Hur fungerar digitala referenser vid rekrytering?
För att få en enkel och snabb rekryteringsprocess kan du använda dig av digital referenstagning. Det kommer att göra referenstagningen mer effektiv och sparar både pengar och tid för dig som rekryterar.
När du tar referenser med digital referenstagning kommer de referenser som kandidaterna angett att svara digitalt på dina frågor. När referenserna har fyllt i svaren och angett all information får du som rekryterar en rapport och kan enkelt sammanställa alla svar direkt via ditt verktyg.
Hur går digital referenstagning till?
När du har ett bra verktyg för digital referenstagning kan du ofta integrera det med ditt rekryteringssystem för att få en mer sömlös rekryteringsprocess.
Du som är ansvarig för en rekrytering lägger till kandidater och kandidaterna anger sedan uppgifter till sina referenser direkt i det webbaserade verktyget.
Referenspersonerna får ett meddelande om att de ska vara referens för kandidaten och fylla i svar på frågor via webben.
Referenserna verifierar sig (exempelvis via BankId) och fyller i frågorna steg för steg när de har tid och från den plattform de föredrar. Det kan exempelvis vara via telefonen eller datorn.
Du som rekryterar får automatiskt ett meddelande och en rapport med all data när referenstagningen är klar.
Vill du veta mer om hur du kan använda digital referenstagning i din rekrytering?
Många fördelar med digital referenstagning
Att ta en referens på någon kan ofta vara en tidskrävande del i rekryteringsprocessen beroende på vilket sätt du gör det på. När du väljer att utföra referenstagningen på traditionellt sätt, alltså genom att ringa referenspersonerna, tar det oftast lång tid att färdigställa en rekrytering.
Du som rekryterar ska då försöka kunna få tag i upptagna personer som troligtvis också arbetar heltid. Är det dessutom chefer som rekryteraren försöker få tag i kan det vara ännu svårare.
När du äntligen får tag i referenspersonerna via telefon, ska ni hitta en tid som passar er båda där du kan ställa dina frågor till referenserna i lugn och ro.
När ni slutligen kan ha ert telefonsamtal är risken ofta stor för att du låter dina personliga värderingar ta över och att du går på din “magkänsla”.
För att undvika risker för diskriminering, frustration och för att spara både tid och pengar kan du istället använda digital referenstagning.
Slipp frustration med digital referenstagning
När du använder ett webbaserat verktyg för hela referenstagningen i din rekryteringsprocess slipper du frustrationen med att försöka få tag i personer som är upptagna med andra uppgifter i sina heltidsarbeten.
Du behöver inte sitta i många timmar och försöka nå personer via telefon och du behöver inte sätta av någon tid alls i din kalender för referenstagningen.
När referenstagningar sker digitalt går hela processen mer snabbt. Statistik visar att arbetsgivare som gör många rekryteringar till och med kan spara in en heltidstjänst genom att använda digital referenstagning.
När referenstagningen sker digitalt blir processen dessutom helt säker då referenspersonen måste verifiera sig när hen ska ge sin referens. Referenstagningsprocessen sker även helt enligt GDPR-lagstiftningen.
Vem ska vara referens?
Många som rekryterar brukar be om minst två personer som kan ge referens i en rekrytering, oftast en tidigare chef och en kollega. Ibland kanske rekryteraren även specifikt önskar ha chefen hos kandidatens nuvarande arbetsgivare.
Kandidaten har också en tendens att faktiskt ange fler referenser när man använder digital referenstagning. Oavsett hur många eller vilka det är så är det viktigt att referenserna är relevanta. Dels för den tjänst som en kandidat har sökt, dels för att intyga att kandidatens egenskaper stämmer överens med den bild som rekryteraren har fått.
Om du vill anställa en yngre medarbetare som kanske inte har haft någon arbetsgivare eller chef tidigare kan det ändå vara bra att be om en referens. Referensen kan i så fall vara andra personer som exempelvis en lärare, en mentor eller kanske till och med en fotbollstränare.
Oavsett så underlättar det för dig som rekryterar att någon som känner personen bättre eller har arbetat med personen tidigare, kan intyga kandidatens kompetens, egenskaper och erfarenhet. Det ger dig större möjlighet och kan hjälpa dig att kunna ta rätt beslut om att anställa personen eller inte.
Ta referenser – en viktig del av rekryteringsprocessen
Att ta referens är bland de sista steg du som rekryterar behöver ta i en rekrytering.
Referensen ger ett kvitto på att du faktiskt har valt en eller flera bra kandidater som gått vidare i din process och som kan vara rätt medarbetare för tjänsten.
Oftast är de referenser som din kandidat angett positiva till hur personen har arbetat och presterat men det kan vara viktigt att både kandidaten och referensen har samma syn på just prestation och egenskaper hos personen som du kanske ska anställa.
