Retningslinjer for databeskyttelse
Vi i Grade Varbi AB (556871-9743) verdsetter personvernet ditt og ønsker at du skal føle deg trygg på hvordan personopplysningene dine behandles. I denne personvernerklæringen gir vi informasjon om hvordan vi samler inn og bruker personopplysningene dine. Vi beskriver også rettighetene dine og hvordan du kan utøve dem. Les mer om personvernforordningen her.
Hva er personopplysninger, og hva er behandling av personopplysninger?
Personopplysninger er informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en levende person. Eksempler på personopplysninger er personnummer, navn, adresse og bilder. Ulike typer elektroniske data (f.eks. IP-nummer) er også personopplysninger hvis de kan knyttes til fysiske personer. Med ”behandling av personopplysninger” menes alt vi gjør med personopplysningene dine på bakgrunn av de formålene vi opplyser om i denne erklæringen.
Hvem er ansvarlig for personopplysningene dine?
Når du søker jobb via Varbi, er det arbeidsgiveren du sender søknaden din til som er behandlingsansvarlig for personopplysninger i søknaden din. Varbi opptrer som databehandler for arbeidsgiveren. Som databehandler sørger Varbi for at personopplysningene behandles i samsvar med instruksene fra den behandlingsansvarlige. Hvis du vil vite mer om hvordan personopplysningene dine behandles i rekrutteringsprosessen, henviser vi deg til arbeidsgiverens personverninformasjon. Du kan se hvilke arbeidsgivere du har søkt på i din Varbi-konto.
Når du oppretter en konto i Varbis rekrutteringssystem, er Varbi behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysningene dine i Varbi-kontoen. Du finner våre kontaktopplysninger nederst.
Hvilke personopplysninger samler vi inn om deg og til hvilket formål?
Generelt behandler vi navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, CV og personlig brev. Som kandidat behandler vi noen ganger også opplysninger som personnummer, bilde og land, avhengig av hva arbeidsgiveren krever i rekrutteringsprosessen.
Administrasjon av brukerkontoer
Formål: Gi brukeren en konto der sendte og arkiverte søknader er oppført, sammen med en profil som brukeren kan oppdatere.
Personopplysninger: Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, CV, personlig brev, personnummer, profilbilde, kjønn, personlig brev, arbeidserfaring, utdannelse, kurs, sertifiseringer, publikasjoner, nettside og referanser, sertifikater og språk.
Rettslig grunnlag: Kontrakt.
Lagringsperiode: Vi behandler opplysningene så lenge du har en aktiv konto hos oss. Du kan slette kontoen din via innstillingene i Varbi-kontoen din.
Sletting: Opplysningene dine slettes når du velger å slette kontoen din. Hvis kontoen din har vært inaktiv i mer enn tre år, vil kontoen din bli slettet.
Informasjon i en søknad
Formål: For å forenkle søknadsprosessen for deg som søker hos ulike arbeidsgivere. Vi lagrer de opplysningene i vårt system som den aktuelle arbeidsgiveren etterspør i søknaden, og lagrer dem i henhold til de vilkår som er angitt i søknaden.
Personopplysninger: Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, CV, personlig brev, personnummer, profilbilde, kjønn, følgebrev, arbeidserfaring, utdanning, kurs, sertifiseringer, publikasjoner, nettside og referanser, førerkort og språk.
Rettslig grunnlag: Kontrakt.
Oppbevaringsperiode: Vi behandler opplysningene i henhold til vilkårene i søknaden. Du kan når som helst slette søknaden din via innstillingene i Varbi-kontoen din, med unntak av enkelte arbeidsgivere, der du må kontakte arbeidsgiveren for å slette søknaden din.
Sletting: Opplysningene og søknaden din slettes automatisk i henhold til den sletteperioden du samtykket til da du søkte på stillingen. Kontakt arbeidsgiveren hvis du er usikker.
Hvordan samler vi inn personopplysningene dine?
Brukerkonto
Når du registrerer en konto i Varbis rekrutteringssystem, lagrer vi de opplysningene du registrerer.
Søknad
Når du sender inn en søknad til en arbeidsgiver som bruker Varbi som rekrutteringssystem, lagres opplysningene dine i systemet.
Abonnement på ledige stillinger
Når du abonnerer på ledige stillinger hos en eller flere arbeidsgivere, lagrer vi opplysningene dine for å kunne sende deg e-poster om abonnementet.
Hvem kan vi dele personopplysningene dine med, og hvordan behandler vi personopplysningene dine?
Opplysningene dine behandles vanligvis bare av oss. For noen behandlinger av personopplysninger, som gjøres ved hjelp av underleverandører eller samarbeidspartnere, må vi dele opplysningene dine. Med dette mener vi at de kan få tilgang til opplysningene dine, men at de kun kan behandle dem i henhold til våre instruksjoner (databehandleravtale).
Vi deler data med leverandører av følgende typer systemer (mottakere):
Støttesystem
Zammad
Når du sender inn en supportsak til Varbi, deler vi opplysningene du sender inn med vår underleverandør av supportadministrasjon, Zammad. Det er et tysk selskap med servere i Tyskland. Opplysningene dine slettes etter 6 måneder etter at du har sendt inn en supportsak.
Leverandør av filhåndtering
Binero
Når du oppretter en konto i Varbi eller sender inn en søknad, bruker vi en serverleverandør til å lagre alle opplysninger om deg og søknaden din. Binero er et svensk selskap med sine serversentre i Sverige. Binero er ISO 27001-sertifisert, noe som betyr at de jobber aktivt med kontinuerlige forbedringer innen informasjonssikkerhet. Opplysningene dine slettes når applikasjonen din slettes eller når du sletter kontoen din.
