När i rekryteringsprocessen ringer man referenser?

När bör man ta referenser?

Att välja rätt tidpunkt för referenstagning beror på rekryteringsstrategin och behovet av information om kandidaten.

Tidigt i processen

Genom att ta referenser tidigt kan du snabbt avgöra om kandidaten är lämplig för rollen. Det minskar risken att slösa tid på kandidater som inte matchar kraven. Använd referenser som ett kompletterande urvalssteg för att bekräfta kandidatens kompetenser innan en djupintervju. Det är också viktigt att informera referenspersoner om att de kommer att bli kontaktade för att säkerställa att de är förberedda och kan ge utförliga svar.

Sent i processen

Traditionellt sett tas referenser i slutskedet av rekryteringsprocessen, när en eller två slutkandidater har valts ut. Fokus ligger då på att validera en kandidat som redan är positivt bedömd, vilket gör det enklare att få djupare insikter och detaljerad feedback om den slutliga kandidaten.

Hur många referenser ska man kontakta?

Vanligtvis rekommenderas det att man ska kontakta två referenser per kandidat, alternativt en chef och och en till två kollegor, för att få en tillräckligt bred och balanserad bild av kandidatens kompetenser, arbetssätt och personliga egenskaper, utan att processen blir onödigt tidskrävande.

De olika referenserna bör representera olika perspektiv, exempelvis tidigare chefer, kollegor eller samarbetspartners, för att få en helhetsbild av kandidaten. För vissa roller, särskilt ledande positioner, kan det vara relevant att kontakta fler referenser för att få en tydligare bild av kandidaten.

Med digitala verktyg som Refensa blir det enkelt att hantera flera referenser samtidigt då insamlingen automatiseras och svaren sammanställs i en rapport, vilket sparar tid och gör det möjligt att inkludera fler referenser utan ökad arbetsbörda.

5 tips på frågor när man tar referenser

När du tar referenser är det viktigt att ställa rätt frågor för att få en tydlig och objektiv bild av kandidatens kompetens och arbetsstil. Här är fem punkter som är bra att tänka på vid referenstagning:

1. Ställ öppna och specifika frågor

• Hur skulle du beskriva kandidatens arbetsstil?
• Kan du ge ett exempel på hur kandidaten hanterade en utmanande situation?

Öppna frågor uppmuntrar till att ge detaljerade och nyanserade svar.

2. Fokusera på kompetens och prestation

• Vilka styrkor och svagheter såg du i kandidatens arbete?
• Hur bidrog kandidaten till teamets eller företagets framgång?

Detta hjälper dig att förstå kandidatens konkreta bidrag och utvecklingsområden.

3. Undersök samarbetsförmåga och ledarskap

• Hur fungerade kandidaten i samarbete med andra?
• Om kandidaten hade en ledarroll, hur hanterade de sitt ansvar?

Dessa frågor belyser kandidatens sociala och organisatoriska färdigheter.

4. Fråga om pålitlighet och arbetsmoral

• Hur väl höll kandidaten deadlines och uppfyllde förväntningar?
• Fanns det någonsin några utmaningar med kandidatens arbetsmoral?

Detta ger insikter om kandidatens pålitlighet och drivkraft.

5. Be om konkreta exempel och avsluta med en helhetsbedömning

• Kan du ge ett exempel på ett projekt där kandidaten utmärkte sig?
• Skulle du rekommendera kandidaten för denna roll? Varför eller varför inte?

Avslutande frågor ger en sammanfattande bild av kandidatens lämplighet. Som rekryterare är det bra att ställa strukturerade och objektiva frågor för att säkerställa att referenserna ger rättvisa och jämförbara svar. Med verktyg som Refensa får du hjälp med detta.

Fördelar med digital referenstagning

Digital referenstagning med Refensa erbjuder flera fördelar jämfört med traditionella metoder:

Effektivisering

• Automatiserade påminnelser och insamling av referenser sparar tid.
• Rekryteraren får en sammanställd rapport som är enkel att analysera och jämföra.

Objektivitet och rättvisa

• Alla kandidater får samma kompetensbaserade och kvalitetssäkrade frågor.
• Undvik mänsklig bias som kan uppstå vid telefonintervjuer, som tonläge eller personliga intryck.

Snabbhet och datadrivna beslut

• Kortare ledtider gör att du snabbare kan fatta beslut och hinna före konkurrenter på en konkurrensutsatt arbetsmarknad.
• Data presenterad i en objektiv rapport gör det enklare att jämföra kandidater.
• Snabbare referenstagning kan hjälpa kandidater att få ett nytt jobb snabbare.

Vill du veta mer?
Läs mer och boka en demo av Refensa

Så fungerar Grade Refensa

Med Refensa blir referenstagning enkel och automatiserad. Så här fungerar processen i fyra steg:

1. Rekryteraren lägger till kandidaten

Välj din referensmall och bjud in din kandidat via SMS och E-post, därefter sätts den automatiserade processen igång. Detta steg kan du göra direkt i Refensa eller genom en integration till ditt rekryteringsverktyg. Därefter kan kandidaten lämna referenser i dashboarden och Refensa jagar, påminner och sammanställer referenserna åt dig. Du får en färdig rapport och kan därefter enkelt ta ett beslut.

2. Kandidaten laddar upp sina referenser

I sin dashboard laddar kandidaten upp de referenser du begärt. Du kan även, utan att lägga ned mer tid själv, låta Refensa intervjua fler referenser för samma kandidat och på så sätt skapa dig en bredare bild av kandidaten. För att öka kandidatupplevelsen kan kandidaten även följa sin process och se vilket steg den befinner sig i.

3. Referenserna besvarar referenstagningen

Referenserna svarar på frågorna i Refensas interaktiva chatrobot, som skapar en engagerande och användarvänlig referensupplevelse. Om referensen väljer att hellre blir uppringd, startas en automatiserad mötesbokningsfunktion som snabbt hittar en tid och skickar ut mötesinbjudan till både rekryterare och referens.

4. Rapporten aggregeras till rekryteraren

När rapporten är klar är det enkelt att jämföra referensernas svar mellan varandra och du kan även själv välja hur rapporten skall se ut. Genom Refensas kandidatledda process visas även varningar när kandidat och referens uppgett olika svar på samma fråga. Detta utgör ett extra verifieringssteg för högre validitet.

Vanliga frågor och svar relaterade till ”Rekrytera med digital referenstagning”