Kungälvs kommun väljer att effektivisera med digital referenstagning och tydligt kandidatarbete
Industri
Kommunal verksamhet
Huvudkontor
Kungälv, Sverige
Medarbetare
4000+
Kund sedan
2022
“Vi har gått från frustrationsmoment till flyt – digital referenstagning sparar oss tid, höjer kvaliteten och ger kandidaterna en bättre upplevelse.”
Mirja de Bruin, rekryterare, Kungälvs kommun
Bakgrund: 800 rekryteringar om året – och en process som måste hålla
Med omkring 500–800 rekryteringar årligen har Kungälvs kommun ett högt tryck på sina rekryteringsfunktioner. Sedan hösten 2021 driver Karin Blomster och Mirja de Bruin kommunens centraliserade rekryteringsprojekt – med målet att skapa en professionell, snabb och sammanhållen process.
“Vi hanterar ett stort inflöde, och det måste vara lätt för både kandidater och chefer att navigera. Annars tappar vi både tid och upplevelse,” säger Mirja.
Grades rekryteringsverktyg blev snabbt ett nav i arbetet. Genom att digitalisera rekryteringsflödet – och koppla det till effektiv referenstagning – har kommunen tagit ett stort kliv mot modern, datadriven kompetensförsörjning.
Lösningen: Standardiserad rekrytering och digital referenstagning i samspel
Kommunen använder Grades rekryteringsverktyg för hela sitt rekryteringsflöde – från kravprofil till återkoppling. Särskilt uppskattat är möjligheten att enkelt dela uppgifter med chefer, hantera flera steg i processen överskådligt och samla all dokumentation på ett ställe.
“Det är väldigt användarvänligt, även för våra sällananvändare. Att cheferna kan sköta sina delar i systemet själva har sparat mycket tid,” säger Karin.
Våren 2022 infördes också Grade Refensa – ett digitalt verktyg för referenstagning som integreras sömlöst i Grades rekryteringssystem. Kandidaten initierar själv processen och referensgivarna kan svara när det passar dem, även kvällar och helger.
Resultatet? På bara åtta månader genomfördes 973 referenstagningar, motsvarande en halv heltidstjänst i sparad tid.
“Vi slipper jaga folk på telefon, och kan jämföra svaren enkelt eftersom alla referensgivare får samma frågor. Det har höjt både kvalitet och träffsäkerhet,” säger Mirja.
av alla begärda referenser besvaras.
av referenserna kommer in utanför kontorstid.
av referensgivarna verifierar sig med BankID.
har sparats totalt – motsvarande 24 hela arbetsveckor.
Effekten: Tidsvinst, kandidatupplevelse – och ett tryggare arbetsgivarvarumärke
Kungälvs kommun har på kort tid skapat en mer professionell rekryteringsupplevelse – både för kandidater och internt.
“Det är inte bara tid vi sparar – vi får också en jämförbar, säker och GDPR-säker process. Det ger ett starkare intryck av oss som arbetsgivare,” säger Karin.
Kompetensförsörjningen är fortsatt en utmaning – särskilt inom vård och omsorg. Kommunen arbetar därför aktivt med employer branding, urvalsfrågor och smart annonsering via Grades rekryteringsverktyg.
Samtidigt sker ett medvetet arbete med att ta hand om befintlig personal, erbjuda kompetensutveckling och skapa flexibilitet i vardagen. Kungälvs kommun upplevs också som en levande organisation, där det är lätt att samarbeta – inte minst eftersom alla yrkesgrupper ryms under samma tak.
“Vi har korta kontaktvägar, mycket frihet – och en chef i världsklass. Det gör att vi verkligen trivs i vårt arbete,” avslutar Karin.
“Vi har stort fokus på kandidatupplevelsen – från första kontakt till snabb återkoppling. Det handlar om att få människor att vilja söka igen.”
Mirja de Bruin
Har du frågor om våra produkter och tjänster?
