Varför tar rekrytering lång tid?
Rekrytering är en central del av varje företags framgång, eftersom rätt person på rätt plats kan höja hela organisationens prestationsförmåga.
Många företag står inför utmaningar i rekryteringsprocessen, såsom kompetensbrist och långsamma rekryteringar, vilket påverkar deras möjligheter att attrahera och behålla talanger.
Samtidigt är rekryteringsprocessen ofta tidskrävande och komplex. Kandidater ska hittas, utvärderas och matchas mot affärsbehov och företagskultur. Men varför drar den ofta ut på tiden?
I denna artikel tittar vi närmare på rekryteringsprocessens olika delar, hur lång tid den i regel tar och vilka faktorer som bidrar till att processen ibland blir längre än önskat.
Letar du efter ett träffsäkert rekryteringsverktyg?
Hur lång är en genomsnittlig rekryteringsprocess?
Längden på en rekryteringsprocess varierar, men statistik visar att den genomsnittliga rekryteringsprocessen kan ta mellan 4 och 8 veckor från att behovet identifieras, till att ett avtal mellan arbetsgivare och arbetstagare signeras.
Denna tidsram är dock inte huggen i sten då vissa företag hittar rätt kandidat snabbare, medan andra kan uppleva att det tar betydligt längre tid. Branschtillhörighet, rollens komplexitet och konkurrensen om kvalificerade kandidater spelar en stor roll. En specialistroll inom IT kan till exempel ta längre tid att fylla än en mer generell administrativ tjänst.
Vidare kan rådande konjunktur och tillgången till arbetskraft påverka hur lätt eller svårt det är att hitta den perfekta kandidaten. Med andra ord, olika faktorer som branschtillhörighet och rollens komplexitet kan påverka hur lång tid rekryteringsprocessen tar.
Vanliga orsaker till att rekrytering tar lång tid
Det finns flera faktorer som bidrar till att rekryteringsprocessen ibland drar ut på tiden. Många företag står inför utmaningar som kompetensbrist och långsamma rekryteringar, vilket påverkar deras möjligheter att attrahera och behålla talanger. De vanligaste orsakerna är:
Otydlig kravprofil eller rollbeskrivning
Långa beslutsvägar inom organisationen
Manuella och resurskrävande processer
Stora volymer ansökningar eller specialistroller
Så ser en vanlig rekryteringsprocess ut
En typisk rekryteringsprocess består av flera steg som alla spelar en viktig roll för att hitta och anställa rätt person:
1. Behovsanalys
Det första steget är att identifiera behovet av en ny medarbetare. Vilka kompetenser saknas i organisationen? Vilken roll ska fyllas? Att definiera tydliga mål och krav från start är avgörande för ett effektivt urval senare i processen.
2. Kravprofil
Nästa steg är att utforma en kravprofil, det vill säga en detaljerad beskrivning av den kompetens, erfarenhet och personlighet som efterfrågas. En otydlig kravprofil kan leda till missriktad annonsering och därmed onödigt långa rekryteringsprocesser. Stora volymer ansökningar kan göra det svårt att hitta rätt person i mängden, och komplexa roller kan kräva fler intervjuer och tester för att säkerställa rätt matchning. Därför är det viktigt att tydligt definiera tjänsten för att undvika missförstånd och attrahera rätt kandidater.
3. Annonsskapande
När kravprofilen är färdig skapas en jobbannons som publiceras på relevanta kanaler – allt från företagets hemsida, till sociala medier och externa rekryteringssajter. Att nå ut till rätt kandidater är en viktig men tidskrävande del i processen.
4. Ansökningar
När annonsen är publicerad börjar ansökningarna strömma in. Här krävs noggrann sortering och utvärdering, vilket kan bli en resurskrävande uppgift om mängden kandidater är stor.
5. Urval
I detta skede väljs ett antal kandidater ut för vidare granskning. Intervjuer, tester och referenser kan behövas för att avgöra vem som passar bäst. Ju fler steg och underlag som krävs, desto längre blir processen.
6. Intervjuer
Intervjuerna kan vara allt från en eller två möten till en serie av samtal, beroende på rollens komplexitet och företagets rutiner. Långa beslutsvägar och svårigheter att hitta gemensamma tider för intervjuer förlänger ofta processen.
7. Referenstagning
Även om detta steg ibland förbises kan referenser ge viktig information om kandidatens tidigare prestationer och arbetsstil. Men att jaga referenser och vänta på svar kan ta tid.
8. Erbjudande
När rätt kandidat är utvald återstår att ge ett konkurrenskraftigt erbjudande. Förhandlingar kring lön, förmåner och startdatum kan förlänga processen ytterligare.
Kort förklarat är rekryteringsprocessen en kedja av steg som alla är beroende av varandra och bidrar till den totala tidsåtgången. Om ett moment drar ut på tiden påverkas hela kedjan.
Tips för hur du kan du korta ner rekryteringsprocessen
Att optimera rekryteringsprocessen handlar inte bara om att spara tid, utan även om att öka träffsäkerheten i valet av kandidat.
Det finns flera strategier att ta till tillsammans med ditt team för att korta ner processen och samtidigt höja kvaliteten på rekryteringen:
Bättre planering och tydlighet i kravprofilen: Börja med att definiera exakt vilka kompetenser och egenskaper ni söker. En tydlig kravprofil minskar risken för felrekryteringar och onödigt långa urvalsprocesser, eftersom ni vet exakt vad ni letar efter redan från start. Det är också viktigt att tydligt definiera tjänsten för att attrahera rätt kandidater.
