Varför tar rekrytering lång tid?
Rekryteringsprocessen, från en jobbannons till att anställa någon, kan ta längre tid än man tror.
För ett företag eller en organisation som ska anställa en ny nyckelroll kan det kosta mycket pengar och uppta många personers tid – inte minst om det blir en felrekrytering. Och därför går många företag igenom en lång godkännandeprocess innan de anställer en ny medarbetare.
Att förstå hur rekryteringsprocessen går till, kan ge dig som söker ett arbete och dig som rekryterar en avsevärd fördel jämfört med de som inte har en aning. Att förstå urvals- och rekryteringsprocessen från alla sidor kan alltså vara fördelaktigt både för beslutsfattare, personal och den som rekryterar.
För att förstå rekryteringsprocessen helt, både utifrån kandidatens och utifrån det rekryterande företagets perspektiv, är det bra att ha koll på:
De steg ett företag går igenom när de annonserar ut en ledig tjänst.
Hur ett beslut om anställning fattas.
Hur urvalsprocessen ser ut.
Att tillsätta en ledig tjänst
Det finns två sätt att tillsätta en ledig tjänst. Det ena kan vara genom intern marknadsföring. Om organisationen arbetar aktivt med successionsplanering och professionell utveckling kan det naturliga steget vara att någon internt är redo och kanske till och med angelägen att söka rollen.
Det andra sättet är genom att hitta kandidater via annonsering. Många gånger kanske det saknas lämpliga kandidater internt eller så kan det vara så att organisationens policies och rutiner kräver att alla tjänster annonseras ut externt.
Vem är den mest lämpliga kandidaten?
Externa kandidater kan vara, och är oftast, helt okända för organisationen. Men de kan också komma tips om externa kandidater från nuvarande medarbetare.
Om en bra medarbetare tipsar om, och går i god för, en extern kandidat, så är det ofta ett bra sätt att upptäcka nya talanger. Att ha någon form av incitament för personal som kan identifiera och hänvisa bra kandidater är med andra ord en bra idé för en organisation.
För att säkerställa att man hittar den allra bästa kandidaten för en roll kan rekryterare givetvis annonsera både internt och externt. På så sätt kan de jämföra och kontrastera de interna och externa kandidaterna och anställa den som passar bäst för rollen.
Annonsera ut den lediga tjänsten
En ledig tjänst kan annonseras ut på två sätt. Dels genom att organisationen har en intern rekryteringsprocess som sköts av chef eller en HR-avdelning med interna rekryterare. De tar i så fall fram en rollbeskrivning för jobbet och en jobbannons som de marknadsför internt och externt.
Det går också att outsourca rekryteringsprocessen till ett rekryteringsbolag. De stöttar då den rekryterande chefen och HR-teamet med den inledande delen i rekryteringsprocessen, som också är den mest tidskrävande.
Om man till exempel ska rekrytera till en nyckel- eller chefsroll kan man få hjälp av så kallade headhunters. De är vanligtvis specialiserade på rekrytering inom vissa områden och experter på att hjälpa organisationer att hitta ledare och chefer till nyckelpositioner. Många av de kandidaterna har de redan i sina nätverk.
Tjänsten och annonsen ska attrahera rätt kandidater
Beroende på organisationens storlek och rutiner kan en jobbannons utarbetas, färdigställas och publiceras inom några timmar.
I en större organisation behöver kanske befattningsbeskrivningen och jobbannonsen gå igenom en grundlig process som tar lång tid innan den går vidare till publicering. Det kan ta dagar, veckor och till och med månader innan tjänsten når arbetsmarknaden.
När ett företag tar fram en ny jobbannons är det bra om det kan genomföras en kontroll av om det eventuellt finns interna kandidater som kan ta rollen. Organisationen kanske har policies för positiv särbehandling, vilket innebär att de kan arbeta med att försöka identifiera kandidater från minoritetsgrupper innan de annonserar mer allmänt.
Om en större organisation till exempel har dotterbolag som går igenom omorganisationer, kan de överväga att flytta på personal för att rädda roller och spara pengar.
Olika typer av annonser
Det finns olika typer av annonsering. I Sverige är vår vanligaste kanal Arbetsförmedlingen. Men det är nästan minst lika vanligt att en tjänst också marknadsförs via LinkedIn, Blocket Jobb och Indeed.
I sociala medier kan företag lägga upp sina jobbannonser på sin sociala profil. Medarbetarna på företaget kan då dela annonsen i sin tur, i sina egna sociala flöden till sina följare, vänner och medlemmar i grupper de tillhör för att få en bra spridning. För att får ytterligare spridning och nå ut till en specifik målgrupp blir det allt mer populärt att använd sponsrade annonser på Facebook, Instagram och LinkedIn. Detta förstärker jobbannonsens räckvidd och förmågan att hitta kompetenta kandidater till rollen.
Det finns också mer nischade jobbbkanaler. Det kan vara intresseorganisationer, styrelser, föreningar med mera. Om arbetsgivare kan hitta den perfekta kanalen som når den specifika målgruppen för tjänsten kommer de med största sannolikhet att locka de bästa kandidaterna.
Mät och följ upp hur din rekryteringsprocess fungerar
Oavsett vilket rekryteringssystem du väljer för din rekrytering bör du följa upp hur det faktiskt fungerar i praktiken. En rekryteringsprocess kan vara mycket tidskrävande men om du har rätt verktyg kan din process gå snabbt. Använder du dessutom verktyget integrerat med system för till exempel referenstagning kan en rekrytering gå ännu snabbare.
Kandidaterna vet mest om din rekryteringsprocess
Ett annat sätt att vara säker på att du har en bra rekryteringsprocess är att låta kandidaterna som har sökt en tjänst hos er utvärdera och betygssätta processen. Genom att ta reda på vad kandidaterna tycker får du också möjlighet att förbättra deras upplevelse av din process.
När en kandidat får en bra upplevelse av processen kommer kandidaten bli en ambassadör för er som arbetsgivare och ert varumärke.
Får kandidaten däremot en dålig upplevelse kan ditt rykte bli skadat. Många kandidater som har fått en dålig upplevelse delar det kanske till och med i sina sociala medier.
Välj det bästa rekryteringssystemet
Ett rekryteringssystem har många fördelar och kan vara användbart för att spara både tid och pengar för din organisation.
Genom att använda Grade Recruit som verktyg för att rekrytera och attrahera rätt kandidater får du ett användarvänligt, effektivt och träffsäkert verktyg som uppfyller dina krav och som ger er tid över till andra viktiga arbetsuppgifter.
