Projektgruppen arbetade agilt, involverade rätt kompetenser från både HR, IT och verksamheterna – och bröt ned införandet i tydliga delar. Arbetet innebar att lyssna och ta in behov från verksamheten och lösa eventuella hinder. Grade rekommenderade att börja med utvecklingssamtalet, något som snabbt visade sig vara ett bra steg för ett stegvis införande.

”Utvecklingssamtalet är något alla känner igen. Det gjorde steget in i det digitala mycket enklare.”
– Tobias Ågren, systemförvaltare

Automatisering och masterdata – grunden för långsiktig förvaltning

En central framgångsfaktor var det tidiga beslutet att integrera systemförvaltning och IT redan från projektstart.

”Det är första gången vi har fått vara med från början. Det har gjort allt tryggare för användarna – och skapat en struktur som håller över tid.”
– Tobias Ågren, systemförvaltare

De byggde upp en stabil masterdatahantering och integrerade Grade med andra system i regionen och Socialstyrelsen. Hög grad av automatisering gör att:

• roller och kompetenser uppdateras automatiskt.
• chefer får rätt information direkt.
• data följer med medarbetare.
• administrationen minskar dramatiskt.
• sömlös upplevelse.
• systemen bygger på samma data och har en källa att ändra på som slår igenom överallt.

”Automatiseringen sparar enormt mycket tid i längden. När det väl flödar – då rullar det bara på.”
– Peter Galianis, systemförvaltare

En förändringsresa i stor skala – med kommunikation i fokus

Västra Götalandsregionen är en av Sveriges största arbetsgivare. För att lyckas med ett införande i den här skalan med 52 000 medarbetare krävdes ett tydligt fokus på kommunikation, förankring och gemensamma arbetssätt.

Projektgruppen genomförde under hela projektet omfattande interna kommunikationsinsatser med regelbundna möten i de 19 förvaltningarna, upprättade HR-nätverk med superusers, veckonyhetsbrev för återkoppling och färdplan, FAQ för dom vanligaste frågorna för att skapa trygghet, öppna dialogforum för chansen till mötas och diskutera som några exempel på löpande stöd till verksamheterna. I varje del av införandet fanns utsedda verksamhetsrepresentanter som fick vara delaktiga i testning och implementering, ett arbete som leddes av projektledare och systemförvaltningen.

”Vi har jobbat mer med kommunikation än vad en systemförvaltare normalt gör. Det har varit en nyckel för att få med användarna.”
– Linda Schultz Forsberg

Att införandet dessutom var frivilligt – utan krav på användning – gjorde att förvaltningarna fick möjlighet att planera för sitt eget införande. Detta var utmanande för projektet som då fick bevisligen visa hur systemet kunde göra nytta och bidra till för att få förvaltningarna att prioritera införandet och ge dem moroten för sitt införande. Fördelen var att engagemanget var högt och att vi lyckats få drivna representanter i alla förvaltningar som talar för systemet. Det gjorde framgången ännu större – vi gjorde arbetet tillsammans med förvaltningarna. Användningen ökade snabbt, tack vare den tydliga nyttan och att systemet i sig uppfyller WCAG och upplevs användarvänlighet.

Resultat: En datadriven region med gemensamma arbetssätt

På mindre än två år hade Västra Götalandsregionen:

• infört digitalt stöd för utvecklingssamtal i hela organisationen
• byggt upp gemensamma kompetensprofiler innehållande medarbetarroller, yrkesroller och lärande och utbildning i hela organisationen
• fått ett enhetligt arbetssätt för kompetenshantering
• skapat förutsättningar för kompetens gap-analyser och kompetensplanering från dag ett när systemet gick i drift
• byggt en stabil, modern och automatiserad systemramverk

”Att få in en så stor organisation i ett gemensamt system på under ett två är ovanligt. Det visar vad som är möjligt med kompetent personal, tydlig styrning och rätt arbetssätt.”
– Linda Schultz Forsberg