Vad innebär digital referenstagning?
Det blir allt vanligare att lämna referenser digitalt och fler och fler verksamheter ser fördelen med att använda digital referenstagning istället för traditionell referenstagning i sin rekryteringsprocess.
När rekryteraren ringer upp referensgivaren kan de förstås få ett mer personligt intryck men med digital referenstagning slipper de lägga all den tid det tar med att försöka få tag i upptagna personer på telefon. Då går processen snabbare och du får svar på exakt samma frågeställningar som kan bekräfta den bild du har fått av en kandidat.
Att lämna referenser digitalt innebär helt enkelt att referensgivaren svarar på samma frågor som du som rekryterar skulle ha ställt via telefon, men istället fyller referensgivaren i svaren digitalt. Processen blir både enklare och mer effektiv då referenspersonerna kan fylla i svaren när som helst i mobilen, datorn eller surfplattan.
Alltså slipper du som rekryterar jaga personer för att boka in tider för referenssamtal och referenspersonerna slipper avsätta tid för att ett referenssamtal.
Snabbare rekryteringsprocess
När du som rekryterar använder ett digitalt verktyg för referenstagningen i din rekryteringsprocess behöver du som rekryterar inte lägga massor med tid för att försöka få tag i personer som är upptagna med andra uppgifter i sina heltidsarbeten.
Dels slipper du sitta i sitta i många timmar och försöka nå personer via telefon och dels slipper du avsätta tid i din kalender för själva referenstagningen.
När referenstagningen sker digitalt går hela rekryteringsprocessen snabbare. Statistik visar att arbetsgivare som gör många rekryteringar till och med kan spara in en heltidstjänst genom att använda digital referenstagning.
När referenstagningen sker digitalt kan du dessutom vara säker på att processen är helt säker då referenspersonen måste verifiera sig när hen ska ge sin referens. Det minskar risken för att en person utger sig för att vara någon den inte är. Digital referenstagning med Grade Refensa sker även helt enligt GDPR-lagstiftningen.
Upptäck Grade Refensa
Vill du veta mer om vårt system för digital referenstagning, Grade Refensa? Kontakta oss genom att fylla i vårt formulär.
Vanliga frågor och svar relaterade till "Vad innebär digital referenstagning?"
Hur många kandidater tar man referenser på?
Det vanligaste är att ta referenser i slutskedet på en rekrytering och finns det antagligen en eller kanske två personer som du som rekryterar har fått ett bra intryck av och kan tänka dig att anställa. Då är det lämpligt att du tar referenser på båda kandidaterna. Det kan ju hända att den ena av dem kanske tackar nej till tjänsten av någon anledning.
När du använder digital referenstagning är din referenstagning såpass smidig att den inte blir en tidstjuv i din rekryteringsprocess. Eftersom det går snabbt och är enkelt kan du ta referenser på fler än två kandidater samtidigt om du önskar det.
Hur fungerar digital referenstagning?
När du som rekryterar ska ta referenser på de kandidater du vill gå vidare med initierar du referenstagningen i ditt rekryteringssystem eller direkt i ditt digitala referenstagnings-system. De kandidater du väljer ut får ett meddelande om att det är dags att ta referenser och de får digitalt fylla i kontaktuppgifter till sina referenspersoner.
Referenspersonerna får ett meddelande om att de ombeds vara referens till en kandidat och en länk till de frågor de ska svara på.
Referenspersonen går in via länken och verifierar sig (exempelvis med BankId) och fyller i svaren på frågorna steg för steg. Eftersom den digitala referenstagningen sker via webben kan referenspersonerna svara på referensfrågorna precis när de vill och från den plattform de föredrar, till exempel mobil eller dator.
Du som rekryterar får automatiskt ett meddelande och en rapport med all data när referenstagningen är klar. Referenstagningen sker helt enligt GDPR.
När görs referenstagning?
Ofta sker referenstagningen som ett av de sista stegen i rekryteringsprocessen när du har träffat och intervjuat kandidaten en eller flera gånger. Referenstagningen kan ses som ett kvitto på att den bild du har fått av kandidaten stämmer överens med den bilden som referenspersonen ger.
Att ringa referenser kan ta lång tid och det kan vara svårt att få tag i referenspersonerna då de troligtvis också arbetar heltid. Därför bör man överväga att använda digital referenstagning för att påskynda processen och få en mer strukturerad och säker referenstagning.
