Så skapade Mellersta Finlands välfärdsområde en enhetlig onboarding med hjälp av digitala verktyg
Industi
Social- och hälsovården
Huvudkontor
Jyväskylä, Finland
Antal anställda
13 000
Kund sedan
2010
“Vi har en skyldighet att erbjuda en tillräcklig introduktion – och varje ny medarbetare har också rätt till en grundlig och kvalitativ introduktion till både organisationen och sitt arbete.”
Julia Rinne, HR-specialist vid Mellersta Finlands välfärdsområde
Utmaning
På Mellersta Finlands välfärdsområde ville man skapa mer struktur, tydlighet och kvalitet i introduktionen av nya medarbetare. Tidigare hade onboardingprocessen sett olika ut mellan enheterna – det saknades både en gemensam modell och ett digitalt verktyg, vilket gjorde att kvaliteten varierade stort.
Behovet av förändring blev tydligt när möjligheten uppstod att delta i ett pilotprojekt för en digital lösning för onboarding. Piloten startade redan 2018 inom somatikens vårdavdelningar och utvidgades snabbt till fler verksamhetsområden. I dag används lösningen som hela välfärdsområdets gemensamma plattform för introduktion.
Julia Rinne, HR-specialist och huvudansvarig för systemet, berättar att digital onboarding har gjort en stor skillnad:
“Det digitala verktyget har gett struktur, kontinuitet och möjlighet att följa upp introduktionen – något som tidigare ofta saknades. Nu är onboarding en enhetlig och hållbar process som fungerar i hela organisationen.”
Mellersta Finlands välfärdsområde införde en digital lösning för onboarding för att skapa enhetlighet i innehåll, struktur och arbetssätt. Med den nya plattformen kan introduktionen nu planeras individuellt utifrån varje medarbetares tidigare erfarenhet – samtidigt som alla får en gemensam förståelse för organisationens värderingar och arbetssätt.
Den gemensamma plattformen för hela organisationen gör det möjligt att:
strukturera och tillgängliggöra introduktionsinnehåll i olika faser, så att nya medarbetare kan börja redan före första arbetsdagen
identifiera och ta hänsyn till tidigare kompetens, vilket gör introduktionen mer personlig och meningsfull
använda klara mallar och strukturer som stärker gemensamma rutiner och kvalitetsnivåer
Ett verktyg som stärker både kvalitet och ansvar
Den digitala onboardinglösningen är mer än ett praktiskt stöd – den bidrar också till att uppfylla arbetsgivarens juridiska ansvar. Tack vare dokumentationen finns tydliga bevis på att introduktionen genomförts korrekt.
Lösningen fungerar dessutom som ett ledningsverktyg:
Chefer kan följa onboardingens framsteg i realtid
Rapporteringsfunktioner möjliggör datadrivet ledarskap både på enhets- och organisationsnivå
Kvalitet och omfattning kan följas upp regelbundet – exempelvis i halvårsvisa utvecklingsgenomgångar
Långsiktigt arbete och starkt engagemang
I Mellersta Finlands välfärdsområde är man väl medveten om att förändring tar tid. Implementeringen har krävt tålamod, repetition och ett nära samarbete – särskilt i de större enheterna. Det har också handlat om att utmana gamla arbetssätt, som intensiva introduktionsperioder på några dagar, och i stället se onboarding som en kontinuerlig process som följer medarbetaren genom hela arbetslivet.
“För att lyckas krävs stöd i olika former – utbildning, vägledning och löpande kommunikation. Det verkliga engagemanget märks där onboarding har blivit en naturlig del av ledarskapet, vardagen och organisationens lärande,” berättar Julia Rinne, HR-specialist vid Mellersta Finlands välfärdsområde.
Resultat
Införandet av den digitala onboardinglösningen har gett tydliga och påtagliga resultat för Mellersta Finlands välfärdsområde. En av de största förändringarna är att introduktionen nu har fått en självklar plats i det dagliga ledarskapet. Chefer kan följa onboardingens framsteg i realtid, vilket gör det enklare att stötta nya medarbetare under deras första tid.
Erfarenheterna har varit mycket positiva. Chefer beskriver lösningen som användarvänlig, tydlig och effektiv. Onboardingen är inte längre beroende av pappersblanketter eller utspridda instruktioner – i stället finns en strukturerad, transparent och systematisk process som gör introduktionen till en naturlig del av vardagen, snarare än ett enskilt moment vid anställningens start.
Samtidigt har den interna enhetligheten i organisationen stärkts. Även om varje enhet har sina egna behov, utgår alla nu från samma gemensamma struktur som kompletteras med enhetsspecifikt innehåll. Det skapar trygghet för nya medarbetare – oavsett var i organisationen de börjar.
Bakom allt ligger övertygelsen att en bra introduktion är mer än en start – den är en investering i välmående, kvalitet och långsiktig framgång.
“En genomtänkt onboarding ger trygghet, tydlighet och en känsla av tillhörighet. Det lägger grunden för både trivsel och engagemang – och stärker bilden av oss som arbetsgivare”
Julia Rinne, HR-specialist vid Mellersta Finlands välfärdsområde
