Digital referenstagning med rekryteringsverktyg

Digital referenstagning med rekryteringsverktyg.

För att få en enkel och snabb rekryteringsprocess kan du använda dig av digital referenstagning. Det kommer att göra referenstagningen mer effektiv och sparar både pengar och tid för dig som rekryterar.

När du tar referenser med digital referenstagning kommer de referenser som kandidaterna angett att svara digitalt på dina frågor. När referenserna har fyllt i svaren och angett all information får du som rekryterar en rapport och kan enkelt sammanställa alla svar direkt via ditt verktyg.

Hur går digital referenstagning till?

När du har ett bra verktyg för digital referenstagning kan du ofta integrera det med ditt rekryteringssystem för att få en mer sömlös rekryteringsprocess.

Du som är ansvarig för en rekrytering lägger till kandidater och kandidaterna anger sedan uppgifter till sina referenser direkt i det webbaserade verktyget.

Referenspersonerna får ett meddelande om att de ska vara referens för kandidaten och fylla i svar på frågor via webben.

Referenserna verifierar sig (exempelvis via BankID) och fyller i frågorna steg för steg när de har tid och från den plattform de föredrar. Det kan exempelvis vara via telefonen eller datorn.

Du som rekryterar får automatiskt ett meddelande och en rapport med all data när referenstagningen är klar.

Vill du veta mer om hur du kan använda digital referenstagning i din rekrytering?

Digital referenstagning med rekryteringsverktyg sparar både tid och pengar för arbetsgivaren och för den som rekryterar.

Många fördelar med digital referenstagning

Att ta en referens på någon kan ofta vara en tidskrävande del i rekryteringsprocessen beroende på vilket sätt du gör det på. När du väljer att utföra referenstagningen på traditionellt sätt, alltså genom att ringa referenspersonerna, tar det oftast lång tid att färdigställa en rekrytering.

Du som rekryterar ska då försöka kunna få tag i upptagna personer som troligtvis också arbetar heltid. Är det dessutom chefer som rekryteraren försöker få tag i kan det vara ännu svårare.

När du äntligen får tag i referenspersonerna via telefon, ska ni hitta en tid som passar er båda där du kan ställa dina frågor till referenserna i lugn och ro.

När ni slutligen kan ha ert telefonsamtal är risken ofta stor för att du låter dina personliga värderingar ta över och att du går på din “magkänsla”.

För att undvika risker för diskriminering, frustration och för att spara både tid och pengar kan du istället använda digital referenstagning.

Digital referenstagning är bättre för både arbetsgivare och kandidater och sparar in värdefull tid.

Slipp frustrationsmoment med digital referenstagning

När du använder ett webbaserat verktyg för hela referenstagningen i din rekryteringsprocess slipper du frustrationen med att försöka få tag i personer som är upptagna med andra uppgifter i sina heltidsarbeten.

Du behöver inte sitta i många timmar och försöka nå personer via telefon och du behöver inte sätta av någon tid alls i din kalender för referenstagningen.

När referenstagningar sker digitalt går hela processen mer snabbt. Statistik visar att arbetsgivare som gör många rekryteringar till och med kan spara in en heltidstjänst genom att använda digital referenstagning.

När referenstagningen sker digitalt blir processen dessutom helt säker då referenspersonen måste verifiera sig när hen ska ge sin referens. Referenstagningsprocessen sker även helt enligt GDPR-lagstiftningen.

Med digitala referenser blir din rekrytering lättare för både dig och för dina kandidater.

Upptäck Grade Recruit

Vill du veta mer om våra rekryteringsverktyg eller boka en kostnadsfri demo? Fyll i formuläret så hör vi av oss inom kort. 

Digital referenstagning sparar in värdefull tid och hjälper dig även att hitta rätt talanger.

Vanliga frågor relaterade till “Digital referenstagning med rekryteringsverktyg”

 

Hur fungerar digital referenstagning?

När man använder digital referenstagning får referenspersonerna fylla i svar online på de frågor som du som rekryterar har ställt om en kandidat. Referenser kan alltså ges närsomhelst och via den plattform som referenspersonen föredrar.

Rekryteraren fyller i uppgifter för de referenspersoner som kandidaten har angett. Därefter är det kandidaten som initierar processen genom att digitalt skicka en inbjudan till sina referenspersoner att fylla i svar på referensfrågorna. Referenspersonerna svarar när de önskar från vilken plattform de vill. Processen är samtidigt säker då referensen verifierar sig (till exempel med BankID) när de loggar in systemet.

När referenserna har svarat får rekryteraren en rapport som ger en sammanställd och lättöverskådlig bild över hur svaren ser ut. Processen sker helt i enlighet med GDPR-lagstiftningen.

Vad är digitala referenser?

Digitala referenser är referenstagning som sker helt webbaserat. Du som rekryterare slipper ringa runt och försöka få tag i olika personer som styrker bilden som en kandidat har gett, då digitala referenser istället ges online. Det är fortfarande du som rekryterar som bestämmer vilka frågor som referenspersonerna bör svara på.

När i rekryteringsprocessen ringer man referenser?

Om du som rekryterar väljer att ringa referenser brukar det oftast vara efter att man träffat och intervjuat kandidaten en eller flera gånger som ett av det sista stegen i rekryteringsprocessen.

Att ringa referenser kan ta lång tid och det kan vara svårt att få tag i referenspersonerna då de troligtvis också arbetar heltid. Därför bör man överväga att ha digital referenstagning för att påskynda processen och få en mer strukturerad och säker referenstagning.

Vad frågar rekryterare referenser?

Genom att ta referenser på en kandidat kan en rekryterare få bekräftelse på att den bild som kandidaten har gett av sig själv stämmer överens med hur kandidaten faktiskt har presterat, hanterat och agerat i olika situationer på ett arbete.

Därför är det troligt att rekryteraren ställer många samma eller liknande frågor till referenspersonerna som har ställts till kandidaten och att de olika referenspersonerna också får samma frågor, oavsett om de är kandidatens före detta kollegor eller chefer.

Rekryteraren bör också ställa vissa grundläggande frågor för att bekräfta att kandidaten och referenspersonerna faktiskt har arbetat tillsammans som till exempel bland annat, “När arbetade du tillsammans med kandidaten?”, “Vilka roll/relation hade du och kandidaten när ni arbetade tillsammans?”.

Rekryteraren bör även bekräfta kandidatens egenskaper att hantera en situation som kan uppstå på en arbetsplats genom att bland annat fråga, “Hur hanterade kandidaten en konflikt som uppstod på er arbetsplats?”, “Kan du beskriva en situation där kandidaten presterade extra bra?”.