Serviceförvaltningen på Stockholms stad vinnare av årets Grade Recruit på Grade Awards

Stort grattis till priset, Karin! Vill du börja med att berätta om dig själv? 

– Jag heter Karin Toll Lane och jag är verksamhetschef för rekryteringsteamet på Serviceförvaltningen i Stockholms stad. Jag brinner verkligen för att leverera proffsiga konsulttjänster, och har varit med och byggt upp den här avdelningen under nio år nu. Jag kommer tidigare från managementkonsult-branschen och bemanningsbranschen, men är från början socionom som har jobbat inom akutsjukvård och flyktingmottagning. Därför känns det väldigt spännande att vara tillbaka i samhällets tjänst igen, efter några år inom konsultbranschen.

Vad är receptet bakom er framgång inom en effektiv rekryteringsprocess?

– Vi har under de här nio åren verkligen lyckats att attrahera och rekrytera oerhört bra konsultprofiler med en stor portion nyfikenhet, engagemang och driv framåt. Vi har också lyckats ta tillvara på det i hög utsträckning, trots att vi befinner oss inom de tajta ramar som det innebär att vara en kugge i en stor organisation. Vi har ständigt sökt förbättringar och förfinat det vi gör. Det är inte en enmansshow, det är drivet av ett helt team som är nyfikna, öppna och verkligen vill framåt. I dagsläget är vi 23 stycken på avdelningen, och vi hjälper alla trettio förvaltningar i Stockholms stad samt alla helägda bolag inom Stockholms stad. Alla har möjlighet att köpa in våra tjänster inom rekryteringsstöd. Vi jobbar alltså inhouse, och man köper våra tjänster högst frivilligt.

I motiveringen uppmärksammade juryn att ni hela tiden jobbar med förbättringar och mätningar. Hur genomsyrar det ert dagliga arbete?

– Alla konsulter mäts på sina uppdrag. Vi har ungefär 1000 uppdrag per år, och vi har under alla nio år som vi varit igång skickat enkäter till rekryterande chef efteråt. De får 10-11 frågor om de har haft hjälp med ett helt uppdrag. Frågorna rör bland annat bemötande, stöd och helhet. Resultatet får varje rekryteringskonsult för att de ska kunna följa upp deras arbete uppfattats. Vissa kan tycka att det är lite nervöst, men det avdramatiserar vi. Det handlar om ett lärande, vi vet på riktigt att vi håller en riktigt hög kvalitet med det höga resultat vi får. Parallellt har konsulterna krav på sig att göra ett antal reflektioner kring sin egen insats på minst 25 % av uppdragen. Någon gång kan det ju bli fel, och det är inte hela världen, allt går att fixa och lära sig av. Sedan sju år tillbaka mäter vi även kandidatupplevelsen. Vi är nu inne och testar Realcruit för att få mer ännu mer data om kandidatupplevelsen som ligger oss varmt om hjärtat.

Vi tittar över processerna hela tiden och skruvar och plockar idéer från kund och kandidat där vi hittar saker vi kan ändra. Större frågor tar vi upp i en arbetsgrupp, vi följer en checklista för förändring med ett antal frågor vi ska svara på och hur gruppen ska ta det vidare för att sedan om förslaget är bra implementera. Det är en del i vår löpande verksamhetsutveckling. Vi jobbar även mycket med omvärldsbevakning, där vi delar upp ansvaret. Vi tittar bland annat på tester, mångfald, inkludering, arbete och hälsa, search, kandidatupplevelse och rekryteringsprocessen i stort. När vi hittar något bra, då plockar vi in det och följer vår checklista för förändring. Sedan ett halvår har vi en egen verksamhetsutvecklare som är driver för merparten av dessa utvecklingsinitiativ vi hittar.

Har ni något tips till andra organisationer som vill göra samma resa som ni gjort?

– För att hänga med i en föränderlig tid där allt kan ändras och är under ständig tillväxt måste man mobilisera medarbetarna i verksamhetsutvecklingen. Vi lägger tid på att omvärldsbevaka, förfina och förbättra. Våra tjänster säljs också till extremt konkurrensutsatta priser, det är inte dyrt jämfört med om man köper tjänsterna ute på marknaden. Det har gjort mycket av vår framgång. Vi vill vara en organisation som är i framkant. Vi jobbar inom Sveriges största kommun, då kan man inte vara först på allt, men vi har en ambition att alltid fånga upp nya digitala verktyg och arbetssätt. Vi har regler att leva upp till, så om saker är tveksamma får vi välja att avstå.

Ni utvecklar ju hela tiden ert vinnande koncept – har ni några nya spännande projekt på gång?

– Vi tittar ständigt på nya saker och är mycket uppvaktade av tekniska lösningar. Nu är det mycket på temat att använda digitaliseringens möjligheter och AI ytterligare, det kommer ständigt nya smarta lösningar. Då behöver vi se över vad som är möjligt att integrera i befintliga system, men också vad som är möjligt att använda utifrån informationssäkerhetsaspekten och GDPR. Många lösningar är fantastiska men inte anpassade utifrån offentlig sektor.

Vi har jobbat mycket den senaste tiden med bedömningsankare. Det är ett stort projekt tillsammans med Nils Hallén, utgår från Stockholms stads chefsprofil. Vi har fem kompetenser som är viktiga, och då lägger vi upp vad som är viktigt att titta efter när vi rekryterar och intervjuar kopplat till kompetenserna. Syftet är att skapa en likvärdig struktur för hur vi bedömer dessa egenskaper och värderar svaren från våra kandidater. Det är viktigt att vi skapar arbetssätt och strukturer för att vara så eniga som möjligt i hur vi bedömer chefsprofiler för att motverka godtycklighet i bedömningen. Bedömning av människor kan vara jättesvårt.

Slutligen – har ni hittat någon bra plats på kontoret för er nya pokal?

– Vi har ett aktivitetsbaserat kontor, och där har vi ett skåp där vi bland annat har en fin prideflagga från vår HBTQ-utbildning, och bredvid där står glaspokalen. De flesta passerar där, så det är väldigt synligt. Vi blev väldigt överraskade att vi vann!