning om rätt person på rätt plats – att hitta rätt medarbetare, utveckla dem och att få dem att vilja stanna kvar i organisationen.

Kompetensplattform

För att kunna fullfölja resan mot effektivare kompetensförsörjning och säkerställa att rätt person matchas med rätt kompetens, krävs en kompetensplattform. Denna består av fler verktyg som bl.a. ett LMS, ett TMS, men även andra digitala hjälpmedel som används för att lyckas med kompetensförsörjningen.

LMS

Ett LMS (Learning Management System) är en digital lärplattform som huvudsakligen används för att distribuera, genomföra, administrera och följa upp olika former av lärandeaktiviteter – t.ex. onlinekurser och traditionella klassrumskurser.

TMS

Ett TMS (Talent Management System) är också en digital plattform – som fokuserar mer på bl.a. karriärvägar, successionsplanering, målstyrning och digitala medarbetarsamtal.

e-Learning

e-Learning är ett kärt barn med många namn, vilket gör det svårdefinierat. e-Learning kan syfta på en specifik digital kurs eller utbildning – men kan också användas som ett samlingsnamn för digital utbildning generellt.

Författarverktyg

När man ska bygga en digital kurs, eller en e-Learning, krävs ett författarverktyg. I detta verktyg produceras utbildningen och exporteras sedan i ett en typ av format, som t.ex. SCORM. Idag har dock många författarverktyg en direkt koppling till ett LMS, vilket gör att man kan publicera sin e-Learning eller digitala utbildning utan att behöva exportera.

Ibland kan detta verktyg kallas produktionsverktyg eller internationellt– authoring tool.

Blended Learning

Detta är ett samlingsbegrepp för en utbildning eller kurs där man helt enkelt blandar olika typer av lärande. Det kan vara en blandning av t.ex. lärarledda klassrumstillfällen och olika former av digitala utbildningsformer.

LXP

En Learning Experience Platform är, till skillnad från ett LMS, inte ett eget system eller app – utan mer ett paraplybegrepp för olika typer av plattformar för digitala utbildningar, där mycket av innehållet skapas och publiceras av slutanvändarna.

Kompetensuppfyllnad

Kompetensuppfyllnad används för att visualisera en eller flera medarbetares kompetens.
Kompetensuppfyllnad kan användas för att titta på hela arbetslag eller projektgrupper. Man får då en överblick över den totala kompetens som finns i gruppen. Kompetensuppfyllnad är motsatsen till Kompetensgap, som ju beskriver vilken kompetens som saknas i förhållande till medarbetarens roll eller verksamhetens utveckling framåt.

Kompetensväxling

Ordet syftar på att ändra riktning på en t.ex. en medarbetares kompetens eller roll – på ett mer agilt sätt. Vilken typ av lärande som behövs för att göra en större kursändring varierar, men verksamheter som kan genomföra kompetensväxlingar står oftast starkt rustade mot förändringar i omvärlden.

Vi hoppas att detta gav dig något i ditt sökande och att du har fått en mer klar bild av den digitala utbildningsdjungeln. Har du frågor om hur du kan få fart på era digitala utbildningssatsningar, tveka inte att höra av dig till oss!

Grades nya försäljningschef – Anders Månsson

Vi hade turen att i språnget fånga vår nya försäljningschef, Anders Månsson – som besitter väldigt mycket insikt om hur både privat och offentlig sektor kan hantera strategisk kompetensförsörjning, samt digitalisering och effektivisering av HR-tjänster. Läs mer om vem han är och hur han ser på framtiden.

Anders! Vem är du och vad gör du här på Grade? 

–Jag är en Skånepåg som hamnat i Stockholm och jag har alltid gillat försäljning på ett eller annat sätt. Som liten sprang jag omkring bland mina grannar och sålde både majblommor och jultidningar. På Grade är min uppgift att fortfarande knacka dörr och se till att vi fortsätter vår starka utveckling inom både offentlig och privat sektor. Min yrkestitel är försäljningschef men jag ser det som att min funktion är att stärka alla som arbetar mot våra kunder på ett eller annat sätt, både marknadsföring, client success managers, förvaltningsledare och alla andra.

Vad har du gjort tidigare?

