Näin onnistut kehityskeskusteluissa – vinkit esihenkilöille

Kehityskeskustelut ovat paljon enemmän kuin kerran vuodessa käytävä rutiini. Oikein toteutettuina ne voivat vahvistaa työntekijöiden motivaatiota, lisätä sitoutumista ja tukea koko organisaation tavoitteita. Kun keskusteluissa keskitytään sisäisen motivaation lähteisiin, kuten itseohjautuvuuteen, kehittymiseen ja merkitykseen, ne muuttuvat aidosti innostaviksi ja vaikuttaviksi.

Puhutaan hetki siitä, mikä ratkaisee, ovatko työntekijät sitoutuneita vai eivät. Voiko palkankorotus, bonus tai muu porkkana tehdä työntekijästä sitoutuneen? Asia ei ole niin yksinkertainen. Tutkimukset osoittavat, että tämän tyyppiset ulkoiset kannustimet voivat jopa heikentää motivaatiota. Daniel Pink (Drive, 2010) esittää, että palkkiot, kuten tulospohjainen provisio, voivat syrjäyttää ihmisen sisäisen motivaation, jolloin lopputulos on heikompi kuin ilman provisiota.

Jotta organisaatiosi ei joutuisi tilanteeseen, jossa joudut jatkuvasti nostamaan palkkoja sitoutumisen säilyttämiseksi, esihenkilön kannattaa keskittyä vahvistamaan työntekijöiden sisäistä motivaatiota. Kolme tekijää ovat tässä erityisen merkityksellisiä:

• Itseohjautuvuus – Työntekijät voivat hyvin ja motivoituvat, kun heillä on tietty määrä päätösvaltaa ja mahdollisuus toimia itsenäisesti omalla vastuualueellaan.
• Kehittyminen – Työntekijöitä innostaa uuden oppiminen, kehittyminen ja työn hallinnan parantaminen.
• Merkityksellisyys – Organisaatiot, joiden visio ja tavoitteet koetaan työntekijöiden keskuudessa merkityksellisiksi, saavuttavat usein korkeamman sitoutumisen.

Monet esihenkilöt tiedostavat jo tämän. Arjessa asetetaan selkeitä tavoitteita, delegoidaan vastuuta, osallistetaan päätöksiin ja tuetaan kehittymistä. Mutta, sovellatko samaa ajattelutapaa myös kehityskeskusteluissa? Oikein toteutettuna ne voivat vahvistaa sitoutumista enemmän, kuin olemme ajatelleetkaan. Daniel Pinkin motivaatiotekijöihin pohjaten, tässä muutamia vinkkejä sinulle, joka pidät kehityskeskusteluja:

Valmistautuminen

• Kutsu työntekijä kehityskeskusteluun ajoissa, ja varaa siihen riittävästi aikaa. Tämä viestii, että pidät hänen kehittymistään tärkeänä.
• Valmistaudu huolellisesti: tunne työntekijän tehtävät ja suoritukset, käy läpi edellisen keskustelun muistiinpanot ja arvioi hänen kehitystään. Jos käytössä on digitaalinen työkalu, lue työntekijän jakamat muistiinpanot tarkasti ja huomioi niiden punaiset langat.
• Jos et ehdi valmistautua, siirrä mieluummin aikaa toiseen ajankohtaan. Valmistautumattomuus antaa kuvan välinpitämättömyydestä ja tuhoaa keskustelun hyödyn.

Toteutus

• Aloita kertomalla keskustelun tarkoitus ja tavoite.
• Vahvista, että olet tutustunut työntekijän muistiinpanoihin. Älä lue niitä ensimmäistä kertaa kesken keskustelun.
• Kuuntele aktiivisesti: pidä katsekontakti, nyökkää, kertaa sanottu ja esitä jatkokysymyksiä. Pyri ymmärtämään syvällisesti, mikä työntekijää motivoi ja innostaa. Anna myös hänen suunnata keskustelua tärkeiksi kokemilleen asioille.
• Vältä johdattelevia kysymyksiä sekä kyllä/ei-kysymyksiä. Älä täydennä hänen vastauksiaan – hiljaisuus voi joskus tuottaa enemmän, kuin täydellinen kysymys.
• Kun asetatte tavoitteita, varmista että työntekijä kokee niiden liittyvän organisaation suurempiin tavoitteisiin. Anna hänen päättää, miten tavoitteisiin päästään.

Esimerkiksi: jos sovitte, että työntekijän tulee kehittää osaamistaan tietyssä IT-järjestelmässä, älä määrää pelkkää kurssia, vaan anna hänen valita tapa oppia – vaikkapa seuraamalla osaavaa kollegaa päivän ajan.

• Ole herkkä työntekijän omille kehitystoiveille ja mieti, miten organisaatio voi hyötyä niistä.
• Tee urakehityksen mahdollisuudet näkyviksi. Digitaalisen urasuunnitelman avulla voidaan tunnistaa osaamisvajeet ja hahmottaa seuraavat askeleet työntekijän urapolulla.

Seuranta

• Dokumentoi kehityskeskustelun tulokset ja anna työntekijän vahvistaa ne allekirjoituksellaan. Näin syntyy yhteinen näkemys tavoitteista ja toimenpiteistä.
• Kun työntekijä kokee tavoitteet merkityksellisiksi, saa itse vaikuttaa toteutustapaan ja mahdollisuuden kehittyä, hän on todennäköisesti motivoitunut myös saavuttamaan ne.
• Seuraa edistymistä säännöllisesti ja anna palautetta, jotta suunnitelma pysyy ajantasaisena ja työntekijä saa vahvistusta kehittymiselleen.