Håller du engagerande medarbetarsamtal?

Att engagerade medarbetare påverkar och till och med är avgörande för att skapa framgångsrika verksamheter är ingen nyhet. Företag och organisationer med engagerade medarbetare har överlag högre lönsamhet och nöjdare kunder. Dessutom är både personalomsättningen och frånvaron bland medarbetarna lägre.

Vad är det då som avgör om medarbetarna är engagerade eller inte? Och kan inte en löneökning, bonus eller annan morot göra oengagerade medarbetare mer engagerade? Nej, riktigt så enkelt är det ju inte. Studier visar att denna typ av morötter till och med kan ha motsatt effekt. Daniel Pink (Drivkraft, 2010) menar att belöningar (till exempel prestationsbaserad provision) kan tränga undan en individs inre motivation – så att resultatet blir sämre än vad det skulle ha varit utan provisionen.

För att undvika att hamna i ett läge där din verksamhet får onödigt stora löneökningar för att behålla och engagera era medarbetare bör du som chef fokusera på att stärka dina medarbetares inre motivation och engagemang. Följande 3 faktorer har visat sig ha stor betydelse för detta:

• Självstyre. Medarbetare stimuleras och mår bra av en viss nivå av självstyre och av att kunna agera självständigt inom de ramar som är hens ansvarsområde.
• Mästerskap. Medarbetare drivs och engageras av att lära nytt, utvecklas och bli bättre på sitt arbete.
• Mening. Verksamheter som har visioner och övergripande mål för verksamheten som känns meningsfulla för medarbetarna att bidra till har överlag högre medarbetarengagemang.

Många chefer är medvetna om detta. I det dagliga arbetet kommuniceras därför tydliga mål och förväntningar, ansvar delegeras, medarbetarna är delaktiga i beslut och man coachar medarbetarna i syfte att de ska utvecklas och bli bättre på sitt arbete. Men! Tillämpar du samma förhållningssätt när det kommer till medarbetarsamtal? Rätt genomfört kan medarbetarsamtalen bli riktiga engagemangshöjare. Med utgångspunkt i Pinks motivationsfaktorer vill vi ge dig som ska hålla medarbetarsamtal följande konkreta tips:

Förberedelse

• Bjud in medarbetaren till samtalet i god tid och avsätt generöst med tid för samtalet. Det signalerar att du tycker att medarbetaren och hens utveckling är viktig. Medarbetaren får möjlighet att förbereda sig inför samtalet och ni behöver inte oroa er för att behöva avbryta mitt i för att mötestiden tar slut.
• Förbered dig ordentligt inför varje samtal du ska ha med dina medarbetare. Se till att du har koll på medarbetarens arbetsuppgifter och prestationer i detalj. Läs igenom anteckningarna som gjordes vid föregående samtal och fundera över hur medarbetaren har utvecklats sedan dess. Om ni har ett digitalt verktyg för medarbetarsamtal och medarbetaren har delat sina anteckningar med dig inför samtalet bör du läsa igenom dessa noga. Kan du utläsa någon röd tråd i medarbetarens anteckningar? Anpassa i så fall samtalet efter detta så att ni har gott om tid att prata igenom det som är viktigt för medarbetaren.
• Hinner du inte förbereda dig inför samtalet? Föreslå då en ny tid. Att som chef komma oförberedd till ett medarbetarsamtal visar på bristande intresse och engagemang från din sida och är dömt att misslyckas.

Genomförande

• Antagligen har du redan när du bjöd in till samtalet kommunicerat vad syftet är, men börja ändå med att berätta varför ni har samtalet och vad målet med samtalet är.
• Bekräfta att du tagit del av medarbetarens anteckningar inför samtalet. Läs aldrig medarbetarens anteckningar första gången under samtalet – det är en riktig engagemangsdödare som signalerar att medarbetaren och hens utveckling inte stått speciellt högt upp på din agenda.
• Lyssna på medarbetaren. Detta är det absolut viktigaste under samtalet. Visa att du lyssnar genom att hålla ögonkontakt, nicka, upprepa det medarbetaren har berättat och ställ följdfrågor. Försök att på djupet förstå vad som motiverar och engagerar medarbetaren. Låt medarbetaren delvis styra inriktningen på samtalet genom att fördjupa er i frågor som hen tycker är viktiga. Undvik att ställa ledande frågor och frågor som kan svaras med ja eller nej. Fyll inte i medarbetarens svar, och tänk på att om du är tyst en stund kan du ibland få mer information från medarbetaren än om du ställer en riktigt bra fråga.
• När det kommer till målsättning går medarbetarens egen önskan till utveckling ibland helt i linje med verksamhetens övergripande mål. Men om det inte är så – vad kan du som chef göra för att stärka medarbetarens inre motivation att nå de mål ni kommer överens om? För det första är det viktigt att medarbetaren ser en mening med sina personliga mål – det vill säga att kopplingen till verksamhetens övergripande mål och visioner är tydlig. För det andra ökar sannolikheten att medarbetaren kommer att nå målen om hen får bestämma hur målet ska nås.

Säg till exempel att ni kommer överens om att medarbetaren det närmsta året ska öka sin kompetens inom ett egenbyggt IT-system. Ett ganska smalt kunskapsmål som kanske inte helt ligger i medarbetarens eget intresse. Istället för att anmäla medarbetaren till en heldagskurs kan du låta medarbetaren själv bestämma hur hen ska gå tillväga för att lära sig mer om systemet. Hen kanske föredrar att ”skugga” en kollega med hög kompetens om systemet en dag för att exempelvis lära sig använda mer avancerade funktioner.

• Var lyhörd för vilka områden medarbetaren vill utvecklas inom, och fundera över hur verksamheten skulle kunna dra nytta av denna kompetens.
• Är det tydligt för medarbetaren hur hen kan utvecklas inom företaget? Om ni har ett digitalt verktyg för karriärvägar kan ni utgå från medarbetarens befintliga roll och kompetenser och se vilka eventuella kompetensgap som finns jämfört med andra roller inom företaget som medarbetaren skulle vilja utvecklas mot på lite längre sikt.

Uppföljning

Efter samtalet dokumenterar du vad ni har kommit överens om och låter medarbetaren signera samtalet. Ni har nu en gemensam bild av vilka mål medarbetaren och verksamheten har och vilka aktiviteter medarbetaren ska utföra för att nå sina personliga mål.

Eftersom medarbetaren ser en mening med målen, själv varit med och bestämt hur de ska uppnås och får fortsätta att utvecklas i arbetet är hen antagligen riktigt taggad för att nå dem. Följ upp medarbetarens insatser och planerade aktiviteter löpande, så att utvecklingsplanen alltid är aktuell och medarbetaren får feedback på sina prestationer och utveckling.

Läs mer om medarbetarsamtal och engagemang