Gegevensbeschermingsbeleid
Bij Grade Varbi AB (556871-9743) hechten we veel waarde aan jouw privacy en willen we dat je je veilig voelt over de manier waarop jouw persoonlijke gegevens worden verwerkt. In dit gegevensbeschermingsbeleid geven we informatie over hoe we jouw persoonlijke gegevens verzamelen en gebruiken. We beschrijven ook jouw rechten en hoe je deze kunt uitoefenen. Lees hier meer over de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Wat zijn persoonsgegevens en wat is verwerking van persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect kunnen worden gekoppeld aan een levende persoon. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn socialezekerheidsnummers, namen, adressen en foto’s. Verschillende soorten elektronische gegevens (bijv. IP-nummers) zijn ook persoonsgegevens als ze kunnen worden gekoppeld aan natuurlijke personen. Verwerking van persoonsgegevens is alles wat we met jouw persoonsgegevens doen voor de doeleinden waarover we je via dit beleid willen informeren.
Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonlijke gegevens?
Wanneer je solliciteert naar een baan via Varbi, is de werkgever bij wie je jouw sollicitatie indient de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw sollicitatie. Varbi treedt op als een gegevensverwerker voor de werkgever. Als gegevensverwerker zorgt Varbi ervoor dat de persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de instructies van de gegevensbeheerder. Als je meer wilt weten over hoe jouw persoonlijke gegevens worden verwerkt in het wervingsproces, verwijzen wij je naar de informatie over gegevensbescherming van de werkgever. Je kunt in je Varbi-account zien bij welke werkgevers je hebt gesolliciteerd.
Wanneer je een account aanmaakt in het Varbi-recruitmentsysteem, is Varbi de gegevensbeheerder voor de verwerking van jouw persoonlijke gegevens in jouw Varbi-account. Je vindt onze contactgegevens onderaan dit beleid.
Welke persoonlijke gegevens verzamelen we over jou en met welk doel?
Over het algemeen verwerken we naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, cv en persoonlijke brief. Voor een kandidaat verwerken we soms ook gegevens zoals sofi-nummer, foto en land, afhankelijk van wat de werkgever vereist in het wervingsproces.
Gebruikersaccountbeheer
Doel: De gebruiker een account geven met een lijst van in behandeling zijnde en gearchiveerde aanvragen, samen met een profiel dat de gebruiker kan bijwerken.
Persoonlijke gegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, cv, sollicitatiebrief, burgerservicenummer, profielfoto, geslacht, sollicitatiebrief, werkervaring, opleidingen, cursussen, certificeringen, publicaties, website en referenties, rijbewijs en taal.
Wettelijke grondslag: Contract.
Bewaartermijn: We verwerken de gegevens zolang je een actief account bij ons hebt. Je kunt je account op elk moment verwijderen via de instellingen in je Varbi-account.
Verwijdering: Je gegevens worden verwijderd wanneer je ervoor kiest om je account te verwijderen. Als je account langer dan drie jaar inactief is, wordt je account verwijderd.
Informatie in een sollicitatie
Doel: Het sollicitatieproces voor jou als sollicitant bij verschillende werkgevers vergemakkelijken. Wij bewaren de gegevens in ons systeem die de werkgever in kwestie vraagt in de sollicitatie en slaan deze op volgens de voorwaarden die in de sollicitatie zijn gespecificeerd.
Persoonsgegevens: Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, CV, sollicitatiebrief, sofi-nummer, profielfoto, geslacht, sollicitatiebrief, werkervaring, opleiding, cursussen, certificeringen, publicaties, website en referenties, rijbewijs en taal.
Wettelijke grondslag: Contract.
Bewaartermijn: We verwerken de gegevens volgens de voorwaarden van de sollicitatie. Je kunt je sollicitatie op elk moment verwijderen via de instellingen in je Varbi-account, behalve voor sommige werkgevers, waar je contact moet opnemen met de werkgever om je sollicitatie te verwijderen.
Wissen: Je gegevens en sollicitatie worden automatisch gewist volgens de opschoningsperiode waarmee je hebt ingestemd toen je solliciteerde naar de functie. Als je het niet zeker weet, neem dan contact op met de werkgever.
