Dataskyddspolicy

För oss på Grade Varbi AB (556871-9743) värderas personlig integritet högt – här ska du känna dig trygg med hur dina personuppgifter behandlas. I denna dataskyddspolicy informerar vi om hur vi samlar in och använder dina personuppgifter. Vi beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Läs gärna mer om dataskyddsförordningen här.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

En personuppgift är information som direkt eller indirekt kan knytas till en levande person. Exempel på personuppgifter är personnummer, namn, adress och fotografier. Även olika slags elektroniska uppgifter (ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer. Behandling av personuppgifter är allt vi gör med dina personuppgifter i de syften vi vill informera dig om genom denna policy.

Vem är ansvarig för dina personuppgifter?

När du söker ett jobb via Varbi är det arbetsgivaren som du sänder in din ansökan till som är Personuppgiftsansvarig för hantering av din ansökan. Varbi agerar personuppgiftsbiträde till arbetsgivaren. Som personuppgiftsbiträde säkerställer Varbi att personuppgifterna hanteras enligt instruktioner från personuppgiftsansvarig. Vill du veta mer om hur dina personuppgifter hanteras i rekryteringsförfarandet hänvisar vi dig till arbetsgivarens dataskyddsinformation. Du kan se vilka arbetsgivare du ansökt till i ditt Varbi-konto.

När du skapar ett konto i Varbi rekryteringssystem är det Varbi som är Personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter i ditt Varbi-konto. Våra kontaktuppgifter hittar du längst ner.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig och till vilket ändamål?

Generellt sett behandlar vi namn, adress, e-postadress, telefonnummer CV och personligt brev. Som kandidat behandlas ibland även uppgifter om exempelvis personnummer, bild och land beroende på vad arbetsgivaren har som krav i rekryteringsprocessen.

Administration av användarkonto

Syfte: Tillhandahålla konto till användaren där pågående och arkiverade ansökningar listas, tillsammans med en profil som användaren kan uppdatera.

Personuppgifter: Namn, adress, e-postadress, telefonnummer, CV, personligt brev, personnummer, profilbild, kön, personligt brev, arbetslivserfarenhet, utbildningar, kurser, certifieringar, publikationer, webbplats och referenser samt körkort och språk.

Laglig grund: Avtal.

Lagringstid: Vi behandlar uppgifterna så länge du har ett aktivt konto hos oss. Du kan när som helst radera ditt konto via inställningar i ditt Varbi-konto.

Rensning: Dina uppgifter raderas när du väljer att ta bort ditt konto. Har ditt konto varit inaktiv i mer än tre år, kommer ditt konto att raderas.

Uppgifter i en ansökan

Syfte: Underlätta ansökningsprocessen för dig som sökande till olika arbetsgivare. Vi sparar uppgifterna i vårt system, som den aktuella arbetsgivaren efterfrågar i ansökan och sparar den enligt de villkor som anges vid ansökan.

Personuppgifter: Namn, adress, e-postadress, telefonnummer, CV, personligt brev, personnummer, profilbild, kön, personligt brev, arbetslivserfarenhet, utbildningar, kurser, certifieringar, publikationer, webbplats och referenser samt körkort och språk.

Laglig grund: Avtal.

Lagringstid: Vi behandlar uppgifterna enligt villkor i ansökan. Du kan ta bort din ansökan via inställningar i ditt Varbi-konto, med undantag för vissa arbetsgivare, där du behöver kontakta arbetsgivaren för att ta bort din ansökan.

Rensning: Dina uppgifter och din ansökan raderas automatisk enligt den rensningstid som du accepterade när du sökte tjänsten. Är du osäker, kontakta arbetsgivaren.

Hur samlar vi in dina personuppgifter?

Användarkonto
När du registrerar ett konto i Varbi rekryteringssystem sparar vi de uppgifter du registrerar.

Ansökan
När du skickar in en ansökan till en arbetsgivare som använder Varbi som rekryteringssystem sparas dina uppgifter i systemet.

Prenumeration på lediga jobb

När du vill prenumerera på lediga jobb hos en eller flera arbetsgivare, sparar vi uppgifter om dig, för att kunna skicka ut prenumerationsmail.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med och hur behandlar vi dina personuppgifter?

Dina uppgifter behandlas som utgångspunkt endast av oss. För viss behandling av personuppgifter, som sker med hjälp av underleverantörer eller samarbetspartners, behöver vi dela dina uppgifter. Med det menar vi att de får ta del av dina uppgifter men får endast hantera dem enligt vår instruktion (personuppgiftsbiträdesavtal).

