Tietosuojaseloste

Me Grade Varbi AB:ssä (556871-9743) arvostamme yksityisyyttäsi ja haluamme, että voit olla varma siitä, miten henkilötietojasi käsitellään. Tässä tietosuojaselosteessa annamme tietoa siitä, miten keräämme ja käytämme henkilötietojasi. Kuvaamme myös oikeuksiasi ja sitä, miten voit käyttää niitä. Lue lisää yleisestä tietosuoja-asetuksesta täältä.

Mitä ovat henkilötiedot ja mitä on henkilötietojen käsittely?

Henkilötiedot ovat tietoja, jotka voidaan suoraan tai välillisesti yhdistää elävään henkilöön. Esimerkkejä henkilötiedoista ovat sosiaaliturvatunnukset, nimet, osoitteet ja valokuvat. Myös erilaiset sähköiset tiedot (esim. IP-numerot) ovat henkilötietoja, jos ne voidaan yhdistää luonnollisiin henkilöihin. Henkilötietojen käsittelyä on kaikki se, mitä teemme henkilötiedoillasi niitä tarkoituksia varten, joista haluamme tiedottaa sinulle tämän käytännön kautta.

Kuka on vastuussa henkilötiedoistasi?

Kun haet työpaikkaa Varbin kautta, työnantaja, jolle lähetät hakemuksesi, on hakemuksesi käsittelyn osalta rekisterinpitäjä. Varbi toimii työnantajan tietojen käsittelijänä. Tietojen käsittelijänä Varbi varmistaa, että henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Jos haluat lisätietoja siitä, miten henkilötietojasi käsitellään rekrytointiprosessissa, viittaamme työnantajan tietosuojaselosteeseen. Näet Varbi-tililläsi, mille työnantajille olet hakenut.

Kun luot tilin Varbin rekrytointijärjestelmään, Varbi on rekisterinpitäjä, joka käsittelee henkilötietojasi Varbi-tililläsi. Löydät yhteystietomme alareunasta.

Mitä henkilötietoja keräämme sinusta ja mihin tarkoitukseen?

Yleisesti ottaen käsittelemme nimeä, osoitetta, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa, ansioluetteloa ja henkilökohtaista kirjettä. Joskus käsittelemme hakijasta myös sosiaaliturvatunnuksen, valokuvan ja maan kaltaisia tietoja riippuen siitä, mitä työnantaja vaatii rekrytointiprosessissa.

Käyttäjätilien hallinta

Tarkoitus: Tarjota käyttäjälle tili, jossa vireillä olevat ja arkistoidut hakemukset on lueteltu, sekä profiili, jota käyttäjä voi päivittää.

Henkilötiedot: Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ansioluettelo, saatekirje, sosiaaliturvatunnus, profiilikuva, sukupuoli, saatekirje, työkokemus, koulutukset, kurssit, todistukset, julkaisut, verkkosivusto ja suositukset, ajokortti ja kieli.

Oikeusperusta: Sopimus.

Säilytysaika: Käsittelemme tietoja niin kauan kuin sinulla on aktiivinen tili meillä. Voit poistaa tilisi milloin tahansa Varbi-tilisi asetusten kautta.

Poistaminen: Tietosi poistetaan, kun päätät poistaa tilisi. Jos tilisi on ollut käyttämättömänä yli kolme vuotta, tilisi poistetaan.

Hakemuksen tiedot

Tarkoitus: Helpottaa hakuprosessia, kun olet hakijana eri työnantajilla. Tallennamme järjestelmäämme tiedot, joita kyseinen työnantaja pyytää hakemuksessa, ja tallennamme ne hakemuksessa määriteltyjen ehtojen mukaisesti.
Henkilötiedot: Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ansioluettelo, saatekirje, sosiaaliturvatunnus, profiilikuva, sukupuoli, saatekirje, työkokemus, koulutus, kurssit, todistukset, julkaisut, verkkosivusto ja suositukset, ajokortti ja kieli.

Oikeusperusta: Sopimus.

Säilytysaika: Käsittelemme tietoja hakemuksen ehtojen mukaisesti. Voit poistaa hakemuksesi milloin tahansa Varbi-tilisi asetusten kautta, paitsi joidenkin työnantajien kohdalla, jolloin sinun on otettava yhteyttä työnantajaan hakemuksesi poistamiseksi.