Hoe verzamelen we jouw persoonlijke gegevens?
Gebruikersaccount Als je een account registreert in het Varbi recruitmentsysteem, slaan we de gegevens die je registreert op.
Sollicitatie Wanneer je een sollicitatie indient bij een werkgever die Varbi als recruitmentsysteem gebruikt, worden al je geregistreerde gegevens in het systeem opgeslagen.
Abonnement op vacatures
Wanneer je je inschrijft voor vacatures bij een of meer werkgevers, slaan we jouw gegevens op om je e-mails te sturen waarop je je kunt inschrijven.
Met wie kunnen we jouw persoonlijke gegevens delen en hoe verwerken we jouw persoonlijke gegevens?
Jouw gegevens worden over het algemeen alleen door ons verwerkt. Voor sommige verwerkingen van persoonsgegevens, die worden uitgevoerd met de hulp van onderaannemers of partners, moeten we jouw gegevens delen. Hiermee bedoelen we dat zij toegang hebben tot jouw gegevens, maar deze alleen mogen verwerken volgens onze instructies (gegevensverwerkingsovereenkomst).
We delen gegevens met aanbieders van de volgende soorten systemen (ontvangers):
Supportsysteem
Zammad
Wanneer je een supportvraag indient bij Varbi, delen we de gegevens die je indient met onze onderaannemer voor supportbeheer, Zammad. Het is een Duits bedrijf met servers in Duitsland. Jouw gegevens worden 6 maanden na het indienen van een supportvraag gewist.
Leverancier van bestandsbeheer
Binero
Wanneer je een account aanmaakt in Varbi of een aanvraag indient, gebruiken we een serverprovider om alle gegevens over jou en je aanvraag op te slaan. Binero is een Zweeds bedrijf met servercentra in Zweden. Binero is ISO 27001 gecertificeerd, wat betekent dat ze actief werken aan voortdurende verbeteringen in informatiebeveiliging. Je gegevens worden verwijderd wanneer je applicatie wordt verwijderd of wanneer je je account verwijdert.
Wat zijn jouw rechten als Varbi-gebruiker?
Als gebruiker heb je volgens de huidige wetgeving een aantal rechten. We sommen deze rechten hier op.
Recht op het opvragen van gegevens (inzagerecht)
Je kunt jouw persoonlijke gegevens opvragen bij de gegevensbeheerder. In het geval van jouw Varbi-account, is Varbi de gegevensbeheerder en kun je inloggen op jouw account op elk gewenst moment en jouw persoonlijke gegevens inzien. Om jouw gegevens alleen aan jou te verstrekken, kunnen we controles uitvoeren om jouw identiteit te waarborgen. In het geval van jouw sollicitatie bij een werkgever, is de werkgever de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens. Om toegang te krijgen tot jouw persoonlijke gegevens, neem je rechtstreeks contact op met de werkgever. In je Varbi-account kun je zien naar welke werkgevers je je sollicitatie hebt gestuurd.
Recht op correctie
Als je je realiseert dat er iets niet klopt, heb je het recht om te vragen om correctie van je persoonsgegevens. Je kunt ook vragen om onvolledige persoonsgegevens aan te vullen. Je kunt je persoonlijke gegevens bijwerken in je Varbi-account.
Recht op verwijdering
Je kunt jouw Varbi-account op elk gewenst moment verwijderen door gebruik te maken van de inlogfunctie. Als je jouw account verwijdert, worden de gegevens in het Varbi-account verwijderd, maar gegevens die zijn ingediend als sollicitaties bij werkgevers blijven bij de werkgever en worden gewist volgens de GDPR-procedures van de werkgever die werden geïnformeerd op het moment van de aanvraag. Als je deze gegevens wilt verwijderen, kun je contact opnemen met de werkgever bij wie je je sollicitatie hebt ingediend. Als dit om de een of andere reden niet mogelijk is, kun je Varbi gebruiken voor een dialoog met de werkgever.