Effektivare kommunikation inom rekryteringsteamet: Säkerställ att alla inblandade är uppdaterade på processens status. Regelbundna avstämningar och smidiga interna kommunikationskanaler minimerar förseningar och missförstånd, vilket i sin tur sparar tid och resurser.
Användning av digitala verktyg som stödjer hela processen: Moderna rekryteringsverktyg hjälper till att automatisera delar av processen, exempelvis CV-sortering och schemaläggning av intervjuer. Dessa lösningar minskar det administrativa arbetet och frigör tid för mer strategiska uppgifter, såsom att utvärdera kandidaternas potential och anpassningsförmåga.
Effektivisera rekryteringen med Varbi
För att verkligen få ut det mesta – och det bästa – av rekryteringsprocessen kan det vara en bra idé att använda ett nischat, digitalt rekryteringsverktyg.
Att implementera Varbi medför en rad fördelar som förbättrar effektiviteten och kvaliteten i rekryteringsprocessen.
Automatisering av processer
Genom att automatisera flödet kan du hantera ansökningar på ett effektiv sätt och kommunicera med kandidater, vilket leder till ett snabbare och mer träffsäkert urval. Dessutom möjliggör automatiserade påminnelser och smidigare schemaläggning av intervjuer att värdefull tid sparas och att teamet kan fokusera på de viktigaste delarna av rekryteringen.
Datadrivna beslut
Med allt underlag samlat på en och samma plattform kan rekryteringsverktyget använda objektiv data för att rättvist bedöma och jämföra kandidater. Använder du dessutom personlighetstester erhålls djupare insikter om och en bredare bild av kandidaternas potential, vilket skapar en mer välgrundad grund att stå på vid beslut.
Förbättrad kandidatupplevelse
En tydlig och professionell kommunikation under hela rekryteringsprocessen ger kandidaten en seriös och positiv upplevelse av företaget. Dessutom bidrar smidiga ansökningsflöden och snabb återkoppling till att skapa trygghet och förtroende, vilket i sin tur stärker arbetsgivarvarumärket.
Bättre samarbete i teamet
Genom att samla all information på ett ställe ökar transparensen och kommunikationen inom rekryteringsteamet. Ett gemensamt system gör det enklare för alla inblandade att samordna sitt arbete, dela insikter och följa processens alla steg, vilket bidrar till en mer effektiv och sammansvetsad rekrytering.
Skalbarhet
Rekryteringsverktygets skalbarhet skapar flexibilitet att anpassa både funktioner och omfattning efter företagets storlek och aktuella behov. Oavsett om det handlar om ett fåtal rekryteringar eller storskaliga kampanjer kan verktyget växa och utvecklas i takt med organisationens krav.
Smarta funktioner inom Grades rekryteringslösningar
Det finns många fördelar med att använda Grades rekryteringslösningar. Utgå från din organisations behov idag och aktivera smarta funktioner som gör rekryteringsprocessen ännu mer effektiv och kvalitativ i alla led– med bara ett knapptryck.
Grade Varbi
Det flexibla och skalbara rekryteringsverktyget för organisationer med höga krav på säkerhet och kvalitet.
Grade Boost
Nå kostnadseffektivt ut till en bred målgrupp av relevanta kandidater med annonsering i sociala medier.
Grade Refensa
Spara tid och kvalitetssäkra referenstagningen med Grade Refensa sömlöst integrerat i rekryteringsverktyget.
Grade Realcruit
Mät, analysera och få förbättringsförslag på kandidatupplevelsen genom hela rekryteringsprocessen.
Letar du efter ett träffsäkert rekryteringsverktyg?
Varför tar rekrytering lång tid? Fler vanliga frågor och svar.
Rekryteringsprocessen kan dra ut på tiden av flera anledningar. Det kan handla om otydliga kravprofiler, långa beslutsvägar eller en stor volym av ansökningar. Med andra ord, så kan olika faktorer som otydliga kravprofiler och långa beslutsvägar påverka tidsramen för en rekrytering. Även komplexa roller som kräver flera intervjusteg och tester bidrar till en längre process. Genom att använda ett digitalt rekryteringsverktyg, tydliggöra behov och förbättra intern kommunikation kan processen ofta förkortas.
En rekryterare hanterar ofta många parallella processer – från att sortera ansökningar och boka intervjuer, till att kommunicera med kandidater och beslutsfattare. Om din rekryterare tar lång tid kan det bero på hög arbetsbelastning, ofullständiga underlag eller sena återkopplingar från beslutsfattare. Effektivare arbetsflöden och ett bra digitalt verktyg kan hjälpa rekryteraren att jobba snabbare och mer strukturerat.
Återkopplingsfrekvensen varierar från företag till företag. Vissa rekryterare ger besked inom några dagar, medan andra kan ta veckor på sig. Långa svarstider kan bero på hög arbetsbelastning, många kandidater eller interna beslutsprocesser.
Priset på ett rekryteringsverktyg varierar beroende på funktioner och omfattning. Varbi erbjuder flexibla lösningar som kan anpassas till företagets behov och budget, med fokus på att ge maximalt värde för investeringen.