Poistaminen: Tietosi ja hakemuksesi poistetaan automaattisesti sen poistoajan mukaisesti, jonka sovit hakiessasi paikkaa. Jos olet epävarma, ota yhteyttä työnantajaan.

Miten keräämme henkilötietojasi?

Käyttäjätili
Kun rekisteröit tilin Varbin rekrytointijärjestelmään, tallennamme rekisteröimäsi tiedot.

Hakemus
Kun lähetät hakemuksen työnantajalle Varbin rekrytointijärjestelmää käyttäen, kaikki tietosi tallennetaan järjestelmään.

Avoimien työpaikkojen tilaus

Kun tilaat avoimia työpaikkoja yhdeltä tai useammalta työnantajalta, tallennamme tietosi, jotta voimme lähettää sinulle sähköposteja työpaikoista. 

Kenen kanssa voimme jakaa henkilötietojasi ja miten käsittelemme henkilötietojasi?

Tietojasi käsittelemme yleensä vain me. Joidenkin alihankkijoiden tai yhteistyökumppaneiden avulla tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä varten meidän on jaettava tietojasi. Tällä tarkoitamme sitä, että he saavat käyttää tietojasi, mutta voivat käsitellä niitä vain ohjeidemme mukaisesti (tietojenkäsittelysopimus).

Jaamme tietoja seuraavan tyyppisten järjestelmien tarjoajien (vastaanottajien) kanssa:

Tukijärjestelmä

Zammad

Kun lähetät tukitapauksen Varbille, jaamme lähettämäsi tiedot tuenhallinnan alihankkijamme Zammadin kanssa. Se on saksalainen yritys, jonka palvelimet sijaitsevat Saksassa. Tietosi poistetaan 6 kuukauden kuluttua tukitapauksen lähettämisestä.

Tiedostonhallinnan tarjoaja

Binero

Kun luot tilin Varbiin tai lähetät hakemuksen, käytämme palveluntarjoajaa tallentamaan kaikki sinua ja hakemustasi koskevat tiedot. Binero on ruotsalainen yritys, jonka palvelinkeskukset sijaitsevat Ruotsissa. Binero on ISO 27001 -sertifioitu, mikä tarkoittaa, että se työskentelee aktiivisesti tietoturvan jatkuvan parantamisen parissa. Tietosi poistetaan, kun sovelluksesi poistetaan tai kun poistat tilisi.

Mitkä ovat oikeutesi Varbin käyttäjänä?

Käyttäjänä sinulla on useita oikeuksia nykyisen lainsäädännön mukaan. Luettelemme nämä oikeudet tässä.

Oikeus saada tietoja (tiedonsaantioikeus)
Voit pyytää henkilötietojasi rekisterinpitäjältä. Varbi-tilisi tapauksessa Varbi on rekisterinpitäjä, ja voit kirjautua tilillesi milloin tahansa ja nähdä henkilötietosi. Jotta voimme luovuttaa tietojasi vain sinulle, voimme tehdä tarkistuksia henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Kun kyseessä on työnantajan hakemus, työnantaja on rekisterinpitäjä. Jos haluat tutustua henkilötietoihisi, ota yhteyttä suoraan työnantajaan. Varbi-tililläsi näet, mille työnantajille olet lähettänyt hakemuksesi.

Oikaisuoikeus
Jos huomaat, että jokin on väärin, sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi korjaamista. Voit myös pyytää täydentämään puutteellisia henkilötietoja. Voit päivittää henkilötietojasi Varbi-tililläsi.

Oikeus tietojen poistamiseen
Voit milloin tahansa poistaa Varbi-tilisi kirjautumistoiminnon avulla. Jos poistat tilisi, Varbi-tilin tiedot poistetaan, mutta työnantajille hakemuksina toimitetut tiedot jäävät työnantajalle ja ne poistetaan työnantajan GDPR-menettelyjen mukaisesti, joista ilmoitettiin hakemuksen yhteydessä. Jos haluat poistaa nämä tiedot, ota yhteyttä työnantajaan, jolle olet jättänyt hakemuksesi. Jos tämä ei jostain syystä ole mahdollista, voit käyttää Varbia vuoropuheluun työnantajan kanssa.