–Jag är stolt över att vara en 40+are som faktiskt har flera olika karriärer bakom mig redan. Det är något man ofta talar om att dagens unga måste förbereda sig på att ens kompetens är i ständig förändring och att de hela tiden behöver lära sig nya saker. På två generationer har det redan skett ett monumentalt skifte. Min pappa blev anställd som lärare direkt efter utbildningen och hade samma yrkesroll fram till pensionen. Jag själv har redan skolat om mig två gånger, från en militär karriär via högskola till retail-branschen, för att sedan arbeta med försäljning av HR-tjänster till företag och organisationer de senaste 10 åren.

Vad gör du när du inte jobbar?

–Som en del komiker brukar säga, att de är ganska tråkiga privat, skulle jag säga jag älskar att träffa folk och få vända och vrida på behovsframställningar och problem som finns hos våra kunder och andra. Men att jag privat kanske inte är lika social och extrovert, som man förväntar sig av en säljare. Jag tar gärna en dagsutflykt på min motorcykel med min partner till något kafé i Roslagen eller bara myser hemma.

Hur tror du framtiden ser ut gällande kompetens- och engagemangsutveckling? 

Jag skulle säga att detta är framtiden. En av anledningar att jag sökte mig till Grade är att jag instämmer helt i visionen att kompetens multiplicerat med engagemang kommer skapa en fantastisk utveckling och grymma resultat. Detta gäller både för den enskilde medarbetaren och organisationen i stort. Just nu finns det ett kompetensgap som bara växer, mellan kvalificerade tjänster och efterfrågad kompetens. Det finns helt enkelt inte tillräckligt med personer på arbetsmarknaden som har den kompetens som efterfrågas idag eller i en nära framtid.

Det betyder att arbetsgivare inte kan rekrytera sig ur situationen, utan de måste vända sig till sina medarbetare och på riktigt börja titta på hur det hanterar sin strategiska kompetensförsörjning med befintlig arbetskraft. Att snabbt kunna ställa om och kvalitetssäkra ny kompetens efter de behov som uppstår kräver väldigt mycket av individen, chefer och organisationer. Och här är jag övertygad att denna transformation kan effektiviseras med rätt verktyg. Se bara hur pandemin har fått hela branscher att hjälpa varandra med omskolning från ex hotellnäringen till vård och omsorg. 

Tack Anders! 

Är det möjligt att hålla medarbetarsamtal på distans?

Medarbetarsamtal mellan chef och medarbetare är ett extremt personligt och viktigt samtal för båda parter. Detta kan göra att det kan kännas motvilligt att hålla just medarbetarsamtal på distans. Enligt våra erfarenheter är det mer än bara möjligt, det är t.o.m. väldigt effektivt att hålla medarbetarsamtal utan att vara på samma fysiska plats. 

Digitalisering av medarbetarsamtal är självklart för oss idag, och i en tid då distansarbete blir allt mer vanligt kan det vara bra att tänka över de vanliga rutinerna för just denna typ av samtal mellan chef och medarbetare. 

Nedan har vi samlat fem tips som hjälper dig som chef att få ut det mesta av dina medarbetarsamtal på distans.

1. Förbered inför samtalet 

För att medarbetarsamtalet ska bli effektivt rekommenderar vi att båda parter förbereder sig genom att läsa igenom alla frågorna och lägga till kommentarer – gärna tidigare än dagen innan. Som chef kan det vara bra att påminna medarbetaren om samtalet redan veckan innan och då även tipsa om att lägga till just kommentarer. Ju längre tid man har att tänka över vad man vill förmedla, desto mer relevant blir samtalets innehåll.  

Båda parter bör även ha tittat igenom verksamhetsmålen och funderat över vilka av medarbetarens personliga mål som bidrar till just dessa verksamhetsmål. 

2. Kombinera verktyg

Kombinera vår plattform GRADE med ett collaboration-verktyg så som Microsoft Teams/Skype/Zoom, så blir tröskeln lägre att komma igång. Se bara till att öva på att hålla vanliga möten över videosamtal, och kika gärna på best practices för videomöten. Ni slipper då handskas med onödiga problem och att tappa fokus när samtalet ska äga rum. Läs mer här om vilka best practises är.

3. Video ska vara påslaget under samtalet

För vissa kan det vara lättare att prata förtroligt om man inte behöver se varandra i ögonen. Vår erfarenhet är dock att man får mer genuina samtal om man kan se varandra och kan läsa av kroppsspråket. Välj en plats där du känner dig bekväm och sitter upp ordentligt. Se även till att klä upp dig lite, en gammal favorit-tröja är helt klart mysig att ha på sig, men man ”sträcker” lite mer på sig när man har klätt upp sig. (i alla fall på den delen som syns i kameran.) 

