Pirkanmaa välfärdsområde satsar på en högkvalitativ onboardingupplevelse
Industri
Social- och hälsovård samt räddningstjänst
Huvudkontor
Tampere, Finland
Antal anställda
20 000
Kund sedan
2019
“En enhetlig introduktion med hjälp av Intro är ett steg mot en bättre medarbetarupplevelse. Genom att satsa på onboarding visar vi också att vi värdesätter våra medarbetare.”
Katariina Paavilainen & Marika Hoivassilta, Pirkanmaan hyvinvointialue
Utmaning
Utvecklingen av introduktionsprocessen är inte bara ett praktiskt projekt hos Pirkanmaa välfärdsområde – det är ett konkret sätt att förverkliga organisationens strategi. En av de centrala målsättningarna i strategin är “välmående medarbetare” – att skapa en arbetsmiljö där människor trivs, känner sig trygga och har möjlighet att utvecklas.
Som ett led i detta valde Pirkanmaa välfärdsområde att införa det digitala introduktionsverktyget Intro som ett permanent stöd för onboarding i hela organisationen. Arbetet inleddes med planering och pilotprojekt våren 2023, och införandet sker stegvis inom alla verksamhetsområden under 2024–2025.
“Onboarding handlar i grunden om människor – om möten och dialog. Intro finns där som ett stöd, ett verktyg som hjälper oss strukturera processen och skapa en gemensam standard,” berättar Katariina Paavilainen och Marika Hoivassilta från enheten för personalutveckling vid Pirkanmaa välfärdsområde.
Målet är tydligt: att ge varje ny medarbetare en trygg och meningsfull start. En väl genomförd introduktion stärker både kompetensen, säkerheten och välmåendet i organisationen – och bidrar till att öka engagemanget och minska personalomsättningen.
“Enhetlig onboarding med hjälp av Intro är ett steg mot en bättre medarbetarupplevelse. Genom att satsa på introduktion visar vi att vi verkligen värdesätter våra medarbetare,” säger Paavilainen och Hoivassilta.
Lösning
När Pirkanmaa välfärdsområde började införa Intro startade arbetet där behovet var som störst – inom social- och hälsovårdens verksamhetsområden, där rekryteringstakten är hög och många nya medarbetare börjar varje månad. Arbetet har drivits i nära samarbete mellan olika experter och intressenter, med ett tydligt mål: att skapa en gemensam, effektiv och välkomnande introduktionsupplevelse för alla.
För att underlätta starten för nya medarbetare togs en allmän introduktion fram – en guide som hjälper nyanställda att snabbt komma in i organisationen och som samtidigt stöttar chefer i deras introduktionsarbete.
“Den röda tråden har hela tiden varit att göra det enkelt – både för nya medarbetare och för de chefer som introducerar dem. Vi ville skapa en lösning som verkligen hjälper i vardagen,” berättar Paavilainen och Hoivassilta.
Utöver den gemensamma introduktionen har varje enhet byggt vidare i Intro med sitt eget innehåll – anpassat efter yrkesgrupp, arbetsuppgifter och lokala behov. På så sätt får varje medarbetare en introduktion som känns relevant och meningsfull.
Bakom framgången ligger flera faktorer: ett starkt ledningsstöd, tydliga roller och ansvar, men också god intern kommunikation och kontinuerlig uppföljning.
“Det viktigaste har varit att vi gjort det tillsammans – med tydliga mål, öppen dialog och fokus på att skapa en riktigt bra start för varje ny kollega.”
Resultat
Med hjälp av Grade Intro kan onboardingprocessen göras mer personlig och anpassad till varje individ. Introduktionen är en avgörande del av medarbetarens resa – det första steget efter rekryteringen där bilden av den nya arbetsplatsen formas.
Pirkanmaa välfärdsområde har över 20 000 medarbetare inom 600 olika yrkesroller. Det innebär att introduktionen måste kunna anpassas efter både roll och bakgrund – exempelvis behöver introduktionen för specialistläkare eller läkare under utbildning ofta skräddarsys. Lärstilar, tidigare erfarenhet och kompetens varierar, och allt detta påverkar hur onboarding bör utformas.
“När man vill utveckla onboarding i en organisation måste man också våga tänka nytt. På Pirkanmaa välfärdsområde är introduktionens utveckling en tydlig del av vår strategi – den är central i vårt arbete för att skapa välmående medarbetare,” säger Marika Hoivassilta och Katariina Paavilainen.
De betonar vikten av att ha en tydlig strategisk riktning och ledningens stöd.
“Om en organisation saknar ett strategiskt fokus på onboarding, finns en risk att dess betydelse glöms bort. Och det vore olyckligt – för en bra introduktion påverkar inte bara starten utan hela medarbetarens tid i organisationen.”
Att utveckla och satsa på introduktionsprocessen är en av HR:s viktigaste uppgifter “En välplanerad och genomförd onboarding stärker medarbetarnas engagemang och välmående – och gör organisationen mer effektiv och konkurrenskraftig. Det är dags att ge den här ofta förbisedda delen av HR-arbetet den uppmärksamhet den förtjänar,” sammanfattar Paavilainen och Hoivassilta.
