5 tips för lyckad kompetenskartläggning

Känner du att det är dags för en grundläggande inventering av era medarbetares kompetens? Vi har erfarenhet av kompetenskartläggning i både stora och små organisationer, och vill gärna dela med oss av våra bästa tips för varje steg i processen.

1. Hitta ert varför

Vi börjar med det viktigaste av allt. Innan ni drar igång en kompetenskartläggning bör ni ha syftet klart för er. Varför vill ni kartlägga era medarbetares kompetens? Vanliga anledningar är att man står inför en större kompetensutvecklingsinsats och helt krasst inte vill utbilda folk i onödan.

Organisationsförändringar kan också vara en anledning till att göra en inventering. För att kunna ta sig dit man vill är det en absolut förutsättning att veta vart man är i nuläget.
Det är också vanligt att organisationer vill göra en helt förutsättningslös kompetensinventering för att ta reda på vilken kompetens som finns i verksamheten, och utifrån informationen som samlas in ta beslut om hur verksamheten ska utvecklas framåt.

2. Tillvägagångssätt och kreativitet

När ni vet varför ni vill göra en kompetenskartläggning är det dags att börja fundera på hur den ska genomföras. Kanske passar det er organisation bäst att varje chef ansvarar för kartläggningen av sin avdelning? Vill ni skicka ut mail till medarbetarna direkt? Eller intervjua dem? Det finns inga rätt och fel – var kreativa!

Ni kan också börja i andra änden. Sammanställ vilka befattningar och roller som finns inom verksamheten och fundera över vilka kompetenser dessa bör inneha. Därefter mappar ni medarbetarna mot rollerna och ser vilka kompetensgap som finns utifrån skall-kraven för respektive roll. Vårt tips är att börja i liten skala med medarbetare som är tillgängliga och enkla att komma i kontakt och kommunicera med.

3. Testa på pilotgrupp

Innan ni genomför kartläggningen på bred front är vår starka rekommendation att testa upplägget på en pilotgrupp. Välj ut en avdelning som ni tror kan ge värdefull feedback. När pilotgruppen genomfört kompetenskartläggningen utvärderar ni, justerar och testar igen på en ny pilotgrupp. Tiden ni lägger på denna fas vinner ni tillbaka många gånger om, om feedbacken ni får förbättrar genomförandet av kompetenskartläggningen på verksamhetsnivå.

4. Genomför med tempo

När ni genomför kompetenskartläggningen för hela organisationen är tempo nyckeln till framgång. Om inventeringen drar ut på tiden finns det en överhängande risk att den insamlade datan hinner bli inaktuell innan ni är klara. Avsätt tid för organisationen att genomföra kartläggningen så intensivt som möjligt tidsmässigt.

5. Ta väl hand om skatten

När kompetenskartläggningen väl är genomförd sitter ni på en riktig guldgruva av information. Nu gäller det att hitta rutiner för att underhålla informationen om medarbetarnas kompetens, så att det stora arbetet ni lagt ner på kompetenskartläggningen inte stannar vid en ögonblicksbild av läget just nu. Hitta rutiner för att sammanställa nya medarbetares kompetens, och bestäm hur befintliga medarbetares kompetensprofiler ska hållas uppdaterade.

Ni kan exempelvis låta cheferna se över och eventuellt justera medarbetarnas kompetensprofiler som en del av medarbetarsamtalen. En digital plattform gör ofta det kontinuerliga underhållsarbetet enkelt att genomföra. Ge gärna medarbetarna tillgång till sina kompetensprofiler, så kan de ta del av hur de kan växa och utvecklas i verksamheten framåt.

Är du intresserad av att veta mer? Hör av dig! Eller vill du kanske läsa mer om Talent Management i GRADE-plattformen?