Digital referansesjekk har vært et hett tema innen rekruttering de siste årene. Tradisjonell referansesjekk er ofte en stor tidstyv og det kan være vanskelig å kvalitetssikre svarene. Vi snakket med Martin Heden Lindgren, medgründer av Refensa, om fordelene med digital referansesjekk og hvorfor det er mer relevant enn noen gang.

Refensa tilbyr kandidatledet og digital referansesjekk som gjøres direkte fra rekrutteringsverktøyet. Siden våren 2022 har Refensa vært en del av Grade-gruppen, som med sine Talent Management-løsninger hjelper bedrifter og organisasjoner med å bedre tiltrekke, rekruttere og beholde medarbeidere.

Hvordan fikk du ideen om å utvikle Refensa?

– Vi så på digitale referanseinnsamlingsverktøy for rundt 3-4 år siden og ble overrasket over at vi ikke fant et automatisert verktøy der kandidater selv kunne invitere referansene sine og følge referanseprosessen deres, eller tilby en interaktiv og engasjerende opplevelse for både kandidaten og referansene. Så vi bestemte oss for å utvikle vår egen løsning, og sånn ble det.

Hva vil du si er de største fordelene med digital referanse?

– Den klareste fordelen i følge brukerne våre er at du sparer mye tid. Fra rundt én til to timer og opptil halvannen uke i total tid per kandidat, inkludert ventetid. Over 50 % av alle referanser svarer utenfor kontortid, noe som for rekrutterere vanligvis er vanskelig å tilby i tradisjonell referansesjekk. Det er tydelig at selv referansene foretrekker en digital prosess – det ser vi svart på hvitt.

Mer transparente svar og objektiv vurdering

– Mange brukere opplever at de får ærligere svar i en digital referansesjekk og at det er lettere å gjøre en objektiv og kvalitetssikret referanse, både for nyansatte rekrutteringsassistenter og senior rekrutterere. I tillegg er det enkelt å få oversikt i vår automatisk genererte referanserapport.

Refensa kan integreres sømløst med rekrutteringsverktøyet, noe som gjør det veldig enkelt å komme i gang og bruke – uten å måtte lære et nytt system. Innenfor Grade Group er Refensa fullt integrert i Jobadmin, Workbuster og Varbi.

Hvilken effekt har kundene dine hatt ved å bruke Refensa?

– Når vi ser på kundene våre som nå har brukt Refensa i 2-3 år, er de tydeligste effektene at responstiden for en referanse, som tidligere tok et par dager og opptil mer enn en uke, har sunket til ca. 20 timer. Du har en ROI på mellom 500-1000 %, avhengig av gjennomsnittslønnen til den ansatte som utfører referansesjekken. Gjennomsnittlig antall utfylte referanser i forhold til etterspurte referanser per kandidat er ca 103-104 %, da kandidater i Refensa inviterer ca 20 % flere referanser enn det rekruttereren har bedt om (i snitt 2-3 referanser per kandidat). Det gir et fantastisk kvalitetsløft for de fleste rekrutteringsprosesser.

Har du noen tips til hvordan du kan komme i gang og lykkes med digital referansesjekk?

– Hvis digital referansesjekk er helt nytt for deres organisasjon, kan du starte i mindre skala med en gruppe på 1-5 personer og da vokser det som regel ganske raskt i organisasjonen. Vi er flere team innen konsernet som hver dag hjelper alt fra små bedrifter til store internasjonale konsern med å komme i gang med Refensa, så det er bare å ta kontakt for å teste og komme raskt i gang.