Digital referenstagning har de senaste åren varit ett hett ämne inom rekrytering. Traditionell referenstagning är ofta en stor tidstjuv och det kan vara svårt att kvalitetssäkra svaren. I den här intervjun berättar Martin Heden Lindgren, medgrundare till Refensa, om fördelarna med digital referenstagning och varför det är mer aktuellt än någonsin.

Refensa är ett kandidatlett, digitalt verktyg för referenstagning som enkelt kan integreras till flera  rekryteringverktyg på marknaden. Sedan våren 2022 tillhör Refensa koncernen Grade – och tillsammans hjälper vi företag och organisationer att attrahera, rekrytera och behålla medarbetare.

Hur fick ni idén till att utveckla Refensa?

Vi tittade på verktyg för digital referenstagning för cirka 3–4 år sedan och förvånades över att vi inte kunde hitta ett automatiserat verktyg där kandidater själva kunde bjuda in sina referenser och följa sin referensprocess, eller erbjöd en interaktiv och engagerande upplevelse för både kandidaten och referenserna. Så vi bestämde oss för att utveckla en egen lösning och på den vägen är det.

Vilka skulle du säga är de största fördelarna med digital referenstagning?

Den tydligaste fördelen om man frågor våra användare är att man sparar väldigt mycket tid. Från cirka en till två timmar, upp till en och en halv vecka i total tid per kandidat, medräknat ledtider. Över 50% av alla referenser svarar utanför kontorstid, vilket för rekryterare brukar vara svårt att erbjuda vid traditionell referenstagning. Det är tydligt att även referenserna föredrar en digital process – det ser vi svart på vitt.

Mer transparenta svar och objektiv bedömning

Många användare upplever att de får ärligare svar i en digital referenstagning och att det är lättare att göra en objektiv, kvalitetssäkrad referenstagning – för såväl nyanställda rekryteringsassistenter som seniora rekryterare. Dessutom är det enkelt att få en tydlig överblick i vår automatisk genererade referensrapport.

Refensa går att sömlöst integrera med flera olika rekryteringsverktyg, vilket gör det väldigt enkelt att komma igång och använda – utan att behöva lära sig ett nytt system. Inom Grade-koncernen finns Refensa helt integrerat i Workbuster och Varbi.

Vilken effekt har era kunder kunnat se med Refensa?

När vi tittar på våra kunder som nu har använt Refensa i 2-3 år är de tydligaste effekterna att svarstiden för en referens, som tidigare legat på ett par dagar och upp till mer än en vecka, gått ner till cirka 20 timmar. Man har en ROI på mellan 500-1000%, beroende på vad den anställde som genomför referenstagningarna har för snittlön. Snittet för antal genomförda referenser i förhållande till begärda referenser per kandidat ligger på cirka 103-104%, då kandidater i Refensa bjuder in cirka 20% fler referenser än vad rekryteraren har begärt (i snitt 2-3 referenser per kandidat). Det ger ett fantastiskt kvalitetslyft för majoriteten av alla referenstagningar.

Har du några tips på hur man kommer igång och lyckas med digital referenstagning?

Om digital referenstagning är helt nytt för ens organisation kan man börja i lite mindre skala på en grupp om 1-5 personer och sedan brukar det rätt snabbt växa sig ut i organisationen. Vi är flera team inom koncernen som varje dag hjälper allt från små företag till stora internationella organisationer att komma igång med Refensa, så det är bara att höra av sig till oss för att testa och snabbt komma igång!