Vi har pratat med Suzanne Lundblad, HR-chef på ICA Maxi Moraberg, om vikten av att kunna ha en anpassningsbar och CV-lös rekryteringsprocess där återkoppling är A och O, om hur man når ut till rätt målgrupp och hittar rätt kandidater och hur man som ensam på HR hanterar över 700 ansökningar per år.

Hur länge har du arbetat inom ICA-koncernen och vilka roller har du haft?

– Jag har arbetat inom ICA-koncernen i 17 år och har varit butiksmedarbetare, HR-generalist, ekonomiassistent och HR-chef. När jag arbetade på ICA:s huvudkontor hjälpte jag handlare runtom i landet med schemaläggning och arbetsrätt. Jag var också med i två stora projekt, där det ena handlade om att utveckla ett internt CRM-system och det andra handlade om bemanningssystem för butikerna. Det var då jag kom i kontakt med Grade Workbuster för första gången och jag blev den som startade upp och utbildade personalen i de butiker som ville använda Grade Workbusters rekryteringsverktyg.

Hur många ansökningar får ni till ICA Maxi Moraberg?

– Det beror helt och hållet på hur många tjänster vi utlyst så det är svårt att säga. Tittar jag på spontanansökningarna så får jag in cirka 450 på ett år och tittar jag tillbaka hittills på de tjänster vi har utlyst i år så har jag fått in cirka 750. Det är många rekryteringar som ska göras under ett år, butiken har funnits i fem år och på de fem åren har vi har vuxit från att ha varit 48 medarbetare till att bli 135 och bara i somras anställde vi cirka 30 härliga medarbetare på sommarvikariat.

Hur ser er rekryteringsprocess ut?

– Hos oss är det ordning och reda, inte bara i butiken, utan också i vår rekryteringsprocess. Först har jag en dialog med försäljningschefen gällande tjänsten som ska tillsättas. Tillsammans ser vi om schemat och befattningsbeskrivningen ska ändras. När jag gör platsannonsen i Grade Workbusters rekryteringssystem så utgår jag från befattningsbeskrivningen och väljer ut de frågor som jag vill att kandidaten ska kunna svara på. Sedan kan jag enkelt mäta hur många procent av kandidaterna som matchar det vi har efterfrågat i urvalsfrågorna. Att kunna använda urvalsfrågor istället för att gå igenom varje CV från början underlättar enormt för mig i rekryteringen.

Hur viktigt är det för er på ICA Maxi Moraberg att kunna anpassa er rekryteringsprocess?

– ICA hade en central användarlicens på Grade Workbuster men ICA:s användarlicens hade endast en databas med ett begränsat urval av annonser och urvalsfrågor att välja mellan. Men eftersom förutsättningarna för varje enskild butiks utlysta tjänster skiljer sig markant så jag saknade många funktioner. Till exempel fanns inte möjligheten att göra en annons för tjänst där kandidaten ska kunna både mejeri/frys och bröd och inte heller möjligheten att fråga om kandidaten har körkort och bil, då de flesta butiker kanske är enklare att ta sig till. Summan av kardemumman är att när man har en egen användare med en egen databas, så kan man styra sina annonser och urvalsfrågor precis som man vill efter sitt eget företags upplägg och förutsättningar.

Hur når ni ut till rätt målgrupper?

– Jag upplever att om man vill arbeta inom butik så söker man till butik. Vi får ansökningar från alla åldrar och har man arbetat som chef på en mindre butik så söker man sig gärna till en större. Mycket av våra ansökningar kommer in via sociala medier. Vi tillsätter ju många olika roller men vi vill ha personal som älskar kundmöten och mat och som planerar att vara hos oss ett tag då en rekrytering faktiskt kostar en hel del för företaget. Att träffa rätt är jätteviktigt och därför läser jag faktiskt varenda ansökan som kommer in, oavsett om de har uppnått kriterierna för våra urvalsfrågor. Har någon sökt till oss flera gånger så har ju den personen ett genuint intresse att arbeta hos oss. Och till vissa tjänster kan grundkraven vara ganska enkla; glimten i ögat, klipp i stegen och ett intresse för mat. Hittills har vi lyckats hitta många fantastiska medarbetare som aldrig tvekar att göra det lilla extra.

Hur säkerställer ni att de som söker till er får en bra upplevelse av er rekryteringsprocess?

– Det är stor sannolikhet att de som söker till oss även är kunder i butiken. Därför är det extra viktigt att alla ska få ett svar av oss, oavsett om det är ett positivt eller ett negativt besked. Återkoppling är A och O för att du ska upplevas som en engagerad och proffsig arbetsgivare. Det är också därför vi alltid hänvisar till annonslänken för spontanansökan och aldrig tar emot några ansökningar via mejl eller i butiken. På så sätt missar vi inte att ge någon ett svar.

Slutligen, vad är det bästa med Grade Workbusters rekryteringssystem?

– Det bästa med Grade Workbuster är att det går att anpassa urvalsfrågorna och det underlättar i förstasteget i vår rekrytering, då det går snabbt att ”sålla ut” de kandidater som bäst matchar en tjänst. Det är också väldigt smidigt och lättanvänt även för en ovan användare eller någon som använder systemet mer sällan. Jag önskar att alla försäljningschefer här tyckte att det var lika kul med system och rekrytering som jag gör 😊

Visste du detta om ICA-gruppen?

• ICA är ledande i Sverige inom dagligvaruhandel.
• ICA har cirka 1 300 butiker och en marknadsandel på cirka 36 procent i Sverige.
• ICA Gruppens verksamhet för dagligvaror finns i Sverige, Estland, Lettland och Litauen. 
• ICA Gruppen är en av Nordens största aktörer inom dagligvaruhandel.
• Koncernen innefattar 1 951 hel- eller handlarägda butiker och apotek.
• År 2021 hade ICA Gruppen 24 000 anställda.
• Redan 1917 startade Hakon Swenson Hakon-bolaget som är ursprunget till dagens ICA, vilket innebär att ICA fyllde 100 år 2017.
• År 2021 omsatte ICA Gruppen cirka 126 miljarder kronor.
• Drygt 9 av 10 konsumenter i Sverige känner till ICA och mer än hälften av svenska konsumenter har ICA som sitt förstahandsval.