Kompetenshantering

En guide till vad det är och hur det funkar

I denna guide får du lära dig vad kompetenshantering är, och hur det hänger ihop med övriga kompetensrelaterade begrepp och processer. Du får också en introduktion till digital kompetenshantering och en förståelse för varför detta är en förutsättning för att lyckas.

Vad är kompetenshantering?

Kompetenshantering är precis som namnet avslöjar – hantering av kompetens. Kompetens syftar i sin tur till medarbetares förmåga att utföra en uppgift i en specifik situation genom att tillämpa kunskaper, färdigheter och erfarenheter. Varför behöver då en verksamhet ha koll på detta? Jo, utan en strukturerad kompetenshantering är det svårt att få svar på frågor som:
  • Vilken samlad kompetens finns i organisationen?
  • Hur ser kompetensfördelningen ut per avdelning/projekt?
  • Vad kan varje enskild medarbetare i förhållande till vad som krävs för aktuell roll?
  • Vilka kompetenser behövs utvecklas på kort och lång sikt?

Genom att ha koll på vilken kompetens som finns kan en verksamhet lägga grunden för agila HR-processer som säkerställer att rätt person alltid är på rätt plats vid rätt tidpunkt. Nedanför hittar du en översikt över alla delar. 

Kompetenskartläggning

Det första steget mot en strukturerad kompetenshantering är att kartlägga alla medarbetares nuvarande kompetens, och jämföra den med önskad kompetens.

En kompetenskartläggning kan genomföras på flera olika sätt. Vissa verksamheter börjar med att kartlägga vad varje enskild medarbetare kan – vilket resulterar i individuella kompetensprofiler. För andra passar det bättre att börja i andra änden, d.v.s. att sammanställa vilken kompetens som krävs för de roller och befattningar som finns i verksamheten. Ett tredje alternativ är att börja i mindre skala – antingen med ett par utvalda avdelningar, eller med en ”medarbetarroll” som innefattar de kompetenser inom olika områden som varje enskild medarbetare bör ha oavsett arbetsområde. Det kan t.ex. röra sig om att alla medarbetare ska ha genomgått obligatoriska policy-utbildningar och tagit del av verksamhetens uppförandekod.

Oavsett hur kartläggningen går till, är sista steget att matcha medarbetarnas kompetensprofiler mot den/de roller de har i nuläget. Resultatet blir en tydlig ögonblicksbild av vilken kompetens som medarbetarna har – och saknar – just nu.

Kompetensanalys

När en verksamhets kompetens är kartlagd finns grunden för att analysera den samlade kompetensen både tvärfunktionellt och ur ett helikopterperspektiv. I en kompetensanalys kan både kompetensgap och kompetensuppfyllnad visualiseras, och det är också möjligt att söka efter medarbetare med kompetens efter specifika kriterier.

Kompetensanalysen handlar lika mycket om att uppmärksamma kompetens som saknas som att ha koll på vilken kompetens som faktiskt finns. Genom att titta på kompetens utifrån uppfyllnad kan all kompetens tas tillvara på – inte bara den som är “krav” i medarbetarnas befintliga roller.

Vad är kompetensgap och vad används det till?

Kompetensgap är skillnaden mellan befintlig kompetens och önskad kompetens – hela vägen från enskilda medarbetare aggregerat upp till verksamhetsnivå. Verksamheter som har ett digitalt stöd för kompetenshantering kan visualisera varje enskild medarbetares kompetensgap och utvecklingsmöjligheter i en s.k. Kompetensprofil. I den kan medarbetaren själv se vilka eventuella kompetensgap som finns utifrån aktuell roll. Det kan röra sig om:

Detta är kompetenser som graderas utifrån en skala med definierade kompetensnivåer, t.ex. 1–4. Kompetensnivåerna utgår vanligtvis från medarbetarnas förmåga

Kompetenser som medarbetarna antingen har eller inte har, t.ex. körkort eller högskoleutbildning. Dokumenteras med Ja eller Nej.

Certifikat kan användas för att kvalitetssäkra en kompetens hos medarbetare som gått en viss utbildning eller innehar en specifik befattning. Till skillnad från formella kompetenser kan de vara tidsbegränsade.

Organiserade utbildningsaktiviteter i form av exempelvis e-Learning eller fysiskt kurstillfälle.

Medarbetarnas kompetensprofiler och dess eventuella gap visualiserar vilka utvecklingsområden som finns för varje enskild medarbetare i aktuell roll. Om gapen sedan aggregeras till avdelnings- och verksamhetsnivå kan de ligga som grund för viktiga beslut framåt – kring exempelvis kompetensutveckling och rekrytering.