4. Dela skärm

Att dela skärm med medarbetaren gör det mer tydligt vad ni båda pratar om. Samtidigt som samtalet fortgår kan du enkelt lägga till mål och kommentarer, och då få en bra gemensam överblicksbild över vad som har eller inte har avhandlats.  

5. Avsluta samtalet och boka in uppföljning

Se till att alla punkter är avklarade och att båda parter känner sig nöjda med samtalet innan ni avslutar. Viktigt är även att boka in uppföljningsmötet, så ni båda vet när nästa tillfälle är och vad som krävs av båda för att nå de nya målen. När mötet är slut, ta lite tid att reflektera över det och signera sedan mötet. När du som chef signerar samtalet i GRADE kommer medarbetaren att få ett automatiskt mail med en påminnelse om att också signera.

Är det då möjligt att hålla medarbetarsamtal på distans? Ja, tycker vi! Detta var några av våra samlade lärdomar och insikter om vad man kan tänka på när man håller denna typ av personliga samtal på distans. Det enklaste sättet att få reda på om det skulle fungera hos er, är att pröva på.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er med medarbetarsamtal, läs gärna mer nedan eller hör av dig till oss direkt! 

Läs mer om medarbetarsamtal

Vill du veta mer om hur det funkar med medarbetarsamtal?

Läs mer om Talent Management

Ska du hålla medarbetarsamtal och behöver ett Talent Mangement System?

3 vanliga misstag vid införande av Learning och Talent Management System

Står er verksamhet inför att införa ett digitalt stöd för HR-processer som t.ex. medarbetarsamtal, engagemangsmätning och kompetensutveckling? I så fall är ett införandeprojekt startskottet för att få systemet på plats i organisationen.

I införandeprojektet konfigureras systemet för att passa er verksamhet, och eventuella integrationer mot andra system sätts upp. Vi har erfarenhet av införandeprojekt i både privat och publik sektor och vi vill dela med oss av 3 vanliga misstag – och tips på hur ni undviker dem.

1. Oklara övergripande effektmål

Ett vanligt misstag är att man fokuserar mer på projektmålen än de övergripande effektmålen – kanske för att projektmålen känns mer konkreta. Men för att på längre sikt kunna se effekten av införandeprojektet bör man även ha fokus på de övergripande effektmålen. Vad vill ni på lite längre sikt att systemet ska bidra med för verksamheten, medarbetarna och kunderna? Med tydliga effektmål kristalliseras vad som krävs efter driftsättningen. 

2. Bortglömd uppväxlingsperiod

Uppväxlingsperioden är tiden efter driftsättningen – systemet är konfigurerat och redo att börja användas. Men det är lätt att fokusera så mycket på själva driftsättningen att man inte har en plan för hur man ska få organisationen att börja använda det digitala stödet.

Vårt tips är att se uppväxlingsperioden som en del av införandeprojektet. Genom att planera i detalj hur organisationen ska introduceras i det nya systemet får ni ut maximalt värde av er satsning. En nyckel för lyckade införandeprojekt är kommunikationen till organisationen – ”sälj” in nyttan och börja gärna med funktionalitet som direkt ger ett lyft för medarbetarna och cheferna.

3. Långdragna diskussioner kring användardata

Det är vanligt att hämta/synka information om verksamhetens medarbetare från ett HR-system. Rent tekniskt är det möjligt att överföra hur mycket information som helst om användarna, men med tanke på t.ex. GDPR bör man givetvis inte göra det. Vår erfarenhet är att det kan bli ganska långdragna interna diskussioner kring vilken typ av användardata som är relevant att synka.

Tipset är att utgå från verksamhetens administrativa processer för att ta beslut om vilka rapporter som kommer att behövas och vilken typ av användardata rapporterna ska innehålla. Faktureringsunderlag är ett exempel på en rapport som ofta måste skräddarsys. Exempel på användardata det kan uppstå diskussioner kring är Ålder, Titel och Kön.

I ett stort införandeprojekt kan beslutet kring användardata framstå som bagatellartat, men vår erfarenhet är att man vinner mycket på att göra en grundlig utredning så att det blir rätt från början.

Vill du veta mer om hur det går till att implementera ett Talent och Learning Management System?

