Tukholman kaupunki tehosti rekrytointia digitaalisen referenssien tarkistuksen avulla
Karin Toll Lane työskentelee Tukholman palveluhallinnon rekrytointiosaston johtajana. Palveluhallinnossa muun muassa pidetään huoli siitä, että Tukholman kaupungin yli 40 000 työntekijää saavat palkkansa joka kuukausi. Sen vastuulla ovat myös verovaroja säästävät ammatilliset hankinnat. Karin kollegoineen on käyttänyt Grade Refensaa elokuusta 2020 lähtien, ja referenssit tarkistetaan kokonaan digitaalisesti.
Karinilla on vuosien kokemus henkilöstöhallinnon saralta – hän on tehnyt töitä muun muassa henkilöarvioinnin, johtamisen kehityksen, liiketoimintavalmennuksen ja rekrytoinnin parissa. Lisäksi hän on työskennellyt akuuttisairaanhoidon kuraattorina sekä sosiaalisihteerinä kunnallisessa pakolaisten vastaanotossa. Monipuolisesta osaamisesta on runsaasti hyötyä hänen nykyisessä yhteiskunnallisiin parannuksiin tähtäävässä työssään sekä suureen organisaatioon liittyvien haasteiden ratkaisemisessa.
– Minulle on tärkeää voida olla hyödyksi yhteiskunnalle. On myös hienoa saada työskennellä palvelumyynnissä, jossa tavoitteena on korkea laatu ja nollatulos. Muutosten toteutus vie kuitenkin aikaa. Se on ymmärrettävää, kun otetaan huomioon erilaiset valmistelu- ja suunnittelutarpeet, mutta joskus se voi silti käydä turhauttavaksi. Silloin on onni, että kollegani ovat niin mahtavia ja sitoutuneita.
Osaamispohjainen rekrytointiprosessi onnistumisen välineenä
Rekrytointiosasto hoitaa 10–15 % Tukholman kaupungin rekrytointiprosesseista, ja vuonna 2022 Karin ja hänen kollegansa rekrytoivat noin 1 000 työntekijää. Karinin mukaan monissa ammattiluokissa on osaamisvajetta, kuten monet muutkin työnantajat ovat todenneet.
– Rekrytointiprosessimme pohjautuu osaamiseen, mutta koska osaamisesta on joskus puutetta, otamme nykyään huomioon myös potentiaalin. Valintakriteerit ja haastattelutekniikat ovat osaamispohjaisia, ja pyydämme myös hakemiimme taitoihin liittyviä referenssejä. Johtajien ja asiantuntijoiden palkkauksessa käytämme usein työpsykologisia valintatyökaluja. Sellaisten tehtävien yhteydessä, joihin on paljon hakijoita, hyödynnämme joskus seulontatyökaluja ja mekaanista valintaa.
Tukholman kaupunki haluaa painottaa osaamista rekrytoinnissaan entistäkin enemmän. Karin kertoo, että osaamispohjainen lähestymistapa pienentää subjektiivisuuden vaaraa. Se helpottaa ja tehostaa valintaa, ja hakuprosessi on myös työntekijöiden kannalta suoraviivaisempi.
– Meillä on meneillään hanke, jonka myötä tähtäämme rekrytointiin ilman hakemuskirjeitä. Kaikki rekrytointikonsulttimme ovat saaneet loka-maaliskuun välillä tehtäväkseen täyttää 2–3 työpaikkaa ilman niitä. Helmikuun alussa aloitimme yli 70 rekrytointia, joissa hakijoiden ei ole mahdollista lähettää henkilökohtaista kirjettä. Sekä esimiehet että hakijat ovat arvostaneet tätä lähestymistapaa, ja rekrytointikonsulttimme ovat todenneet, että se helpottaa valintaa ja auttaa keskittymään oikeisiin asioihin. Hanketta arvioidaan tämän vuoden maalis-huhtikuussa.
Digitaalinen referenssien tarkistus on tehokasta
Jo vuonna 2019 tehtiin esitutkimus ja aloitettiin digitaalisen referenssien tarkistamisen pilottihanke. Vuonna 2020 Tukholman kaupunki ryhtyi käyttämään referenssien tarkistuksessa Grade Refensaa. Karinin on vaikea ymmärtää, miksi jotkin julkisin varoin rahoitettavat organisaatiot käyttävät edelleen perinteistä referenssien tarkistusta, jonka myötä veronmaksajien rahoja kuluu tehottomaan ja aikaa vievään työhön.
– Ennen digitaalisen referenssien tarkistuksen käyttöönottoa rekrytointiprosessi saattoi pitkittyä viikolla tai kahdella – osin siksi, että suosittelijoiden tavoittamiseen puhelimitse ylipäätään meni aikaa, ja osin siksi, että varsinaiselle referenssipuhelulle täytyi sopia vielä erillinen ajankohta. Perinteinen referenssien tarkistaminen vei siis kaikkien osapuolten aikaa, ja aina oli lisäksi vaarana, että rekrytoivan esimiehen kanssa keskusteltaessa asioita tuli lisättyä tai jäi mainitsematta.
Digitaalinen referenssien tarkistus Grade Refensan avulla on helpottanut ja tehostanut Tukholman kaupungin rekrytointiprosessia valtavasti. Kun referenssit tarkistetaan digitaalisesti, kaikille suosittelijoille voidaan esittää täsmälleen samat kysymykset. Hakijoiden antaman kuvan totuudenmukaisuus on myös helppo varmistaa osaamispohjaisten kysymysten avulla.
– Lisäksi prosessi on luotettava, koska kaikki suosittelijat tunnistautuvat pankkitunnuksilla. Suosittelijoiden kannalta on hyvä, että he voivat vastata kysymyksiin silloin, kun se heille sopii. Jos asiakkaamme haluavat perinteisen referenssien tarkistuksen, he joutuvat nykyään maksamaan siitä tuntihinnan, Karin kertoo.
Karin ja hänen kollegansa vastaanottivat äskettäin kaupungin laatutunnustuksen. He ovat myös saaneet erinomaisia arvioita, joka vahvistavat, että asiakkaat ovat tyytyväisiä heidän palveluihinsa. Karin kertookin, että he ovat panostaneet kovasti asiakastyytyväisyyteen, ammatilliseen osaamiseen perustuvaan rekrytointiin sekä hyvään hakijakokemukseen.
– Osastomme asiakastyytyväisyys on ollut todella hyvä siitä saakka, kun sitä alettiin mitata vuonna 2014. Referenssien tarkistusprosessimme on saanut Tukholman kaupunkia edustavilta asiakkailtamme keskiarvosanaksi 9,57, kun paras mahdollinen arvosana on 10. Se on todella huikea saavutus. Kaikki työntekijät saavat osallistua työhömme, ja loistavat tuloksemme ovat kehityshalun ja sitoutuneisuuden ansiota, Karin toteaa.
Alla olevan painikkeen kautta pääset lukemaan lisää digitaalisesta referenssien tarkistamisesta.