Hvilke rettigheter har du som Varbi-bruker?
Som bruker har du en rekke rettigheter i henhold til gjeldende lovgivning. Vi lister opp disse rettighetene her.
Rett til å få utdrag av opplysninger (innsynsrett)
Du kan be om å få utlevert personopplysningene dine fra den behandlingsansvarlige. Når det gjelder Varbi-kontoen din, er Varbi behandlingsansvarlig, og du kan når som helst logge deg inn på kontoen din og se personopplysningene dine. For å kunne utlevere opplysningene dine kun til deg, kan vi utføre kontroller for å sikre din identitet. Når det gjelder din søknad til en arbeidsgiver, er det arbeidsgiveren som er behandlingsansvarlig. For å få tilgang til personopplysningene dine, må du kontakte arbeidsgiveren direkte. På Varbi-kontoen din kan du se hvilke arbeidsgivere du har sendt søknaden din til.
Rett til retting
Hvis du oppdager at noe er feil, har du rett til å be om at personopplysningene dine blir rettet. Du kan også be om å få utfylt ufullstendige personopplysninger. Du kan oppdatere personopplysningene dine på Varbi-kontoen din.
Rett til sletting
Du kan når som helst slette Varbi-kontoen din ved å bruke slettefunktjonen på kontoen din. Hvis du sletter kontoen din, slettes opplysningene på Varbi-kontoen, men opplysninger som er sendt inn som søknad til arbeidsgivere, forblir hos arbeidsgiveren og slettes i henhold til arbeidsgiverens GDPR-rutiner som ble informert om ved søknadstidspunktet. Hvis du ønsker å slette disse opplysningene, kan du kontakte arbeidsgiveren du har søkt hos. Hvis dette av en eller annen grunn ikke er mulig, kan du bruke Varbi for dialog med arbeidsgiveren.
Retten til sletting gjelder for personopplysningene vi behandler om deg da:
- opplysningene ikke lenger er nødvendige for de formålene de behandles for
- Du protesterer mot en interesseavveining vi har gjort basert på vår berettigede interesse, der din grunn til å protestere veier tyngre enn vår berettigede interesse.
- Personopplysninger behandles ulovlig.
Vi kan imidlertid ha rett til å avslå forespørselen din hvis det foreligger juridiske forpliktelser som hindrer oss i å slette visse personopplysninger umiddelbart. Det kan også være at behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.
Rett til begrensning
Du har rett til å be om at vår behandling av personopplysningene dine begrenses. Hvis du for eksempel ber om retting fordi du mener at personopplysningene vi behandler, er uriktige, kan du be om at behandlingen begrenses i den tiden vi trenger for å kontrollere om personopplysningene er korrekte.
Hvis og når vi ikke lenger har behov for personopplysningene dine til de angitte formålene, er vår normale praksis å slette opplysningene. Hvis du trenger personopplysningene for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, kan du be om at vi begrenser behandlingen av opplysningene. Dette betyr at du kan be om at vi ikke sletter opplysningene dine.
Hvis du har protestert mot vår behandling av personopplysningene dine på grunnlag av en interesseavveining som rettslig grunnlag, kan du be om begrenset behandling i den tiden vi trenger for å kontrollere om våre berettigede interesser veier tyngre enn dine interesser i å få opplysningene slettet.
Hvis behandlingen er begrenset i noen av situasjonene ovenfor, kan vi bare behandle opplysningene for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, i tillegg til selve lagringen, for å beskytte en annen persons rettigheter.
Rett til å protestere mot visse typer behandling
Du har alltid rett til å protestere mot behandling av personopplysninger basert på en interesseavveining.
Rett til dataportabilitet
Som registrert har du rett til dataportabilitet (overføring av personopplysninger til en annen organisasjon) dersom vår behandling av dine personopplysninger enten er basert på ditt samtykke eller på oppfyllelse av en avtale med deg. En forutsetning for dataportabilitet er at overføringen er teknisk mulig og at behandlingen er automatisert.
Håndtering av rettighetene dine
Anmodningen om registerutdrag eller dersom du ønsker å påberope deg noen av dine øvrige rettigheter, må sendes skriftlig og per e-post. Vi vil da foreta identifisering i den grad det er nødvendig i hvert enkelt tilfelle. E-post til dataprivacy@grade.com. E-posten skal sendes fra den e-postadressen du er registrert med i Varbi, og vi kan ha behov for å verifisere din identitet med kontrollspørsmål om din konto.
Hvordan er personopplysningene dine beskyttet?
Varbi arbeider aktivt for å sikre at personopplysninger håndteres på en sikker måte. Dette gjelder både tekniske og organisatoriske beskyttelsestiltak. Varbi som organisasjon er også ISO-sertifisert innen informasjonssikkerhet (ISO 27001).
Tilsynsmyndighet
Den svenske myndigheten for personvern (Integritetsskyddsmyndigheten) er ansvarlig for å overvåke anvendelsen av personvernlovgivningen. Hvis du mener at vi opptrer feil, kan du kontakte den svenske myndigheten for personvern, se www.imy.se/en.
Kontakt oss hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger
Hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger eller har en forespørsel i henhold til rettighetene ovenfor, er du alltid velkommen til å kontakte oss.
Data Protection Representative
Contact our Data Protection Representative
GDPR Hero AB
Contact Person: Julianne Ahlesten
Email: dpo.grade@gdprhero.se