Christoffer gör projektarbete om kompetenskartläggning

Mastersstudenten Christoffer gör projektarbete om kompetenskartläggning

Vi är glada att presentera Christoffer Landin – en pratglad 27-årig masterstudent som sedan några veckor tillbaka gör sin praktik hos oss. Christoffer kom i kontakt med Grade när han under ett sommarjobb hos ett företag fick i uppdrag att göra en omvärldsbevakning kring kompetenskartläggning och kompetensutveckling.

– Man utbildade en massa medarbetare, men visste egentligen inte varför. Ett system behövdes för att strukturera kopplingen mellan kompetenser och utbildningar, och vi kom i kontakt med Grade. Vi gillade det enkla gränssnittet och att företaget skulle kunna växa in i systemet gradvis.

Christoffer är utbildad personalvetare på Linnéuniversitetet i Växjö, och om några få månader tar han sin master i arbetslivspedagogik på Lunds Universitet. Vid sidan om studierna har han i projektanställningar arbetat inom kompetensområdet för flera olika företag. När han inte pluggar eller jobbar engagerar han sig i handboll för OV Helsingborg – där han varit tränare för ett och samma lag i 10 år.

– Det finns stora likheter mellan ett handbollslag och ett arbetslag på ett företag. De kan med olika ledare eller små justeringar gå från att underprestera till att nå fina resultat. Jag är intresserad av dessa framgångsfaktorer – vad är det som motiverar människor att gå till jobbet, vilja prestera och lära sig nya saker?

Vad kommer du att göra under din praktik hos Grade?

– Jag kommer att arbeta med ett projekt gällande kompetenskartläggning. Genom djupintervjuer av några av Grades befintliga och tilltänkta kunder kommer jag ta reda på vilka processer, aktiviteter och arbetssätt som behövs för att genomföra en lyckad implementation av kompetenskartläggning. Jag kommer att gräva kring både hinder och framgångsfaktorer. Under min utbildningstid har jag upptäckt att det är vanligt att organisationer börjar i utbildningsfasen, och mer eller mindre hoppar över kompetenskartläggningen. Jag vill ta reda på vad detta beror på, och hoppas att Grade med denna nyvunna kunskap kommer kunna bli ännu bättre på att stötta sina kunder inom detta område.

Hur har din första tid på Grade varit?

– Magiskt bra! Tiden på Grade har redan nu öppnat upp mina ögon för hur man kan arbeta med kompetensutveckling och vilka nya arbetsområden som finns för personalvetare.  Det märks att alla trivs och har roligt på sin arbetsplats. Kontoret i Lund är mysigt och lustfyllt, trots mina kollegors dåliga musiksmak. Ingen nämnd, ingen glömd.

Vem är Marcus Pellinen?

Vem är du och vad gör du på Grade?

Jag heter Marcus Pellinen och är en socialt begåvad projektledare som är bra på att framställa mig själv som ”laid back”. På Grade arbetar jag med våra nya kunder och hjälper dom med att förstå sin organisations potential i vårt system. En viktig del som jag gärna trycker på är att det är kundens leverans och därmed behovet av att skapa en bra mottagarorganisation. Tekniken är produkten medans organisationen är processerna.

Vad har du gjort tidigare?

Har arbetat inom Helsingborgs stad. Dels som undersköterska och dels som projektledare inom digitalisering. Det var i denna rollen om jag först kom i bekantskap med LMS och TM system.

Jag var i denna rollen även ansvarig för vård- och omsorgsförvaltningens testmiljöverksamhet och min främsta merit i detta arbetet var en inbjudan till en konferens på Royal Danish Embassy i Berlin. Jag fick inte åka…

Vad gör helst du på fritiden?

Det blir mycket fotboll för min del. Dels som hårt ideellt arbetande inom Hyllinge GIF och dels som stolt årskortsinnehavare på Helsingborgs IF:s hemmamatcher.

Hur tror du framtiden ser ut gällande engagemang och kompetensutveckling?
På gott och ont tror jag att lojaliteten till arbetsgivare har förändrats. Över generationer har vi vant oss vid att kunna testa olika varumärken och tjänster. Varför skulle vi då inte kunna tänka oss att testa på olika arbetsgivare? Sätt till detta måste vi bl.a. snabbare få våra medarbetare produktiva och kanske vara glada om vi motiverar dom att stanna ytterligare ett år. Kopplat till detta är engagemang och kompetensutveckling en viktig del i att bli en attraktiv samt konkurrerande organisation.

