Oavsett om du har 20 eller 100 sökande till ett ledigt jobb är det viktigt att alla som inte går vidare till anställning får ett avslagsmeddelande. Vad kan du göra för att avslaget ska kännas värdefullt för den sökande – och även för dig?
Sökande lägger ner mycket tid och ansträngning när de skickar in sin ansökan – de har läst igenom annonsen, satt ihop sin ansökan, gjort sitt bästa för att visa vilka de är och sedan tagit sig igenom alla ansökningssteg. De har en förhoppning om att bli en del av din organisation, och kandidaterna minns processen och ifall de fick svar eller inte. Detta påverkar deras bild av er organisation även på sikt. Sannolikheten är också stor att kandidaten nämner för vänner och bekanta hur de blev bemötta, och genom dålig återkoppling tappar vi både en bra kandidat och försämrar vårt rykte. Det är svårt att svara alla personligt, men det finns några saker du kan tänka på för att göra avtrycket så bra som möjligt.
Ofta kan man dela in de sökande i fyra nivåer.
Nivå 1 – den oengagerade kandidaten
Om det är tydligt att kandidaten inte har ansträngt sig i ansökningstexten är det högst troligt att personen antingen inte är intresserad eller att hen skickar ut en massa ansökningar. Men kom ihåg att detta också kan vara en person som inte har mycket erfarenhet av att skriva ansökningar, till exempel en nyutexaminerad student eller någon som har haft samma jobb i många år. Om du fått en ansökan som var full av skrivfel eller andra fel, till exempel att kandidaten glömde att byta företagets namn i ansökan, kan det värdefullt att återkoppla detta.
Nivå 2 – den som inte är aktuell
Om någon har skrivit en bra ansökan, men där kompetensen inte överensstämmer med arbetsuppgifterna, vore det fint om du har möjlighet att skriva en mening om detta. Det kan faktiskt vara så att jobbannonsen inte var tillräckligt tydlig. Det kan också hända att den här personen kan vara aktuell för en annan tjänst på företaget i framtiden.
Nivå 3 – den som du gärna skulle ha haft på intervju, men som inte riktigt nådde upp till kraven
I det här fallet skulle det vara bra om du hade tid att skriva en eller två meningar om varför den här sökanden inte blev kallad till intervju. Kandidater inom denna nivå kan få samma meddelande, till exempel ”Vi fick många högkvalificerade ansökningar till den här tjänsten. Vi märkte att din ansökan var välarbetad och intressant för oss. Du kom inte på intervju, men vi skulle gärna vilja att du ansöker till en tjänst hos oss i framtiden.”
Nivå 4 – den som har varit på intervju
Här bör du ringa kandidaten eller till och med bjuda in till ett samtal. Hen har kanske lämnat in ett arbetsprov, genomgått personlighetstest och varit på flera intervjuer. Ett annat alternativ är att skicka avslagsmeddelandet först och sedan bjuda in till samtal för att förklara avslaget mer ingående.
Så utvecklade Vänersborgs kommun sina medarbetarsamtal – med fokus på värdeskapande och verksamhetsnytta Hösten 2022 påbörjade Vänersborgs kommun ett arbete med att utveckla sina medarbetarsamtal.
När AI möter employer branding – hur vi behåller det mänskliga i det automatiserade Paulina Frank, Recruitment Marketing Specialist, Grade Paulina är en av Grades expertrådgivare
HR-trender från verkligheten: Vad HR faktiskt brottas med 2026 En insiktsrapport baserad på input från HR-professionella i Sverige och Norden HR har aldrig haft en