Het recht op wissen is dan van toepassing op de persoonlijke gegevens die wij over jou verwerken:
- de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
- Je maakt bezwaar tegen een belangenafweging die wij hebben gemaakt op basis van ons gerechtvaardigd belang, waarbij jouw reden voor bezwaar zwaarder weegt dan ons gerechtvaardigd belang.
- Persoonlijke gegevens worden onrechtmatig verwerkt.
We kunnen echter het recht hebben om jouw verzoek te weigeren als er wettelijke verplichtingen zijn waardoor we bepaalde persoonsgegevens niet onmiddellijk kunnen wissen. Het kan ook zijn dat de verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
Recht op beperking
Je hebt het recht om te verzoeken dat onze verwerking van jouw persoonsgegevens wordt beperkt. Als je bijvoorbeeld verzoekt om rectificatie omdat je van mening bent dat de persoonsgegevens die wij verwerken onjuist zijn, kun je verzoeken om beperking van de verwerking gedurende de tijd die wij nodig hebben om te controleren of de persoonsgegevens juist zijn.
Als en wanneer we jouw persoonlijke gegevens niet langer nodig hebben voor de geïdentificeerde doeleinden, is het onze normale gang van zaken om de gegevens te verwijderen. Als je de persoonsgegevens nodig hebt om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, kun je verzoeken om beperkte verwerking van de gegevens door ons. Dit betekent dat je ons kunt verzoeken om jouw gegevens niet te wissen.
Als je bezwaar hebt gemaakt tegen onze verwerking van jouw persoonsgegevens op basis van een belangenafweging als rechtsgrond, kun je verzoeken om beperkte verwerking gedurende de tijd die we nodig hebben om na te gaan of onze legitieme belangen zwaarder wegen dan jouw belang bij het wissen van de gegevens.
Als de verwerking is beperkt onder een van de bovenstaande situaties, mogen we de gegevens alleen verwerken voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische claims, naast de opslag zelf, om de rechten van een andere persoon te beschermen.
Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking
Je hebt altijd het recht om bezwaar te maken tegen elke verwerking van persoonsgegevens op basis van een belangenafweging.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Als betrokkene heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid (overdracht van persoonsgegevens aan een andere organisatie) als onze verwerking van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op jouw toestemming of op de uitvoering van een overeenkomst met jou. Een voorwaarde voor gegevensoverdraagbaarheid is dat de overdracht technisch mogelijk is en de verwerking geautomatiseerd is.
Jouw rechten beheren
Het verzoek om een uittreksel uit het register of als je een van jouw andere rechten wilt inroepen, moet schriftelijk en per e-mail worden ingediend. Wij zullen dan de identificatie uitvoeren voor zover dat in elk individueel geval nodig is. E-mail naar dataprivacy@grade.com. De e-mail moet worden verzonden vanaf het e-mailadres waarmee je bent geregistreerd in het Varbi Recruitment System en het kan zijn dat we jouw identiteit moeten verifiëren aan de hand van controlevragen over jouw account.
Hoe worden jouw persoonlijke gegevens beschermd?
Varbi werkt actief aan een veilige omgang met persoonsgegevens. Dit geldt zowel voor technische als organisatorische beschermingsmaatregelen. Varbi is als organisatie ook ISO-gecertificeerd op het gebied van informatiebeveiliging (ISO 27001).
Toezichthoudende autoriteit
De De Zweedse gegevensbeschermingsautoriteit (Integritetsskyddsmyndigheten) is de autoriteit die verantwoordelijk is voor het toezicht op de toepassing van de gegevensbeschermingswetgeving. Als je van mening bent dat wij onjuist handelen, kun je contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit, zie www.imy.se/en.
Neem contact met ons op als je vragen hebt over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken
Als je vragen hebt over hoe we persoonlijke gegevens verwerken of een verzoek hebt op basis van de bovenstaande rechten, kun je altijd contact met ons opnemen.
Data Protection Officer
Contact our Data Protection Representative
GDPR Hero AB
Contact Person: Julianne Ahlesten
Email: dpo.grade@gdprhero.se