Vad är det bästa med Grade som arbetsplats?
Gemenskapen, skratten och helheten.

Grade på EdTech

Imorgon kommer vi att åter infinna oss på den årliga arbetsmarknadsmässan Teknikfokus i Lund.

Teknikfokus, som anordnas av studenter på TLTH, är ett återkommande event som ger studenter möjlighet att träffa företag inom just IT- och teknikbranschen. Ett perfekt tillfälle för studenter att få en inblick i framtiden, samt en möjlighet för båda parter att knyta nya kontakter.

Var: LTH – E-huset, Ole Römers väg 3, Lund.

När: 18 februari 10:00 – 16:00

Vi söker just nu även exjobbare och sommarjobbare. Hoppa gärna in HÄR för att se våra lediga tjänster och för att skicka in en ansökan!

Håller du medarbetarsamtal som engagerar?

Att engagerade medarbetare påverkar och till och med är avgörande för att skapa framgångsrika verksamheter är ingen nyhet. Företag och organisationer med engagerade medarbetare har överlag högre lönsamhet och nöjdare kunder. Dessutom är både personalomsättningen och frånvaron bland medarbetarna lägre.

Vad är det då som avgör om medarbetarna är engagerade eller inte? Och kan inte en löneökning, bonus eller annan morot göra oengagerade medarbetare mer engagerade? Nej, riktigt så enkelt är det ju inte. Studier visar att denna typ av morötter till och med kan ha motsatt effekt. Daniel Pink (Drivkraft, 2010) menar att belöningar (till exempel prestationsbaserad provision) kan tränga undan en individs inre motivation – så att resultatet blir sämre än vad det skulle ha varit utan provisionen.

För att undvika att hamna i ett läge där din verksamhet får onödigt stora löneökningar för att behålla och engagera era medarbetare bör du som chef fokusera på att stärka dina medarbetares inre motivation och engagemang. Följande 3 faktorer har visat sig ha stor betydelse för detta:

  • Självstyre. Medarbetare stimuleras och mår bra av en viss nivå av självstyre och av att kunna agera självständigt inom de ramar som är hens ansvarsområde.
  • Mästerskap. Medarbetare drivs och engageras av att lära nytt, utvecklas och bli bättre på sitt arbete.
  • Mening. Verksamheter som har visioner och övergripande mål för verksamheten som känns meningsfulla för medarbetarna att bidra till har överlag högre medarbetarengagemang.

Många chefer är medvetna om detta. I det dagliga arbetet kommuniceras därför tydliga mål och förväntningar, ansvar delegeras, medarbetarna är delaktiga i beslut och man coachar medarbetarna i syfte att de ska utvecklas och bli bättre på sitt arbete. Men! Tillämpar du samma förhållningssätt när det kommer till medarbetarsamtal? Rätt genomfört kan medarbetarsamtalen bli riktiga engagemangshöjare. Med utgångspunkt i Pinks motivationsfaktorer vill vi ge dig som ska hålla medarbetarsamtal följande konkreta tips:

Förberedelse

  • Bjud in medarbetaren till samtalet i god tid och avsätt generöst med tid för samtalet. Det signalerar att du tycker att medarbetaren och hens utveckling är viktig. Medarbetaren får möjlighet att förbereda sig inför samtalet och ni behöver inte oroa er för att behöva avbryta mitt i för att mötestiden tar slut.
  • Förbered dig ordentligt inför varje samtal du ska ha med dina medarbetare. Se till att du har koll på medarbetarens arbetsuppgifter och prestationer i detalj. Läs igenom anteckningarna som gjordes vid föregående samtal och fundera över hur medarbetaren har utvecklats sedan dess. Om ni har ett digitalt verktyg för medarbetarsamtal och medarbetaren har delat sina anteckningar med dig inför samtalet bör du läsa igenom dessa noga. Kan du utläsa någon röd tråd i medarbetarens anteckningar? Anpassa i så fall samtalet efter detta så att ni har gott om tid att prata igenom det som är viktigt för medarbetaren.
  • Hinner du inte förbereda dig inför samtalet? Föreslå då en ny tid. Att som chef komma oförberedd till ett medarbetarsamtal visar på bristande intresse och engagemang från din sida och är dömt att misslyckas.

