Ska ni anställa en ny medarbetare? Ett sätt att få koll på hur personen har fungerat i olika situationer på en arbetsplats är att ta referenser. Men hur kan du vara säker på att referensen du ringer verkligen är en före detta chef eller kollega? Och hur och när når du lättast en referensperson? Martin Heden Lindgren är CSO på Gradebolaget, Refensa, han berättar mer om fördelarna med digital referenstagning.
Att rekrytera ”fel” person till en tjänst kostar i genomsnitt 700 000 kronor. Dessutom lägger hela organisationen tid och energi på att lära känna och lära upp en ny person. Att i så stor grad som möjligt säkerställa att man rekryterar rätt person är därför viktigt för hela organisationen.
– Att gå på ”magkänslan” eller ”läsa mellan rader” när man rekryterar kan vara olycksbådande och är något man vill förhindra genom hela rekryteringsprocessen, menar Martin Heden Lindgren. Man är mer benägen att tycka bättre om personer som är mer likasinnade, fast det kanske är en annan personlighetstyp som behövs för att komplettera kompetens inom organisationen.
Detta gäller självklart i lika hög nivå när det är dags att ta referenser. När man pratar med en person tenderar man att bli subjektiv och läsa mellan raderna, vilket kan leda till att man tolkar personen fel och fattar felaktiga beslut.
– När man istället använder digital referenstagning minskar risken för subjektivitet då processen sker standardiserat på samma sätt varje gång, berättar Martin. Frågorna bestäms på förhand. Alla referenspersoner får samma frågor som ställs på samma sätt, vilket gör att kvaliteten på svaren förbättras och resultaten blir enklare att jämföra. Detta säkerställer även att inte diskriminerande frågor och följdfrågor ställs under referenstagningen.
Ett sätt att säkerställa att en ansökande kandidat har den kompetens och erfarenhet som organisationen eftersöker, är att använda referenstagning. Utifrån den arbetsrelation som referenspersonen och kandidaten har haft, kan referenspersonen bedöma kandidatens potential och uppskatta kandidatens arbetsprestation och kapacitet.
– En referensperson kan också bekräfta den uppfattning man fått om kandidatens personlighet och karaktär och räta ut eventuella frågetecken som kan ha uppstått vid intervjutillfället, kompletterar Martin. En gedigen och väl genomförd referensprocess ger också ett bra underlag för kommande onboarding då rekryterande chef kan få viktig information för att hjälpa den nya kandidaten att så snabbt som möjligt komma in i verksamheten.
Martin berättar att man genom att använda digital referenstagning får struktur på hela rekryteringsprocessen och referenstagningen blir säkrare och snabbare, både för den som rekryterar, för kandidaten och för referenspersonen.
1. Validitet genom verifiering
I den digitala referenstagningsprocessen får referenspersonen verifiera sig till exempel via BankID. Det innebär att det verifieras att personen verkligen är den man utgett sig för att vara. Det går också att se att referenser och kandidat inte delar på samma IP-adress, skulle det vara fallet kan man larma för bedrägeriförsök.
2. Ökad kvalitet
När referenstagningen genomförs standardiserat och de förutbestämda frågorna ställs på samma sätt till alla referenspersoner, ökar kvaliteten på referenstagningen. Det blir omöjligt att ”läsa mellan raderna” vilket gör att subjektiviteten och risk för diskriminering minskar.
3. Sparar tid och pengar
I genomsnitt sparar ett företag cirka 108 minuter per kandidat med digital referenstagning, vilket motsvarar cirka 615 kronor. Om företaget gör referenstagning på 40 kandidater per månad, motsvarar det en besparing på cirka 25 000 kronor eller 9 arbetsdagar per månad. Genomför man många rekryteringar kan man med andra ord spara mycket tid och pengar.
4. Referenstagning ”on demand”
Rekryteraren startar processen genom ett par knapptryck och är sedan klar. Kandidaten bjuder sedan själv in sina referenser genom att fylla i kontaktuppgifter och svara på cross-checking-frågor som senare också ställs till referenserna. Referenspersonen får ett meddelande och kan själv välja när och från vilken enhet de önskar svara. 51 % av alla referenser väljer att svara utanför ordinarie kontorstid.
5. GDPR-säkert
När referenserna har svarat får rekryteraren en automatiskt aggregerad och lättöverskådlig referensrapport som är helt säker att enligt GDPR dela via mejl och länk. Efter en bestämd tidpunkt kan man anonymisera kandidaters och referensers personuppgifter. Alla uppgifter som hanteras lagras inom EU.
Vill du prova hur digital referenstagning fungerar?
Så utvecklade Vänersborgs kommun sina medarbetarsamtal – med fokus på värdeskapande och verksamhetsnytta Hösten 2022 påbörjade Vänersborgs kommun ett arbete med att utveckla sina medarbetarsamtal.
När AI möter employer branding – hur vi behåller det mänskliga i det automatiserade Paulina Frank, Recruitment Marketing Specialist, Grade Paulina är en av Grades expertrådgivare
HR-trender från verkligheten: Vad HR faktiskt brottas med 2026 En insiktsrapport baserad på input från HR-professionella i Sverige och Norden HR har aldrig haft en
