Kundcase: Kungälvs Kommun
När man som Kungälvs kommun utlyser flera hundra tjänster om året är det viktigt att ha en effektiv och strukturerad rekryteringsprocess. Karin Blomster och Mirja de Bruin arbetar som rekryterare på kommunen, de berättar om hur digital referenstagning minskar frustration, sparar tid och underlättar i rekryteringsprocessen.
Sedan hösten år 2021 arbetar Karin Blomster och Mirja de Bruin tillsammans i det rekryteringsprojekt som kommunen tillsatte då de såg ett behov av att centralisera rekryteringen för vissa av kommunens olika verksamheter.
– Rekryteringsenheten består av sex personer och vi hanterar mellan 500 – 800 rekryteringar årligen. Att ha en strukturerad, tydlig och effektiv rekryteringsprocess som också är lättorienterad är viktigt, dels för att de som söker till oss ska få en bra kandidatupplevelse, dels för att vi ska hinna med allt annat som ska göras, berättar Mirja.
Kungälvs kommun använder Grade Varbi rekryteringssystem för alla sina rekryteringar. Karin berättar att hon i Grade Varbi kan dela med sig av information inom organisationen till de personer hon önskar, till exempel de rekryterande cheferna, vilket skyndar på och förenklar många rekryteringsprocesser.
– Vår gedigna rekryteringsprocess förändras ständigt och tillsammans arbetar vi för att göra den så bra och effektiv som möjligt, säger Karin. Att kunna gradera och sortera på ett överskådligt sätt i Grade Varbi underlättar helt klart i processen.
Referenstagning – från frustrationsmoment till framgångsfaktor
När kommunen rekryterar vill de gärna ha minst två referenser, gärna två tidigare chefer, berättar Mirja. När hon började jobba på Kungälvs kommun satt Karin och de andra rekryterarna och ringde runt till alla referenser. Det kunde bli långa och många samtal.
– Att ringa en referensperson som kanske inte ens svarar är väldigt frustrerande. Då kan det förstås ta lång tid innan man får tag i referenspersonen, och när man till slut når personen har hen kanske ändå inte tid att svara på våra frågor, berättar Mirja.
Kungälvs kommun bestämde sig precis innan sommaren år 2022 för att skaffa Grade Refensa. Grade Refensa digitaliserar och standardiserar referenstagningen och kandidaten initierar själv processen och referenspersonen kan ge sin referens när hen har tid och möjlighet.
– Det har sparat otroligt mycket tid för oss att använda digital referenstagning med Grade Refensa, berättar Karin. Från att vi skaffade verktyget på sommaren fram till hösten samma år hann vi med hela 1288 referenstagningar! Det känns dessutom tryggt för oss att Grade Refensa integrerar med Grade Varbi, det är både tidseffektivt och helt enligt GDPR.
Alla referenspersoner får svara på samma frågor som Karin och Mirja har skapat i Grade Refensa. Det innebär att de sedan enkelt kan jämföra svaren och se om referenserna har liknande uppfattning om en kandidat.
– Vi har fått både bättre kvalitet och ökad säkerhet på vår referenstagning sedan vi började använda Grade Refensa. Vi får dessutom tid över till våra andra arbetsuppgifter och vi slipper frustrationen med att försöka få tag i referenspersonerna, då de istället kan svara i Refensa, när de vill, säger Mirja.
Kungälvs kommun, framtid och utmaningar
Kompetensförsörjning är en stor utmaning, så även i Kungälvs kommun. Därför är det extra viktigt att synliggöra kommunen som arbetsgivare och att utforma bra jobbannonser med relevanta urvalsfrågor i Grade Varbis rekryteringssystem.
– Kompetensbristen märks då vi inte får tillräckligt många kvalificerade sökande till många av de tjänster vi utlyser, berättar Mirja. Vi jobbar med att visa att vi syns och med att öka medvetandet om kommunens verksamhet genom att bland annat synas på sociala medier, arrangera rekryteringsträffar, stå på mässor och besöka skolor.
Att behålla redan anställda medarbetare är också en utmaning för många arbetsgivare, så även för kommunen. Att ta tillvara på den arbetskraft och kompetens som redan finns på arbetsplatsen och kompetensutveckla personal som inte har rätt utbildning, är därför något som Karin, Mirja och deras kollegor kontinuerligt jobbar med.
– Därför är vi också väldigt måna om att varje person som söker ett jobb hos oss får snabb återkoppling och en bra kandidatupplevelse, säger Karin. Dels för att Kungälvs kommun ska ge ett bra intryck som arbetsgivare, dels för att kandidaterna också ska ha en vilja att söka andra tjänster på kommunen i framtiden.
Kungälvs kommun innefattar bland annat orterna Marstrand, Kode och Ytterby och består av cirka 48 000 medborgare. Karin berättar att det bästa med att arbeta på Kungälvs kommun är att kommunen är en levande organisation som hela tiden utvecklas.
– Att vi har alla professioner samlade under ett tak, nämligen stadshustaket, underlättar när man vill ha snabba svar och korta kontaktvägar. Dessutom har jag också en sensationellt bra chef på alla sätt, säger Karin.
Mirja instämmer och berättar också att kommunen tillämpar otroligt fritt och flexibelt arbete och man ges möjlighet att styra sina dagar och tider själv.
– Men jag håller med Karin, så på delad förstaplats kommer också en helt fantastisk chef och så mina underbara kollegor förstås, avslutar Mirja.
Statistik
- Tid som kund: cirka 8 månader (april 2022)
- Inbjudna kandidater / 8 månader: 755
- Referenstagningar / 8 månader: 973 ( (1,3 referens/kandidat)
- Sparade timmar under 8 månader: 973 (0,5 heltidstjänst)
- Verifierade referenser: 40% (91% via BankID)
- Hitrate begärda/genomförda referenser: 93%
- Genomsnitt tid/process: 45 timmar (1,85 dygn)
- Referenser som svarar utanför kontorstid: 50%
- Totalt sparad tid sedan start: 973 timmar / 24 arbetsveckor
