Hur fungerar digital referenstagning?
När du som rekryterar använder digital referenstagning får de personer som ger referenser svara på dina frågor digitalt. Det gör att du får en bättre struktur på din referenstagning då du kan vara säker på att du ställer exakt samma frågor till referenspersonen som till kandidaten.
Det är också en stor fördel för den som ska ge referensen då svaren på frågorna enkelt kan fyllas i när som helst från den plattform som referenspersonen föredrar.
Du som rekryterar initierar processen och kandidaten får fylla i uppgifter för sina referensgivare. Därefter skickas det en inbjudan till de referensgivare som angivits med information om att de ombeds vara referens till kandidaten och svara på referensfrågorna.
Referenspersonerna svarar när de har tid från den plattform de vill. Processen är både smidig, GDPR-anpassad och kan kvalitetssäkras med hjälp av att referensgivaren verifierar sig (till exempel med BankID) när de loggar in systemet.
När referensgivarna har svarat på frågorna får rekryteraren en rapport som ger en sammanställd och lättöverskådlig data över hur svaren ser ut.
Vill du läsa mer om digital referenstagning?
Behöver man använda referenser i en rekrytering?
Det finns inget som säger att du måste använda referenstagning när du rekryterar någon. Men det kan ge dig en mer trovärdig bild av hur en kandidat har och kommer att prestera i sitt arbete.
Då referenstagning ofta är det avslutande steget i en rekryteringsprocess kan man se det som en bekräftelse på att andra personer också delar den bilden man har fått av en kandidat stämmer. Det blir ytterligare ett sätt att säkerställa att du har gått vidare med rätt kandidat.
Ta referenser – en viktig del av rekryteringsprocessen
Att göra referenstagning på en kandidat är bland de sista steg du som rekryterar behöver utföra i en rekrytering.
Referenserna ger förmodligen ett kvitto på att du faktiskt har valt en eller flera bra kandidater som gått vidare i genom din rekryteringsprocess och som kan vara rätt medarbetare för den lediga tjänsten.
Troligen är de referenser som din kandidat angett positiva till hur kandidaten har arbetat och presterat. Men för att säkerställa att kandidaten och referensgivarna har samma syn på kandidatens prestation, egenskaper och kunskaper, kan det vara bra att ställa samma frågor till både kandidaten och referenspersonerna.
Hur många kandidater ska man ta referenser på?
Det är vanligt att genomföra referenstagningen som ett sista steg i din rekrytering. Då finns det kanske en eller två kandidater som bäst matchar de krav ni har ställt för tjänsten som ska tillsättas. Det är då bra att kontakta referenser för båda kandidaterna. Det kan ju hända att det av någon anledning inte går vägen med den ena av dem.
Med den digitala referenstagningen blir processen såpass enkel och smidig så själva referenstagningen kommer inte att vara det som tar lång tid i rekryteringsprocessen. Därför kan du enkelt göra referenstagning på fler än två kandidater samtidigt om du önskar det.
Digitalt verktyg för referenstagningen
Då referenstagningen är en del av rekryteringsprocessen är det bra att ha ett strukturerat stöd för att genomföra den så smidigt som möjligt. Om du väljer att använda digitala referenstagningar finns det effektiva verktyg så att du sparar både mer tid och mer pengar genom hela din process.
Verksamheter som har använt digital referenstagning under en längre period har även räknat ut att om de istället hade ringt upp varje referens skulle de behöva ha minst en resurs till anställd för bara den uppgiften. Det är alltså stora summor som sparas när man använder ett digitalt stöd för referenstagningen.
Upptäck Grade Refensa
Vill du veta mer om vårt system för digital referenstagning, Grade Refensa? Kontakta oss genom att fylla i vårt formulär.
Vanliga frågor och svar relaterade till "Hur fungerar digital referenstagning?"
Vad är digital referenstagning?
Digital referenstagning sker helt digitalt och webbaserat. När du som rekryterar använder digital referenstagning slipper du ringa runt för att försöka få tag i referenspersonerna som ska styrka bilden du redan har av en kandidat.
Digital referenstagning sker istället online och referenspersonerna bestämmer själva när de passar dem bäst att svara på frågorna om kandidaten och de kan även göra det via vilken plattform de önskar, till exempel via dator eller mobiltelefon. Det är fortfarande bara du som rekryterar som bestämmer vilka frågor som du vill ha svar på.
När i rekryteringsprocessen ringer man referenser?
Oftast brukar den som rekryterar kontakta före detta arbetsgivare och referensgivare efter att rekryteraren träffat och intervjuat kandidaten en eller flera gånger, referenstagningen sker som ett av det sista stegen i rekryteringsprocessen.
Att kontakta referenser via telefon kan ta lång tid och det kan vara svårt att få tag i referensgivare då de troligtvis också arbetar heltid. Det kan också kännas osäkert då man inte kan veta om personen är den man har utgett sig för att vara. Därför bör man istället använda digital referenstagning som sker helt enligt GDPR och påskyndar rekryteringsprocessen och samtidigt ger en mer strukturerad referenstagning.
Hur många referenser ska man ha?
Rekryterare brukar be om minst två personer per kandidat som kan vara referenser i en rekrytering, oftast en chef och en kollega från en tidigare arbetsgivare . Samtidigt kanske rekryteraren ibland även specifikt önskar få en referens från chefen för kandidatens nuvarande tjänst.
Kandidater har en tendens att ange fler referenser när man använder digital referenstagning. Oavsett hur många eller vilka det är så är det viktigt att referenserna är relevanta. Dels för den tjänst som en kandidat har sökt, dels för att intyga att kandidatens egenskaper stämmer överens med den bild som rekryteraren har fått.
Om du vill anställa en yngre medarbetare som kanske inte har haft någon arbetsgivare eller chef tidigare kan det ändå vara bra att be om en referens. Referensen kan i så fall vara andra personer som exempelvis en lärare, en mentor eller kanske till och med en fotbollstränare.
Oavsett så underlättar det för dig som rekryterar att någon som känner personen bättre eller har arbetat med personen tidigare, kan intyga kandidatens kompetens, egenskaper och erfarenhet. Det ger dig större möjlighet att kunna ta rätt beslut om att anställa personen eller inte.
