5 tips för lyckad kompetenskartläggning

Digital kompetenskartläggning

Nedan följer våra bästa tips för att få bättre snurr på er kompetenskartläggning

Känner du att det är dags för en grundläggande inventering av era medarbetares kompetens? Vi har erfarenhet av kompetenskartläggning i både stora och små organisationer, och vill gärna dela med oss av våra bästa tips för varje steg i processen.

1. Hitta ert varför

Vi börjar med det viktigaste av allt. Innan ni drar igång en kompetenskartläggning bör ni ha syftet klart för er. Varför vill ni kartlägga era medarbetares kompetens? Vanliga anledningar är att man står inför en större kompetensutvecklingsinsats och helt krasst inte vill utbilda folk i onödan.

Organisationsförändringar kan också vara en anledning till att göra en inventering. För att kunna ta sig dit man vill är det en absolut förutsättning att veta vart man är i nuläget.
Det är också vanligt att organisationer vill göra en helt förutsättningslös kompetensinventering för att ta reda på vilken kompetens som finns i verksamheten, och utifrån informationen som samlas in ta beslut om hur verksamheten ska utvecklas framåt.

2. Tillvägagångssätt och kreativitet

När ni vet varför ni vill göra en kompetenskartläggning är det dags att börja fundera på hur den ska genomföras. Kanske passar det er organisation bäst att varje chef ansvarar för kartläggningen av sin avdelning? Vill ni skicka ut mail till medarbetarna direkt? Eller intervjua dem? Det finns inga rätt och fel – var kreativa!

Ni kan också börja i andra änden. Sammanställ vilka befattningar och roller som finns inom verksamheten och fundera över vilka kompetenser dessa bör inneha. Därefter mappar ni medarbetarna mot rollerna och ser vilka kompetensgap som finns utifrån skall-kraven för respektive roll. Vårt tips är att börja i liten skala med medarbetare som är tillgängliga och enkla att komma i kontakt och kommunicera med.

3. Testa på pilotgrupp

Innan ni genomför kartläggningen på bred front är vår starka rekommendation att testa upplägget på en pilotgrupp. Välj ut en avdelning som ni tror kan ge värdefull feedback. När pilotgruppen genomfört kompetenskartläggningen utvärderar ni, justerar och testar igen på en ny pilotgrupp. Tiden ni lägger på denna fas vinner ni tillbaka många gånger om, om feedbacken ni får förbättrar genomförandet av kompetenskartläggningen på verksamhetsnivå.

4. Genomför med tempo

När ni genomför kompetenskartläggningen för hela organisationen är tempo nyckeln till framgång. Om inventeringen drar ut på tiden finns det en överhängande risk att den insamlade datan hinner bli inaktuell innan ni är klara. Avsätt tid för organisationen att genomföra kartläggningen så intensivt som möjligt tidsmässigt.

5. Ta väl hand om skatten

När kompetenskartläggningen väl är genomförd sitter ni på en riktig guldgruva av information. Nu gäller det att hitta rutiner för att underhålla informationen om medarbetarnas kompetens, så att det stora arbetet ni lagt ner på kompetenskartläggningen inte stannar vid en ögonblicksbild av läget just nu. Hitta rutiner för att sammanställa nya medarbetares kompetens, och bestäm hur befintliga medarbetares kompetensprofiler ska hållas uppdaterade.

Ni kan exempelvis låta cheferna se över och eventuellt justera medarbetarnas kompetensprofiler som en del av medarbetarsamtalen. En digital plattform gör ofta det kontinuerliga underhållsarbetet enkelt att genomföra. Ge gärna medarbetarna tillgång till sina kompetensprofiler, så kan de ta del av hur de kan växa och utvecklas i verksamheten framåt.

Vill du läsa mer? Vi har samlat en massa intressant information om kompetenshantering och hur det funkar. Klicka på knappen för att läsa mer!

3 vanliga misstag vid införande av Learning och Talent Management System

3 vanliga misstag vid införande av Learning och Talent Management System

Står er verksamhet inför att införa ett digitalt stöd för HR-processer som t.ex. medarbetarsamtal, engagemangsmätning och kompetensutveckling? I så fall är ett införandeprojekt startskottet för att få systemet på plats i organisationen.

I införandeprojektet konfigureras systemet för att passa er verksamhet, och eventuella integrationer mot andra system sätts upp. Vi har erfarenhet av införandeprojekt i både privat och publik sektor och vi vill dela med oss av 3 vanliga misstag – och tips på hur ni undviker dem.

1. Oklara övergripande effektmål

Ett vanligt misstag är att man fokuserar mer på projektmålen än de övergripande effektmålen – kanske för att projektmålen känns mer konkreta. Men för att på längre sikt kunna se effekten av införandeprojektet bör man även ha fokus på de övergripande effektmålen. Vad vill ni på lite längre sikt att systemet ska bidra med för verksamheten, medarbetarna och kunderna? Med tydliga effektmål kristalliseras vad som krävs efter driftsättningen. 

2. Bortglömd uppväxlingsperiod

Uppväxlingsperioden är tiden efter driftsättningen – systemet är konfigurerat och redo att börja användas. Men det är lätt att fokusera så mycket på själva driftsättningen att man inte har en plan för hur man ska få organisationen att börja använda det digitala stödet.

Vårt tips är att se uppväxlingsperioden som en del av införandeprojektet. Genom att planera i detalj hur organisationen ska introduceras i det nya systemet får ni ut maximalt värde av er satsning. En nyckel för lyckade införandeprojekt är kommunikationen till organisationen – ”sälj” in nyttan och börja gärna med funktionalitet som direkt ger ett lyft för medarbetarna och cheferna.

3. Långdragna diskussioner kring användardata

Det är vanligt att hämta/synka information om verksamhetens medarbetare från ett HR-system. Rent tekniskt är det möjligt att överföra hur mycket information som helst om användarna, men med tanke på t.ex. GDPR bör man givetvis inte göra det. Vår erfarenhet är att det kan bli ganska långdragna interna diskussioner kring vilken typ av användardata som är relevant att synka.

Tipset är att utgå från verksamhetens administrativa processer för att ta beslut om vilka rapporter som kommer att behövas och vilken typ av användardata rapporterna ska innehålla. Faktureringsunderlag är ett exempel på en rapport som ofta måste skräddarsys. Exempel på användardata det kan uppstå diskussioner kring är Ålder, Titel och Kön.

I ett stort införandeprojekt kan beslutet kring användardata framstå som bagatellartat, men vår erfarenhet är att man vinner mycket på att göra en grundlig utredning så att det blir rätt från början.

Vill du veta mer om hur det går till att implementera ett Talent och Learning Management System?