Eskilstuna kommun förbättrar sin support med nya digitala guideportaler
Industri
Kommun
Kontor
Eskilstuna
Medarbetare
Över 11 000
Kund sedan
2021
”Vi har tagit bort behovet av gamla lathundar och papper, och medarbetarna hittar allt de behöver direkt i mobilen. Det sparar tid både för oss i supporten och för verksamheten”
Adrian Toma, Systemförvaltare, Eskilstuna kommun
Bakgrunden
Eskilstuna kommun har använt Grade som intern lärplattform sedan 2021. Inom vård- och omsorgsförvaltningen fanns ett stort behov av att modernisera och effektivisera hur medarbetarna tog del av lathundar, utbildningar och stödmaterial. De tidigare dokumenten låg utspridda på intranätet, var svåra att hålla uppdaterade och krävde mycket manuellt arbete både för systemförvaltare och personal.
Som systemförvaltare såg Adrian Toma en möjlighet att förbättra användarupplevelsen genom att skapa en mer tillgänglig, användarvänlig och mobilanpassad lösning – byggd direkt i Grade.
Lösningen: En skräddarsydd guideportal – tillgänglig som app
Under våren 2025 utvecklade Adrian en helt ny digital guideportal i Grade, som lanserades för alla anställda i mars. Portalen fungerar som en interaktiv utbildningsmiljö och digital lathund, anpassad efter kommunens visuella profil och arbetssätt.
Nyckelfunktioner
- Klickbara guider med bilder, filmer och steg-för-steg-instruktioner
- Mobilanpassat gränssnitt – tillgängligt via app direkt i medarbetarnas jobbtelefoner
- Smarta kontaktvägar och en FAQ baserad på vanliga supportärenden
- E-tjänster för behörigheter och beställningar
- Möjlighet att länka till exakt rätt guide vid supportfrågor
- Integration från kommunens intranät och tillgänglig som en app via företagsportalen
Portalen har blivit en del av medarbetarnas dagliga arbete och används även i introduktionsutbildningar och kompetenscentrum. Lösningen har därefter skalats till fler system – totalt tre guideportaler är färdiga och en fjärde under uppbyggnad.
Effekt: Minskad belastning på supporten
Resultatet har varit tydligt. När all information finns samlad på ett ställe och hålls uppdaterad samt lättillgänglig har Eskilstuna kommun sett en markant minskning av supportärenden. Adrian lyfter att Grade inte bara möjliggjorde en skräddarsydd struktur anpassad efter verksamhetens språk, behov och processer utan även gav en stabil och flexibel plattform som gör det enkelt att växa vidare. Grade har enligt Adrian levererat en lösning som kombinerar användarvänlighet, kvalitet och verksamhetsförståelse på ett sätt som externa leverantörsguider inte kunde matcha.
Fler resultat
- Hög användarfrekvens – omkring 100 dagliga besök
- 4230 medarbetare inom vård och omsorg har tillgång till portalen
- Förbättrad onboarding då portalen används i introduktionsutbildningar
- Miljövinster och tidsbesparing – inga utskrifter av lathundar
- Flexibel och snabb uppdatering när system eller processer förändras
”Arbetet fortsätter nu med att bygga fler guideportaler för ytterligare system inom kommunen, med målsättningen att på sikt samla alla systemstödsutbildningar och lathundar i en enhetlig, modern och lättanvänd digital struktur”
Adrian Toma
Har du frågor om våra produkter och tjänster?
