Vad är digital referenstagning?
Digital referenstagning är helt enkelt referenstagning som sker helt digitalt och webbaserat. När du som rekryterar använder digital referenstagning slipper du ringa runt och försöka få tag i olika personer som styrker bilden som en kandidat har gett.
Digital referenstagning sker istället online och referenspersonerna bestämmer själva när de passar dem bäst att svara på frågorna och de kan göra det från vilken plattform de vill. Det är fortfarande du som rekryterar som bestämmer vilka frågor som referenspersonerna bör svara på.
Digital referenstagning – snabbare och enklare
Att ta en referens på någon kan vara ett av de mest tidskrävande momenten i rekryteringsprocessen beroende på vilket sätt du gör det på. När du som rekryterar utför traditionell referenstagning, genom att ringa referenserna, kan det dra ut ännu mer på tiden för att anställa en kandidat.
Du som rekryterar ska först och främst få tag i de upptagna personer som ska ge referensen och som troligtvis även de arbetar heltid. Är det dessutom personer i chefsroller som du som rekryterar ska få tag i kan det vara ännu svårare.
När du äntligen får tag i referenspersonerna via telefon, är det inte säkert att det passar att ha samtalet just då, och då får ni hitta en tid som passar er båda där du kan ställa dina frågor till referenserna i lugn och ro.
När du som rekryterar slutligen kan ha ditt referenssamtal kanske personen som ger referenser är jättetrevlig eller fruktansvärt otrevlig, då kan risken vara att du låter dig påverkas av dina personliga värderingar och att du väljer att gå på din ”magkänsla”.
Att rekryterare påverkas av magkänslan i en rekryteringsprocess är inte ovanligt och det behöver självklart inte vara fel, men det kan dessvärre göra att det finns risk för diskriminering.
För att undvika risker för diskriminering, frustration och för att spara både tid och pengar kan du istället använda digital referenstagning.
Hur går digital referenstagning till?
När det är dags för dig som rekryterar att ta referenser initierar du referenstagningen i ditt rekryteringssystem eller direkt i ditt system för digital referenstagning. Kandidaterna får ett meddelande om att det är dags att ta referenser och får ange uppgifter till sina referenspersoner.
Referenspersonerna får ett meddelande om att de ombeds vara referens till kandidaten och en länk till de frågor de ska svara på.
Referenspersonen går in via länken och får där verifiera sig (exempelvis via BankId) och fyller i svaren på frågorna steg för steg. Detta kan de göra precis när de vill och eftersom den digitala referenstagningen är webbaserad, kan de göra det från den plattform de föredrar. Det kan till exempel vara via telefonen eller datorn. Referenstagningen sker helt enligt GDPR.
Du som rekryterar får automatiskt ett meddelande och en rapport med all data när referenstagningen är klar.
Upptäck Grade Refensa
Vill du veta mer om vårt digital referenstagning med Grade Refensa? Kontakta oss genom att fylla i vårt formulär.
Vanliga frågor och svar relaterade till "Vad är digital referenstagning?"
När görs referenstagning?
Oftast sker referenstagningen efter att man träffat och intervjuat kandidaten en eller flera gånger som ett av det sista stegen i rekryteringsprocessen.
Att ringa referenser kan ta lång tid och det kan vara svårt att få tag i referenspersonerna då de troligtvis också arbetar heltid. Därför bör man överväga att använda digital referenstagning för att påskynda processen och få en mer strukturerad och säker referenstagning.
Varför digital referenstagning?
Att lämna referenser digitalt blir allt vanligare och fler använder denna metod för att få en effektiv och snabb rekryteringsprocess.
Att ringa referenser kan förstås ge ett personligt intryck men i en digital referenstagning får du svar på exakt samma frågeställningar, vilket snabbare och enklare kan bekräfta den bilden du har fått av en kandidat. Det blir också smidigare för referenspersonen då hen kan välja att fylla i svaren digitalt när hen vill och har möjlighet, istället för att sätta av tid för ett telefonsamtal.
Det blir även bättre för dig som rekryterar då du slipper jaga någon för att du ska hitta en tid som passar att ringa upp personen på. En win win för alla helt enkelt.
Hur många kandidater tar man referenser på?
Det vanligaste är att ta referenser i slutskedet på en rekrytering och då har du som rekryterar antagligen kvar en eller kanske två personer i processen som du kan tänka dig att anställa. Då kan det vara lämpligt att du tar referenser på båda två. Det kan ju hända att den ene tackar nej till tjänsten av någon anledning.
När du använder digital referenstagning är din referenstagning såpass smidig och enkel att den inte blir någon bromskloss din rekryteringsprocess. Eftersom det går snabbt och är enkelt kan du ta referenser på fler än två kandidater om du önskar det.
Det vanligaste är att ta referenser i slutskedet på en rekrytering och då har du som rekryterar antagligen kvar en eller kanske två personer i processen som du kan tänka dig att anställa. Då kan det vara lämpligt att du tar referenser på båda två. Det kan ju hända att den ene tackar nej till tjänsten av någon anledning.
När du använder digital referenstagning är din referenstagning såpass smidig och enkel att den inte blir någon bromskloss din rekryteringsprocess. Eftersom det går snabbt och är enkelt kan du ta referenser på fler än två kandidater om du önskar det.