Kompetensförsörjningsplan

Kompetensförsörjningsplanen tydliggör kommande kompetensbehov på verksamhets- och avdelningsnivå. Planen fungerar som ett stöd för kompetensplaneringen framåt genom att identifiera kommande behov i verksamheten.

För att kunna identifiera rekryterings- och utbildningsbehov är det viktigt att planen belyser vilka yttre faktorer som kan påverka verksamheten. Genom att noggrant analysera framtida utmaningar tydliggörs vilken kompetens som kommer att behövas på lång och kort sikt för att uppnå övergripande verksamhetsmål.

Kompetensutveckling

Kompetensutveckling i arbetslivet handlar om att utveckla människors kunskaper och färdigheter. När framtida utbildningsbehov är identifierade vet verksamheten helt enkelt vem som bör lära sig vad. Nästa steg är att besluta när och hur utbildningsinsatsen ska genomföras.

Det kan ske på massor av olika sätt – genom alltifrån e-learning och webbseminarier till att skugga en kollega med hög kompetens inom aktuellt område.

Successionsplanering​

I en successionsplanering kartläggs hur stor risk det är att enskilda medarbetare lämnar verksamheten och hur stor skada det förväntas göra. Vilka medarbetare sitter på nyckelkompetens, och vad gör vi om dessa slutar i verksamheten?

En successionsplan är nödvändig för att säkerställa att avgörande kunskap och kompetens aldrig går förlorad. Genom en proaktiv strategi för successionsplanering finns det alltid en plan för att ersätta nyckelkompetenser – vilket gör att plötslig kompetensbrist och förhastade beslut kan undvikas.

Kompetensbaserad rekrytering​

Kompetensanalysen och kompetensförsörjningsplanen kan ligga till grund för kompetensbaserad rekrytering – d.v.s. rekrytering som har fokus på vilken kompetens som behövs i organisationen idag och i framtiden. För att få fram en rollbeskrivning över en tilltänkt kandidat kan en behovsanalys underlätta.

Det kan göras genom att jämföra den nuvarande rollen och dess kompetensprofil, titta på teamets samlade kompetens samt ställa sig frågan vilken kompetens som kommer att behövas i framtiden. Kompetens som lämnar verksamheten behöver inte alltid ersättas rakt av. Kanske kräver framtiden helt annan kompetens? Kanske behöver teamet som helhet kompletteras för att fungera funktionellt?

Digital kompetenshantering​​

En verksamhets kompetensförsörjningsprocess tar aldrig slut – det gäller att hela tiden ha rätt person på rätt plats vid rätt tillfälle. För att lyckas med detta krävs att processerna ovan jackar i varandra på ett naturligt sätt, och att ”datan” som beslut tas utifrån alltid är uppdaterad. Med en digital plattform för kompetenshantering och lärande kan en stor del av den strategiska kompetensförsörjningen automatiseras.

Kompetenshantering i GRADE

En kompetenskartläggning är en färskvara som snabbt tappar värde om den inte uppdateras löpande. Med vår plattform GRADE skapas ett naturligt kretslopp av kompetens, lärande och engagemang. Exempelvis kan en medarbetare som har kompetensgap få förslag på lärandeaktiviteter som höjer aktuell kompetens – och genomföra dem direkt i plattformen. Efter godkänt resultat uppdateras i sin tur medarbetarens kompetensprofil automatiskt med den nyvunna kompetensen, vilket leder till att kompetenskartläggningen alltid är uppdaterad.

I GRADE-plattformen är processen för medarbetarsamtal en naturlig väg in till medarbetarens kompetensprofil, mål & aktiviteter och utvecklingsplan. Det är tydligt för varje enskild medarbetare vilken kompetens som krävs i aktuell roll, och också vilka utvecklingsmöjligheter som finns. Medarbetarsamtalen blir en återkommande träffpunkt för frågor kring kompetens och utveckling, och GRADE stöttar både medarbetare och chefer kring att genomföra de aktiviteter som överenskommits. Eftersom processerna jackar i varandra behöver inte cheferna lägga onödig tid på administration av medarbetarnas kompetens, utan istället fokusera på att stötta, ge feedback och vara en närvarande chef. Klicka på knappen för att läsa mer om medarbetarsamtal.

Hör av dig!

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er? Hör av dig så återkommer vi så fort vi kan!