Så har Stockholms stad effektiviserat med digital referenstagning

Karin Toll Lane arbetar som avdelningschef på Stockholms stad inom verksamhetsområdet Rekrytering som ingår i Serviceförvaltningen. Serviceförvaltningen ser bland annat till att de över 40 000 anställda inom Stockholms stad får lön varje månad och de är också ansvariga för att staden gör professionella upphandlingar som sparar skattemedel. Sedan augusti 2020 använder Karin och hennes kollegor Grade Refensa och genomför sina referenstagningar helt digitalt.

Karin har mångårig erfarenhet inom HR och rekrytering då hon arbetat med allt från personbedömning, ledarutveckling, affärscoachning och rekrytering. Hon har också arbetat inom akutsjukvården som kurator och som socialsekreterare inom det kommunala flyktingmottagandet. Hon har stor nytta av sin breda kunskap i sin nuvarande roll, då hon både är med och bidrar till att samhället förbättras, men hon tampas också med de utmaningar som följer med en stor organisation.

– Det är värdefullt för mig att kunna vara med och bidra till samhällsnytta och ändå få arbeta med tjänsteförsäljning där målet är hög kvalitet men med ett nollresultat. Dock tar det tid att driva förändringar, vilket är förståeligt då allt måste utredas och planeras, men det kan ibland kännas frustrerande och då är det tur att jag har fantastiska och engagerade kollegor.

Kompetensbaserad rekryteringsprocess en framgångsfaktor

Verksamhetsområdet Rekrytering hanterar cirka 10–15 % av Stockholms stads rekryteringsprocesser och under 2022 genomförde Karin och hennes kollegor cirka 1000 rekryteringar. Karin berättar att som hos många andra arbetsgivare märks kompetensbristen av när det gäller flera yrkeskategorier.

– Vi utgår från kompetens i vår rekryteringsprocess men numer utgår vi även från potential eftersom kompetens ibland är en bristvara. Vi använder kompetensbaserat urval, intervjuteknik och vi tar även referenser utifrån de kompetenser vi eftersöker. När vi gör chefsrekryteringar och specialistrekryteringar har vi ofta arbetspsykologiska urvalsverktyg, och för roller som får många ansökningar använder vi ibland screeningverktyg för att få till ett mekaniskt urval.

Stockholms stad vill stärka fokus på kompetens i sina rekryteringar. Karin berättar att när de arbetar kompetensbaserat minskar de aktivt risken för subjektiva bedömningar och fördomar. Det underlättar och ger ett effektivt urvalsarbete och det gör ansökningsprocessen enklare för kandidaterna.

– Vi har ett pågående projekt med att arbeta med rekrytering utan personligt brev. Alla våra rekryteringskonsulter har fått i uppdrag mellan oktober – mars, att göra 2–3 rekryteringar utan personligt brev. I början av februari har vi startat över 70 rekryteringar där vi tagit bort möjligheten att skicka in ett personligt brev. Det har uppskattats av både chefer och kandidater och våra rekryteringskonsulter ser att det har effektiviserat urvalsarbetet och satt fokus på rätt saker. Projektet ska följas upp i mars/april nu i år.