Vi delar uppgifter med leverantörer av följande typer av system (mottagare):

Supportsystem

Zammad

När du skickar in ett supportärende till Varbi delar vi de uppgifter du sänder in med vår underleverantör för supporthantering, Zammad. Det är ett tyskt företag med servrar i Tyskland. Dina uppgifter rensas efter 6 månader efter inskickat supportärende.

Filhanteringsleverantör

Binero

När du skapar ett konto i Varbi eller skickar in en ansökan, använder vi oss av en serverleverantör för att spara all data om dig och din ansökan. Binero är ett svenskt företag med sina serverhallar i Sverige. Binero är ISO 27001 certifierat, vilket innebär att de arbetar aktivt med ständiga förbättringar inom informationssäkerhet. Dina uppgifter rensas i samband med att din ansökan rensas eller när du tar bort ditt konto.

Vilka är dina rättigheter som användare i Varbi?

Som användare har du enligt gällande lagstiftning ett antal rättigheter. Här listar vi dessa rättigheter.

Rätt till registerutdrag (rätt till tillgång)
Du kan begära ut dina personuppgifter från personuppgiftsansvarig. När det gäller ditt Varbi-konto är det Varbi som är personuppgiftsansvarig och du kan när som helst logga in på ditt konto och se dina personuppgifter. För att endast lämna ut dina uppgifter till dig, kan vi genomföra kontroller för att säkerställa din identitet. När det gäller din ansökan till en arbetsgivare, är det arbetsgivaren som är personuppgiftsansvarig. För att få tillgång dina personuppgifter ber vi dig kontakta arbetsgivaren direkt. I ditt Varbi-konto kan du se vilka arbetsgivare du skickat ansökan till.

Rätt till rättelse
Om du upptäcker att något är fel har du rätt att begära att dina personuppgifter rättas. Du kan också begära att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. I ditt Varbi-konto kan du uppdatera dina personuppgifter.

Rätt till radering
Du kan när som helst radera ditt Varbi-konto genom funktion i inloggat läge. Om du raderar ditt konto tas uppgifterna i Varbi-kontot bort men uppgifter som är inskickade som ansökningar till arbetsgivare ligger kvar hos arbetsgivaren och rensas enligt arbetsgivarens GDPR-rutiner som informerades om vid ansökan. Om du vill radera dessa uppgifter kan du kontakta den arbetsgivare som du har skickat in din ansökan till. Om det av någon anledning inte skulle gå, kan du ta hjälp av Varbi för dialog med arbetsgivaren.

Rätten till radering gäller för de personuppgifter vi behandlar om dig då:

• Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.
• Du invänder mot en intresseavvägning vi gjort baserat på vårt berättigade intresse, där ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.
• Personuppgifterna behandlas på olagligt sätt.

Vi kan dock ha rätt att neka din begäran om det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Det kan också vara så att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt till begränsning
Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du exempelvis begär rättelse eftersom du anser att personuppgifterna vi behandlar är felaktiga kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta.

Om, och när, vi inte längre behöver dina personuppgifter för de fastställda ändamålen är vår rutin normalt att uppgifterna raderas. Om du behöver personuppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte rensar och raderar dina uppgifter.

Om du har gjort en invändning mot personuppgiftsbehandling vi gör med stöd av en intresseavvägning som rättslig grund kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade.

Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter.

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling
Du har alltid en rätt att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning.

Rätt till dataportabilitet
Du som registrerad har rätt till dataportabilitet (överföring av personuppgifter till en annan organisation) om vår behandling av dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig. En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och behandlingen sker automatiserat.

Hantera dina rättigheter

Ansökan om registerutdrag eller om du vill åberopa någon av dina andra rättigheter ska skickas skriftlig och via mail. Vi genomför därefter identifiering i den utsträckning som är nödvändig i varje enskilt fall. Maila till dataprivacy@grade.com. Mailet ska skickas från den mailadress du är registrerad med i Varbi Rekryteringssystem och vi kan behöva verifiera din identitet med kontrollfrågor om ditt konto.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Varbi arbetar aktivt för att säkerställa att personuppgifter hanteras på ett säkert sätt. Det gäller såväl genom tekniska som organisatoriska skyddsåtgärder. Varbi som organisation är även ISO-certifierad inom informationssäkerhet (ISO 27001).

Tillsynsmyndighet

Integritetsskyddsmyndigheten är ansvarig myndighet för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen kring dataskydd. Om du anser att vi agerar felaktigt kan du kontakta Integritetsskyddsmyndigheten, se www.imy.se.

Kontakta oss vid frågor om hur vi behandlar personuppgifter

Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter eller har en begäran i enlighet med ovan rättigheter är du alltid välkommen att kontakta oss.

Dataskyddsombud

Kontakta vårt dataskyddsombud

GDPR Hero AB
Kontaktperson: Julianne Ahlesten
Mail: dpo.grade@gdprhero.se