Länsstyrelsen årets Recruit-vinnare på Grade Awards

Juryns motivering: “Årets Grade Recruit är en stor organisation som på ett effektivt och föredömligt sätt gått från att sitta i flera olika system till att centralisera till samma system för att kvalitetssäkra och effektivisera sin rekrytering. Med snart 8000 anställda och 21 kontor runt om i Sverige krävs tydliga processer och ett starkt varför, något som denna organisation lyckats exemplariskt med. Årets Grade Recruit går till Länsstyrelsen!”

I den här intervjun möter vi Evelina Sönnerstedt, Katarina Rodriguez Thunberg och Nadja Brinck Strid som alla jobbar med HR på Länsstyrelsen.

Stort grattis till priset! Vill ni berätta lite mer om hur ni har jobbat med att centralisera ert arbete med rekrytering hos Länsstyrelsen?

– Från början hade vi 21 olika avtal med rekryteringssystem och alla löpte ut ungefär samtidigt. Vår gemensamma modell säger att vi ska upphandla gemensamt när vi kan, och arbeta tillsammans. Inledningsvis såg vi ett driv från HR-kollegor runtom i Sverige som ville sätta ihop en gemensam behovsbeskrivning inför den nya upphandlingen. Samarbetet började väldigt bra och starkt med en gemensam vision om vad vi ville ha på marknaden. Med facit på hand hade vi en väldigt bra gemensam bild av vad vi önskade ha när vi var på plats. Vår utmaning har varit att vi har en central IT-organisation, men 21 olika myndigheter med olika processer. Det var viktigt för oss att fokusera på skalbara lösningar för alla län. Det har varit de senaste årens arbete.

En fördel var att alla avtal inte löpte ut exakt samtidigt, så att vi kunde gå samman gradvis alltefter att avtalen löpt ut. Nu är alla igång, men det var skönt att inte alla hoppade på exakt samtidigt. Då hann några jobba in sig innan, och sedan har vi också kollegor som varit bekanta med Varbi sedan tidigare som har kunnat visa vägen i verktyget. Den största utmaningen låg på IT-sidan med teknik och data för alla län. Det ska finnas trygga och säkra inloggningar för alla.

Nu när vi samlats i samma verktyg får vi en helt annan typ av erfarenhetsutbyte än tidigare. Våra kollegor har en väg in vid frågor, det skapar en annan typ av gemenskap. Vi är 21 olika myndigheter, men vi är ändå tillsammans. Vi har fått positiv återkoppling, det har inte behövts så mycket utbildning utan har varit väldigt lätt att använda. Det har varit smidigt att sätta igång när man varit redo för det.

Vad har varit ert framgångsrecept?

– Tålamod! På ett sätt är vi inte i mål än, men inte på ett negativt sätt, vi har tagit jättestora kliv framåt och fått upp ögonen för vad mer skulle kunna göra tillsammans. I det arbetet är det tålamod och mycket förståelse för att vi tänker olika och har olika behov, men kanske ändå kan möta dessa med samma metod. Ute i verksamheten kanske man fastnar vid en knapp, eller en detalj, men vi kan oftast lösa den detaljen med samma lösning för alla om man zoomar ut lite och tänker till. Att tänka på vad som ger vinst för alla, och inte bara springa på detaljer. Det är viktigt att sätta grunden först.

Vad har ni för tips till andra organisationer som står inför en liknande resa?

– Tålamod. Och att tänka på att det faktiskt är kul. Vi körde på mycket egentligen. Man ska inte övertänka för mycket inledningsvis, utan våga testa och prova. Att inte problematisera för mycket är en vinst. Det är också viktigt att få med sig IT väldigt tidigt, framförallt eftersom vi förhåller oss till lagen om offentlig upphandling. Det blir komplext att kravställa en produkt som man inte vet hur den ser ut, så då är det bra att få med IT direkt kring funktionaliteten i verktyget. Och sen kan man bara köra!

Sen får man även tänka på att på sikt sy ihop säcken och få en gemensam röd tråd. Det är därför vi inte känner att vi är helt klara än, nästa steg är att hitta vår best practice inom Länsstyrelsen. Det finns många moduler att koppla på, och där får man göra en avvägning. Kan det bli för mycket och rörigt för våra användare? Vi vill ha en smidig process för alla. Vi har också haft en väldigt positiv och engagerad kontaktperson, han har förstått oss och visat intresse för oss som kund.

Ni har gjort ett stort jobb redan, vill ni berätta lite mer om vad som är på gång härnäst?

– Vi har precis haft verksamhetsplaneringsdagar och pratat mycket om att paketera den produkt vi har ännu bättre, och inspirera till olika lösningar och metoder som finns i verktyget. Vi vill utmana verksamheten att använda det mer frekvent, till exempel digital referenstagning har det varit många olika åsikter kring tidigare, många har varit fundersamma. Men nu är det alltfler som hoppar på det och som ser en vinst i det. Våga utmana och inspirera verksamheterna att använda de digitala verktyg och funktioner som finns.

Vi har också haft ett eget tillfälle för inspiration för att nå ut till alla i länen. Kollegor byts emellanåt, så vi hade en förmiddag med Grade där vi hade en presentation om alla moduler som finns att välja tillsammans med Grade, så att alla som kunde delta fick ännu mer inspiration. Det kommer vi att fortsätta med. Det var en jättebra förmiddag.

Vad är det bästa med att jobba på Länsstyrelsen?

– Det är så himla varierat! Vi söker allt från grodinventerare till HR-specialister, det är så olika i alla län. Ingen arbetsplats har så breda yrkeskategorier som vi har. Sen har vi också ett viktigt samhällsuppdrag och en väldigt aktuell verksamhet eftersom vi hela tiden följer regeringen. Under pandemin var det snabba tillfälliga lösningar som skulle gynna samhället positivt, och då behövde vi ställa om snabbt. Vi upprätthåller demokrati och har ett brett, spännande uppdrag. Man vinner lätt i TP om man jobbat här tillräckligt länge!

Vi har också otroligt engagerade kollegor med ett stort intresse och nyfikenhet av varandra. Och nu när vi har en gemensam ingång till vårt rekryteringsarbete kommer vi i kontakt på ett helt annat sätt än innan, det är väldigt bra. Samarbetet blir på en ny nivå, vi utbyter inte bara information utan lär verkligen känna varandra.