Så utvecklade Vänersborgs kommun sina medarbetarsamtal – med fokus på värdeskapande och verksamhetsnytta
Hösten 2022 påbörjade Vänersborgs kommun ett arbete med att utveckla sina medarbetarsamtal. Målet var inte bara att digitalisera en befintlig process – utan att skapa ett mer likvärdigt, verksamhetsnära och värdeskapande samtal som stärker både prestation och utveckling över tid.
Bakom arbetet stod Camilla Andersson, förhandlingschef med ansvar för arbetsrättsliga frågor och löneöversyn, och Malin Öberg, HR-specialist med fokus på kompetens- och ledarförsörjning.
”Det handlade egentligen om två delar. Den ena var att digitalisera samtalet. Den andra var att gå till botten med syftet: varför har vi ett medarbetarsamtal? Vad ska man prata om i ett medarbetarsamtal? Vi fick större möjlighet att se över det i samband med digitaliseringen”
– Camilla Andersson, förhandlingschef, Vänersborgs kommun
Från checklista till tydligt syfte
Inför upphandlingen av ett digitalt stöd identifierade kommunen flera behov. De ville ha en modern och interaktiv plattform där olika processer kunde samverka – men framför allt ville de säkerställa att dokumentation och mål inte försvinner vid chefsbyten.
Ett centralt krav var därför att systemstödet skulle följa medarbetaren, inte chefen.
– Vi ville bort från att viktiga underlag hamnar i en låda eller försvinner när en chef slutar. Medarbetarsamtalet ska vara en del av en långsiktig utveckling, både för individen och för verksamheten, säger Camilla.
”Medarbetarsamtalet kan lätt svälla och innehålla allt möjligt. Vi gick tillbaka till vad som är samtalets grundfokus. Vad är det man ska göra där – som man inte gör någon annanstans? Vi vände och vred på det.”
– Malin Öberg, HR-specialist, Vänersborgs kommun
Två perspektiv blev en framgångsfaktor
En tydlig framgångsfaktor var att arbetet drevs gemensamt av två personer med olika perspektiv.
– Vi har varit två, med olika roller och olika ingångar. Det har gjort att vi kunnat väga in flera perspektiv och verkligen kvalitetssäkra innehållet. Det blev en styrka både i projektet och i vårt fortsatta samarbete, säger Camilla.
En stegvis implementering över tre år
Införandet av Grade startade med en mindre testfas under hösten 2022. Kommunen lät 5–6 chefer från olika verksamhetsområden prova upplägget och ge feedback på detaljer innan lansering.
I december 2022 gick man sedan i skarpt läge för hela organisationen, men med en tydlig strategi: införandet skulle ske gradvis under tre år.
Upplägget såg ut så här:
- År 1: chefer som kunde började använda Grade för den framåtsyftande delen i samtalet, det vill säga att formulera nya mål digitalt i systemet (utvärdering av tidigare periods mål följdes upp i gamla materialet)
- År 2: de som redan börjat genomförde hela samtalet i digitala plattformen medan övriga tog första steget in i systemet
- År 3: målet var att samtliga chefer skulle arbeta fullt ut i Grade
Under första året hade de en utbildningsinsats, därefter fanns Malin tillgänglig som support för de chefer eller ledningsgrupper som önskade stöd och tänkande kring hur de kunde nyttja systemet utifrån sina behov.
”Vi har haft instruktionsmaterial, videos och stöd i olika forum. Och vi har varit väldigt tillgängliga. I vissa perioder var det många chefer som önskade stöttning i arbetet.”
– Malin Öberg, Vänersborgs kommun
En viktig lärdom var att ett digitalt medarbetarsamtal inte får reduceras till ett tekniskt införande.
– Annars blir det en digisering istället för digitalisering. Det här är en förändring för att bidra till verksamhetsutveckling, inte bara för att ersätta papper med dator, säger Malin.
En avskalad struktur som hjälper cheferna att hålla fokus
Under arbetet med att utveckla samtalet landade kommunen i en tydlig struktur: medarbetarsamtalet bygger på 4 + 1 frågor, där syftet är att hålla fokus på uppdrag, prestation och utveckling.
– Många kan tycka att det är få frågor, men vår huvudfråga handlar om vilket uppdrag, vilka mål och vilka aktiviteter som gäller för kommande period. Det är därför vi har medarbetarsamtal, säger Malin.
De två följande frågorna handlar om förutsättningar:
- vilka resurser och arbetsmiljöförhållanden som behövs för att lyckas
- vilken kompetensutveckling som krävs för att kunna bidra framåt
– Vi finns här för vänersborgarna. För att kunna leverera en god verksamhet behöver vi rätt förutsättningar, både fysiskt och organisatoriskt. Samtalet ska hjälpa oss att prata om det som faktiskt påverkar resultaten, säger Camilla.
Den fjärde frågan är en öppen fråga som ger möjlighet att fånga upp andra faktorer som påverkar arbetet – exempelvis oro eller privata omständigheter – utan att samtalet blir ett forum för känslig dokumentation.
Den femte frågan är en obligatorisk kontrollfråga om bisyssla.
Kommunen har även valt att ha en sammanfattningsdel i samtalet, som många chefer upplever som ett stöd för att runda av och tydliggöra nästa steg.
“Det tar 2–3 år innan det blir riktigt värdefullt”
Våren 2025 genomförde kommunen en större utvärdering av medarbetarsamtalet i Grade. Enkäten skickades ut till kommunens cirka 170 chefer och fick en svarsfrekvens på 70 procent – något som i sig visade att frågan engagerade.
Resultatet visade att cheferna i stort var mycket nöjda, och att Grade och det nya upplägget bidragit till en tydligare struktur och högre kvalitet i samtalen.
– Det blev tydligt att det tar 2–3 år innan man kan nyttja arbetssättet fullt ut. Första året är allt nytt, andra året börjar man förstå helheten och tredje året har man gjort hela cykeln och ser värdet i uppföljningen, säger Malin.
Kommunen valde också att göra mindre justeringar baserat på feedback, bland annat genom att förtydliga instruktioner och göra språkliga förbättringar i vissa delar av samtalet.
Ökad kvalitet och bättre förberedelser
I utvärderingen framkom flera tydliga effekter av det nya arbetssättet:
- både chefer och medarbetare förbereder sig bättre
- samtalet blir mer fokuserat och verksamhetsnära
- medarbetaren får en tydligare roll i att formulera sitt bidrag till verksamhetens mål
- strukturen stärker självledarskap och ansvarstagande
- chefer upplever att det blir lättare att hålla tråden i samtalet
– När frågorna är få men tydliga blir det lättare att hålla fokus. Det vi ville åstadkomma var ett samtal som handlar om rätt saker – inte en checklista där man bara “betar av”, säger Camilla.
Ett långsiktigt stöd för utveckling
För Vänersborgs kommun har Grade blivit en del av ett större arbete med kompetensförsörjning, verksamhetsutveckling och likvärdighet i organisationen.
Med en struktur som följer medarbetaren över tid, och med ett tydligt fokus på uppdrag, mål och förutsättningar, har kommunen skapat ett medarbetarsamtal som fungerar som ett konkret verktyg i både ledarskap, medarbetarskap och utveckling.
– Vi hade inte infört det här om vi bara ville digitalisera medarbetarsamtalet. Då finns det enklare sätt. Vi ville åstadkomma mer – och det här är en resa som tar tid, säger Camilla.
