Kundcase: Region Halland - ”Allt har gått så smidigt”
Region Halland består av cirka 7900 medarbetare som arbetar inom 370 olika yrken. I maj år 2019 bytte de till Grade Varbi för att hantera alla rekryteringar i verksamheten.
– Vi hade en dedikerad projektledare som var konsult hos oss på Region Halland och tillsammans med den tillmötesgående projektledaren på Grade, fick vi den hjälp vi behövde vilket underlättade enormt för oss, berättar Helena Eberhardsson-Nagy, HR-specialist.
– Eftersom Grade redan implementerat systemet hos många andra stora organisationer kunde vi snabbt hoppa på den redan beprövade implementeringsmodellen. Grade har varit väldigt tillmötesgående och har kunnat anpassa mycket efter vår vilja och våra behov, berättar Åsa.
Region Halland har också kopplat ihop sitt personalsystem, Personec, med Grade Varbis rekryteringsverktyg för att alla kontaktuppgifter ständigt ska kunna hållas uppdaterade.
– Jag är jätteglad att vi fick till den lösningen, den har verkligen fungerat kanonbra. Det blev väldigt smidigt, vi sparar mycket tid och vi slipper onödigt jobb. Dessutom är våra användare och vårt organisationsträd alltid uppdaterat, berättar Helena.
Införandet
Helena säger också att hela organisationen samtidigt gick direkt från ett system till ett annat.
– Vi informerade alla våra HR-kollegor om att vi var på väg att byta system, så att alla chefer skulle vara medvetna om vad som hände. Vi erbjöd även utbildningstillfällen för att visa de grundläggande funktionerna i systemet, säger Helena. Utbildningarna var öppna för alla, men det var ändå inte så många som deltog. Men trots att cheferna inte hade utbildat sig mycket i verktyget, har de ändå haft lätt att förstå systemet.
Region Hallands redovisningschef, Per Karlsson, är en av de chefer som använder verktyget för sina rekryteringar.
– Jag använder framförallt funktionen för status, den ger mig en överskådlig bild och möjlighet att skicka ut standardiserade återkopplingar. När man väl har gjort det, är det ruskigt smidigt, säger Per.
Chefsstöd
Region Halland har cirka 300 chefer som stundtals rekryterar, mer eller mindre ofta.
– I en rekrytering är det många steg som ska genomföras och många av våra chefer gör inte så många rekryteringar per år, då behöver ju vårt rekryteringssystem vara självinstruerande. Och till skillnad från hur vi hade det tidigare, är Grade Varbi mycket mer enkelt att navigera i, fortsätter Per.
För Region Hallands användare ute på de olika sjukhusen har intervjubokningen i systemet varit till bra hjälp, då de har många och stora rekryteringar som pågår samtidigt. Men för Helena har funktionen för att se och sortera kandidater efter status, varit den som framförallt har underlättat mest i rekryteringsarbetet.
– Bara en sådan enkel sak att de man tycker är aktuella för en tjänst hamnar högst upp i listan är fantastisk, berättar Helena.
Även användarna runtom i regionen tyckte att bytet till Grade Varbi fungerade väldigt bra.
– Anledningen till att vi bytte system var för att det skulle vara lätt för cheferna i regionen att använda rekryteringssystemet. Och vi fick snabbt positiv feedback från dem i efterhand, berättar Åsa.
– Det ska vara intuitivt att jobba i systemet och det är det nu, instämmer Per.
– Och Grade Varbi har också väldigt bra support, tycker Åsa.
Rekryteringsprocessen
På Region Halland är de extra stolta över att de har en väldefinierad rekryteringsprocess.
– Att ha en väldefinierad rekryteringsprocess tror jag är en framgångsfaktor för att lyckas med rekryteringar, säger Per. Sen är det förstås viktigt att rekryteringsprocessen går hand i hand med IT-stödet, och det gör den verkligen med Grade Varbi.
– Ja, nu går de verkligen hand i hand, till skillnad från innan, då vår rekryteringsprocess låg långt före det IT-stödet vi hade, inflikar Helena.
På HR-avdelningen ansvarar de för alla jobbannonser och får en kravprofil av rekryterande chef innan varje rekrytering. På så sätt säkrar det att deras arbetsgivarvarumärke uppfattas enhetligt och att allt följer en tydlig röd tråd ut mot kandidaterna.
– Vi använder bilder för att skapa en känsla och vi samarbetar med kommunikationsavdelningen när vi gör våra jobbannonser. Det blir en kvalitetssäkring, då det är viktigt att det är tydligt och bra gentemot användarna, tycker Per.
När ansökningarna kommit in, är det rekryterande chef som går igenom, sållar, bjuder in till intervju och skickar avslag till kandidaterna.
– Användarupplevelsen betyder mycket och det är bra att man kan få upp allt på en sida, då behöver man inte klicka fram eller ladda upp eller ner filer för att få en överskådlig bild. Det är viktigt att systemet fungerar som ett stöd och inte som ett hinder, varken för mig eller för kandidaterna, säger Helena.
Tidssparande
Helena berättar att hon har använt Grade Varbis rekryteringssystem förut.
– När jag arbetade på Kungsbacka kommun använde vi Grade Varbi, så jag visste att det var ett bra system som våra chefer gillade. Vi är väldigt glada att det fallit så väl ut med både införandet och hela processen även här i Region Halland, säger Helena.
Att de nu slipper många frågor om lösenord och tekniska detaljer har också underlättat för dem, berättar Helena. Nu använder de en SSO-lösning och får hjälp med support, både för de rekryterande cheferna och för kandidaterna.
– Det sparar mycket tid för oss, avslutar Helena.
Kontakta oss!
Har du frågor eller vill veta mer om oss? Fyll i formuläret så återkommer vi!