Kundcase:
Region Östergötland

Utmaning

I många år har Region Östergötlands medarbetare fått ge feedback på hur de har det i arbetet genom att veckovis sätta färgmagneter på whiteboardtavlor. ”Plupp på tavlan”-metoden är vanlig inom offentlig sektor – magneterna i grönt, gult och rött ger en ögonblicksbild av hur läget är på respektive avdelning just nu. Problemet är att det enbart är en ögonblicksbild – cheferna kan inte följa trender över tid på ett enkelt sätt. De får inte heller någon automatiserad hjälp med hur de ska agera utifrån hur medarbetarna fördelar färgmagneterna.

Linus Lanker och hans kollegor inom HR-strategi och Förvaltningsledning i regionen såg förbättringspotential och beslöt sig för att digitalisera uppföljningen av medarbetarnas syn på sin arbetssituation och arbetsmiljö för delar av regionen.

Vi beslöt oss för att köra igång med digitala pulsmätningar. Valet av ENGAGE som verktyg föll sig naturligt eftersom vi redan använde oss av Grades plattform för lärande, kompetenshantering, medarbetarsamtal m.m. Det var viktigt för oss att verktyget skulle vara flexibelt, och Grade var lyhörda för våra önskemål, berättar Linus.

"Valet av ENGAGE som verktyg föll sig naturligt eftersom vi redan använde oss av Grades plattform för lärande, kompetenshantering, medarbetarsamtal"
Linus Lanker
HR-strateg & Förvaltningsledare HR
Region Östergötland

Lösning

Pulsmätningsenkäterna började skickas ut under hösten 2019, med olika intervall utifrån verksamhetens önskemål. En del chefer valde att skicka pulsmätningen en gång i veckan – andra föredrog varannan eller var tredje vecka. Enkäterna skickas som unika länkar via mail, och går lika bra att svara på i mobilen som i datorn. Alla svar är helt anonyma.

Det ska vara enkelt för medarbetarna att svara på enkäten. Om man bara svarar på graderingsfrågorna tar enkäten max 10 sekunder att genomföra. Medarbetarna har också möjlighet att lämna feedback till sin chef utifrån frågorna – och kan då välja om de vill vara anonyma eller inte, berättar Linus vidare.

Cheferna följer upp resultatet av pulsmätningarna live i GRADE-plattformen. I en chefsvy visas genomsnitten för senaste utskick samt trender över tid för de områden som mäts. Utifrån områdena med lägst resultat får cheferna förslag på åtgärder för att förbättra situationen. Cheferna ser också medarbetarnas kommentarer och kan återkoppla direkt.

Resultat

ENGAGE har mottagits positivt av både medarbetare och chefer. En stor förändring sedan ”Plupp på tavlan”-tiden är att alla medarbetare nu har samma möjlighet att komma till tals. 2020 började många medarbetare arbeta på distans, och möjligheten att kunna återkoppla digitalt kring sin arbetssituation blev extra betydelsefull. Cheferna uppskattar den feedback de får från medarbetarna, och att de via GRADE-plattformens enkla gränssnitt ser vilka områden de behöver fokusera lite extra på. De får också konkreta och verklighetsnära tips utifrån områdena som mäts.

Den kontinuerliga återkopplingen från medarbetarna har gjort att cheferna kan fånga upp vad som är aktuellt i stunden, och på ett naturligt sätt bjuda in medarbetare till dialog kring olika områden. Saker som tidigare inte nådde fram till cheferna kommer nu upp till ytan, och vid behov kan cheferna agera direkt.

Ett tips till andra som ligger i startgroparna med pulsmätningar är att verkligen förankra bland medarbetarna varför det är så viktigt att svara på enkäterna. Fokusera inte heller bara på områden eller avdelningar med lägre resultat. Det är lika viktigt att analysera positiva resultat och det som fungerar bra. Vad gör just det här teamet som är så bra? Hur håller vi kvar det, och hur kan vi sprida det i organisationen? 

Vill du läsa mer om plattformen och hur allt hänger ihop? 

Hör av dig!

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er? Hör av dig så återkommer vi så snabbt vi kan!