Genomförande

  • Antagligen har du redan när du bjöd in till samtalet kommunicerat vad syftet är, men börja ändå med att berätta varför ni har samtalet och vad målet med samtalet är.
  • Bekräfta att du tagit del av medarbetarens anteckningar inför samtalet. Läs aldrig medarbetarens anteckningar första gången under samtalet – det är en riktig engagemangsdödare som signalerar att medarbetaren och hens utveckling inte stått speciellt högt upp på din agenda.
  • Lyssna på medarbetaren. Detta är det absolut viktigaste under samtalet. Visa att du lyssnar genom att hålla ögonkontakt, nicka, upprepa det medarbetaren har berättat och ställ följdfrågor. Försök att på djupet förstå vad som motiverar och engagerar medarbetaren. Låt medarbetaren delvis styra inriktningen på samtalet genom att fördjupa er i frågor som hen tycker är viktiga. Undvik att ställa ledande frågor och frågor som kan svaras med ja eller nej. Fyll inte i medarbetarens svar, och tänk på att om du är tyst en stund kan du ibland få mer information från medarbetaren än om du ställer en riktigt bra fråga.
  • När det kommer till målsättning går medarbetarens egen önskan till utveckling ibland helt i linje med verksamhetens övergripande mål. Men om det inte är så – vad kan du som chef göra för att stärka medarbetarens inre motivation att nå de mål ni kommer överens om? För det första är det viktigt att medarbetaren ser en mening med sina personliga mål – det vill säga att kopplingen till verksamhetens övergripande mål och visioner är tydlig. För det andra ökar sannolikheten att medarbetaren kommer att nå målen om hen får bestämma hur målet ska nås.

Säg till exempel att ni kommer överens om att medarbetaren det närmsta året ska öka sin kompetens inom ett egenbyggt IT-system. Ett ganska smalt kunskapsmål som kanske inte helt ligger i medarbetarens eget intresse. Istället för att anmäla medarbetaren till en heldagskurs kan du låta medarbetaren själv bestämma hur hen ska gå tillväga för att lära sig mer om systemet. Hen kanske föredrar att ”skugga” en kollega med hög kompetens om systemet en dag för att exempelvis lära sig använda mer avancerade funktioner.

  • Var lyhörd för vilka områden medarbetaren vill utvecklas inom, och fundera över hur verksamheten skulle kunna dra nytta av denna kompetens.
  • Är det tydligt för medarbetaren hur hen kan utvecklas inom företaget? Om ni har ett digitalt verktyg för karriärvägar kan ni utgå från medarbetarens befintliga roll och kompetenser och se vilka eventuella kompetensgap som finns jämfört med andra roller inom företaget som medarbetaren skulle vilja utvecklas mot på lite längre sikt.

Uppföljning

Efter samtalet dokumenterar du vad ni har kommit överens om och låter medarbetaren signera samtalet. Ni har nu en gemensam bild av vilka mål medarbetaren och verksamheten har och vilka aktiviteter medarbetaren ska utföra för att nå sina personliga mål.

Eftersom medarbetaren ser en mening med målen, själv varit med och bestämt hur de ska uppnås och får fortsätta att utvecklas i arbetet är hen antagligen riktigt taggad för att nå dem. Följ upp medarbetarens insatser och planerade aktiviteter löpande, så att utvecklingsplanen alltid är aktuell och medarbetaren får feedback på sina prestationer och utveckling.

Läs mer om medarbetarsamtal och engagemang 

Frukostseminarium i Lund med Fabian Hagman

I morse var Fabian Hagman på plats och höll ett intressant föredrag om hur man kan jobba med kompetensutveckling i en lärande organisation. Många konkreta exempel och metoder, som han själv lyckats (och misslyckats) med, när han som VD jobbat med kompetensutveckling.

Vi är mycket glada över att Fabian ville ställa upp och vi kommer fortsätta att anordna frukostseminarium och events i samma anda framöver. Håll koll i våra sociala medier eller på vår blogg för att få reda på när nästa tillfälle dyker upp.

Frukostseminarium 28 Maj

Frukostseminarium: Kompetensutveckling i den lärande organisationen – med Fabian Hagman
Varmt välkomna till vårt frukostseminarium den 28 maj, på Grand Hotell i Lund. Grade bjuder på frukost tillsammans med entreprenören Fabian Hagman – utsedd till ”mästare i engagemang” av tidningen Personal & Ledarskap och vinnare av Competensum-priset.