Tips på frågor att ställa när du ska ta referenser
Att veta exakt vad du bör fråga en person vid referenstagning kan vara svårt och det beror kanske även på vilken roll du rekryterar till, och vilka egenskaper och vilken kompetens du efterfrågar.
Men det finns i alla fall vissa saker som kan vara bra att fråga både personen ni vill anställa under intervjutillfället, och referenspersonen vid referenstillfället, för att få rätt information. Du kan sedan jämföra svaren och säkerställa att de har ungefär samma bild av det som är relevant att veta för tjänsten som du rekryterar till.
När arbetade du tillsammans med personen?
I vilket sammanhang arbetade du och personen tillsammans och vilka roller hade ni då? Chef? Kollega?
Hur länge arbetade ni samtidigt hos samma arbetsgivare?
Vilka arbetsuppgifter hade personen då?
Hur presterade personen i den rollen?
Hur har personen hanterat och agerat i en situation (som kan vara relevant för tjänsten)?
Hur bedömer du kandidatens kompetens (relaterat till de olika kompetensområden som efterfrågas i den rollen du rekryterar till).
Att ha digital referenstagning är samtidigt ett sätt att få svart på vitt vad en referens anger för svar på frågorna. Det gör det mycket enklare för dig som rekryterar då du själv slipper sitta och föra anteckningar, som du hade behövt göra om ni hade pratat i telefon.
Upptäck Grade Recruit
Vill du veta mer om våra rekryteringsverktyg eller boka en kostnadsfri demo? Fyll i formuläret så hör vi av oss inom kort.
- Användarvänligt och enkelt att komma igång
- Automatiserat och tidsbesparande
- Toppbetyg för support och service
Vanliga frågor och svar relaterade till “Hur fungerar digitala referenser vid rekrytering?”
Hur fungerar digital referenstagning?
När man använder digital referenstagning får referenspersonerna fylla i svar online på de frågor som du som rekryterar har ställt om en kandidat. Referenser kan alltså ges närsomhelst och via den plattform som referenspersonen föredrar.
Rekryteraren fyller i uppgifter för de referenspersoner som kandidaten har angett. Därefter är det kandidaten som initierar processen genom att digitalt skicka en inbjudan till sina referenspersoner att fylla i svar på referensfrågorna. Referenspersonerna svarar när de önskar från vilken plattform de vill. Processen är samtidigt säker då referensen verifierar sig (till exempel med BankID) när de loggar in systemet.
När referenserna har svarat får rekryteraren en rapport som ger en sammanställd och lättöverskådlig bild över hur svaren ser ut. Processen sker helt i enlighet med GDPR-lagstiftningen.
Vad är digitala referenser?
Digitala referenser är referenstagning som sker helt webbaserat. Du som rekryterare slipper ringa runt och försöka få tag i olika personer som styrker bilden som en kandidat har gett, då digitala referenser istället ges online. Det är fortfarande du som rekryterar som bestämmer vilka frågor som referenspersonerna bör svara på.
När i rekryteringsprocessen ringer man referenser?
Om du som rekryterar väljer att ringa referenser brukar det oftast vara efter att man träffat och intervjuat kandidaten en eller flera gånger som ett av det sista stegen i rekryteringsprocessen.
Att ringa referenser kan ta lång tid och det kan vara svårt att få tag i referenspersonerna då de troligtvis också arbetar heltid. Därför bör man överväga att ha digital referenstagning för att påskynda processen och få en mer strukturerad och säker referenstagning.
Vad frågar rekryterare referenser?
Genom att ta referenser på en kandidat kan en rekryterare få bekräftelse på att den bild som kandidaten har gett av sig själv stämmer överens med hur kandidaten faktiskt har presterat, hanterat och agerat i olika situationer på ett arbete.
Därför är det troligt att rekryteraren ställer många samma eller liknande frågor till referenspersonerna som har ställts till kandidaten och att de olika referenspersonerna också får samma frågor, oavsett om de är kandidatens före detta kollegor eller chefer.
Rekryteraren bör också ställa vissa grundläggande frågor för att bekräfta att kandidaten och referenspersonerna faktiskt har arbetat tillsammans som till exempel bland annat, “När arbetade du tillsammans med kandidaten?”, “Vilka roll/relation hade du och kandidaten när ni arbetade tillsammans?”.
Rekryteraren bör även bekräfta kandidatens egenskaper att hantera en situation som kan uppstå på en arbetsplats genom att bland annat fråga, “Hur hanterade kandidaten en konflikt som uppstod på er arbetsplats?”, “Kan du beskriva en situation där kandidaten presterade extra bra?”.