Oikeus sinua koskevien henkilötietojen poistamiseen koskee sinua silloin, kun:

• tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä on kerätty.
• Vastustat oikeutetun etumme perusteella tekemäämme etujen tasapainottamista, jos syysi vastustamiseen on oikeutettua etuamme tärkeämpi.
• Henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti.

Meillä voi kuitenkin olla oikeus kieltäytyä pyynnöstäsi, jos oikeudelliset velvoitteet estävät meitä poistamasta tiettyjä henkilötietoja välittömästi. Saattaa myös olla, että käsittely on tarpeen oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus rajoituksiin
Sinulla on oikeus pyytää, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan. Esimerkiksi, jos pyydät oikaisua siksi, että epäilet käsittelemiemme henkilötietojen olevan virheellisiä, voit pyytää käsittelyn rajoittamista siksi ajaksi, jonka tarvitsemme henkilötietojen oikeellisuuden tarkistamiseen.

Jos ja kun emme enää tarvitse henkilötietojasi yksilöityihin tarkoituksiin, tavanomainen käytäntömme on poistaa tiedot. Jos tarvitset henkilötietoja oikeudellisten vaatimusten laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojen käsittelyä. Tämä tarkoittaa, että voit pyytää, ettemme puhdista ja poista tietojasi.

Jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä oikeusperusteena etujen tasapainottaminen, voit pyytää rajoitettua käsittelyä siksi ajaksi, jonka tarvitsemme tarkistaaksemme, ovatko oikeutetut etumme tärkeämpiä kuin sinun etusi tietojen poistamisessa.

Jos käsittelyä on rajoitettu jossakin edellä mainituista tilanteista, voimme käsitellä tietoja vain oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, itse tallennuksen lisäksi, toisen henkilön oikeuksien suojelemiseksi.

Oikeus vastustaa tietyntyyppistä käsittelyä
Sinulla on aina oikeus vastustaa mitä tahansa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu etujen tasapainottamiseen.

Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tietojen siirrettävyyteen (henkilötietojen siirto toiseen organisaatioon), jos henkilötietojesi käsittely perustuu joko suostumukseesi tai kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseen. Tietojen siirrettävyyden edellytyksenä on, että siirto on teknisesti mahdollista ja että käsittely on automatisoitu.

Oikeuksiesi hallinta

Pyyntö rekisteriotteen saamiseksi tai jos haluat vedota johonkin muuhun oikeuteesi, on lähetettävä kirjallisesti ja sähköpostitse. Tämän jälkeen suoritamme tunnistamisen kussakin yksittäistapauksessa tarvittavassa laajuudessa. Sähköpostiosoite: dataprivacy@grade.com. Sähköposti on lähetettävä siitä sähköpostiosoitteesta, jolla olet rekisteröitynyt Varbi Recruitment System -järjestelmään, ja meidän on ehkä tarkistettava henkilöllisyytesi tiliäsi koskevilla valvontakysymyksillä.

Miten henkilötietojasi suojataan?

Varbi pyrkii aktiivisesti varmistamaan, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti. Tämä koskee sekä teknisiä että organisatorisia suojatoimenpiteitä. Varbi on organisaationa myös ISO-sertifioitu tietoturvan osalta (ISO 27001).

Valvontaviranomainen

Ruotsin tietosuojaviranomainen (Integritetsskyddsmyndigheten) vastaa tietosuojalainsäädännön soveltamisen valvonnasta. Jos uskot, että toimimme väärin, voit ottaa yhteyttä Ruotsin tietosuojaviranomaiseen, katso www.imy.se/en.

Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää siitä, miten käsittelemme henkilötietoja.

Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten käsittelemme henkilötietoja, tai jos sinulla on edellä mainittujen oikeuksien mukainen pyyntö, voit aina ottaa meihin yhteyttä.

Data Protection Officer

Contact our Data Protection Representative

GDPR Hero AB
Contact Person: Julianne Ahlesten
Email: dpo.grade@gdprhero.se