Fabian kommer dela sina tankar kring hur man skapar en kultur som stimulerar kompetensutveckling i en ”lärande organisation”. Missa inte detta! Anmäl er här!

Att mäta engagemang är inget nytt

Tekniken för att samla in data för att ta tempen på organisationer har funnits i flera årtionden. Då menar jag inte bara ”tekniken” som i digital teknik och system, utan själva möjligheten att skicka ut enkäter för att samla in både kvalitativa och kvantitativa medarbetardata. Men det svåra är inte att samla in data, utan problemet, som jag ser det, kommer i nästa steg – att veta vad man skall göra med den.

Allt för ofta slås jag av hur vissa kunder berättar att de faktiskt samlat in ganska stora mängder av information, att de sitter på en guldgruva som påvisar var medarbetarengagemanget ligger, var det bär och var det brister, men att dom inte har gjort något vid det än. Datan var tiptop, men det föll lite mellan stolarna…

På lunchen slog det mig. Tänk tillbaka på den där gången, på den där konferensen, med den där karismatiska talaren som fick hela rummet att surra med engagemang och inspiration. Där och då hade ni svaren på alla problem och du var själv beredd att förändra världen.

Men redan i bilen hem började den där varma känslan att kallna. Veckan efter mindes du bara problemen och kanske små fragment av lösningarna. Ett år senare, ja – då hade du nästan glömt i vilken stad konferensen hölls. Visionen ersätts av vardagen och möjligheterna av måsten.

Varför denna smått deprimerande återblick då?

Jo, att mäta medarbetarnas engagemang och välmående UTAN att förvalta svaren är inte bara att ödsla tid, utan det kan till och med ha en motsatt effekt på engagemanget. En engagemangsmätning är en signal att om att man bryr sig om organisationen och skapar en förväntan på förändring.

Se därför till att ta vara på den information som ni faktiskt samlar in. Dra lärdom av det ni lyckats med, gräv djupare där det brister och se framförallt till att inkludera medarbetarna i arbetet. Det låter kanske lite grundläggande, men ni skulle bli överraskade över hur ofta det faktiskt glöms bort.

Om ni är rädda om denna ”ädelmetall” som vi i periodiska systemet kallar ”Me” (medarbetarengagemang) så vädjar jag om att ni tar detta till er. För informationen blir inget om den inte konkretiseras ­– så se till att ta nästa steg och glöm det inte i bilen hem.

  1. Ta vara på data – Disponera tid till analys av data och bestäm vad den skall användas till.
  2. Fokusera på rätt saker – Titta inte bara på det negativa. Dra lärdom av interna framgångar –det kan finnas många svar där. Ställ frågan: Varför är vi särskilt engagerade inom ett område eller en enhet?
  3. Använd digitala hjälpmedel – Mät engagemanget med hjälp av digitala verktyg, låt alla följa utvecklingen. Analysera och vidta åtgärder med hjälp av Talent och Learning Management system.

//Henning Karlsson

Henning Karlsson – Senior Advisor – Grade AB

Grade på 600 Minutes – Leadership and HR

Förra veckan var vi på plats under ”600 minutes – Leadership and HR” i Stockholm. Ett event som för oss, var ett helt nytt och spännande sätt att möta potentiella kunder och samtala med intressanta människor, som alla har samma brinnande intresse för att skapa engagerade medarbetare.

Det blev en mycket trevlig och givande dag som resulterade i många nya kontakter och vi kommer helt säkert dyka upp nästa gång också.

Grade på PiLA 2019

I går deltog vi i arbetsmarknadsmässan PiLA på Lunds universitet, som årligen anordnas för studenter på PA-programmet eller kurser med inriktning mot personalfrågor (HR).

För oss är detta ett perfekt tillfälle att träffa drivna och engagerade personer som brinner för samma ämne som oss.
 
Vår egna Rickard Nygren blev också inbjuden att vara med i en paneldebatt som berörde just digitalisering av HR, vilket lyckligt nog, är något av vår specialitet.
 
Läs mer om PiLA här.

Grade på Teknikfokus

Den 12 februari kommer Grade att återigen ställa ut på Teknikfokus i Lund.

Teknikfokus är ett spännande event som varje år anordnas av studerande på LTH och som ger företag och studenter möjlighet att knyta kontakt. Fokus ligger på branscher som it, data, elektro- och medicinteknik. Hela dagen, den 12 februari, kommer Grade att finnas på plats med monter.

Håll utkik efter det gula A:et och kom gärna fram och säg hej!

Var: LTH – E-huset, Ole Römers väg 3 i Lund.
När: 12 Februari 09:00 – 16:00

Mer info finns på: https://www.teknikfokus.se

Julfrukost 18 december

Den 18 december bjuder vi på frukost och berättar lite om hur året som gått har varit, samt vad som händer i det nya.

Tid: Kl. 08.30 – 10.00, 18 december 2017

Plats: Finngatan 14, Lund

 

08:30 – 09:00

Dörrarna öppnas och det bjuds på julfrukost och kaffe.

09:00 – 09:45

Vi berättar lite om året som gått och om hur framtiden tillsammans med Grade ser ut.

09:45 – 

Vi äter upp de sista lussekatterna.

 

Anmäl er här

Dela gärna med er av länken ovan!
Varmt välkomna till Finngatan 14 i Lund.

Hoppas vi ses!

/Grade

Välkommen på AW, föreläsning och världspremiär den 26 september!

Var? Hotel Birger Jarl. Tulegatan 8, Stockholm

När? Den 26 september kl 16.00-19.30

På agendan har vi den uppskattade föreläsaren Svante Randlert som har mångårig erfarenhet kring hur man engagerar medarbetare för att skapa resultat.

Grade bjuder även på en världspremiär, då LUVIT Engage visas för första gången. Den nya funktionen ger möjligheter att mäta engagemang och trender som hjälper organisationen att ta itu med sina utmaningar i tid.

Självklart delar Grade även med sig av erfarenheter från olika kundprojekt, berättar om nyheter och vad som är på gång framöver. Kom och träffa Grades personal från både Stockholm och Lund!

Agenda
16.00-17.00 Mingel med plockmat och snacks
17.00-18.30 Föreläsningar
18.30-19.30 Stationer med kundcase och förfriskningar

Begränsat med platser. Anmäl dig genom att skicka ett mail till info@grade.com

Varmt välkommen!

Grade på Personal & Chef 21-22 feb i Stockholm!

Nu är det återigen dags för Grade att ställa ut på Personal & Chef 2018. Du hittar oss i monter N12 på Kistamässan i Stockholm.

I vår monter visas de nyaste funktionerna i LUVIT som karriärvägar och pulsmätning samt LUVITs egna författarverktyg LUVIT Composer, samt våra senaste e-learning produktioner.
Fri entré! Du registrerar dig HÄR

Varmt välkommen!

Välkommen på frukost med julstämning hos oss på Grade!

När? Kl 08.30 – 10.00, 20 december 2017

Var? Finngatan 14, LUND

Vi närmar oss årets slut och vill därför passa på att säga tack för gott samarbete 2017 och göra en tillbakablick på året som gått. Tillsammans med er vill vi också blicka framåt mot 2018 och presentera några kommande nyheter i LUVIT.

08.30 – 09.00:
Vi öppnar dörrarna och bjuder på frukost med jultema.

09.00 – 09.45:
Vi presenterar ett axplock av kunder och projekt för er inspiration och berättar hur LUVIT utvecklats under året som gått för att möta nya behov på marknaden. Vi flyttar sedan blicken framåt och berättar hur LUVIT blir än mer konkurrenskraftigt under 2018.

Innan vi säger hej då finns det tid att mingla och skapa nya kontakter i våra fina lokaler. Välkomna till oss på Finngatan 14 i Lund den 20 december.

Sprid gärna inbjudan till dina kollegor, anmälan görs här.

Hoppas ni kan göra oss sällskap!

Vänliga hälsningar från oss på Grade

Engagerade medarbetare – hur och varför?

Grade bjuder in till en kväll med inspirerande föreläsare, mingel med dryck och plockmat och intressanta kundcase med fokus på engagemang.

På agendan finns bland annat den uppskattade föreläsaren Jesper Ek med mångårig erfarenhet kring ledarskap och engagemang. Dessutom kommer Lundalogiks försäljningschef Nils Olsson berätta hur Lundalogik jobbar med att skapa en engagerad säljorganisation med stöd av LUVIT Talent Management.

Var? GT30. Grev Tureg. 30, Stockholm
När? Den 10 oktober kl 16.00-19.00

Säkra din plats redan nu genom att skicka ett mail till anna.lindstrom@grade.com
Läs mer om Grade och LUVIT Talent Management här.

Varmt välkommen!