Näin Tukholman kaupunki tehosti rekrytointiaan digitaalisen suositusten tarkistuksen avulla
Toimiala
Kuntasektori
Pääkonttori
Tukholma, Ruotsi
Työntekijöitä
40 000+
Asiakkaana vuodesta
2016
“Suositusten tarkistaminen oli meille pullonkaula. Pelkästään suosittelijan tavoittaminen, ajan varaaminen ja vastauksen saaminen saattoi kestää päiviä. Graden ratkaisun avulla pystyimme luopumaan manuaalisesta työstä – ja samalla parantamaan laatua.”
Karin Toll Lane, rekrytointiyksikön päällikkö, Tukholman kaupunki
Taustaa
Tukholman kaupungin palveluhallinnon rekrytointiyksiköllä on selkeä tehtävä: tarjota kaupungin toimijoille korkealaatuisia rekrytointipalveluja ammattimaisesti ja resursseja säästäen. Yli 40 000 työntekijän organisaatiossa vaatimukset ovat korkeat, mutta niin ovat myös mahdollisuudet.
Kun rekrytointipäällikkö Karin Toll Lane huomasi, kuinka paljon aikaa kului puhelimitse tehtyihin suositusten tarkistuksiin, kävi selväksi, että jotain täytyi muuttaa. Prosessi ei ollut vain tehoton, vaan se saattoi viivästyttää koko rekrytointiprosessia jopa kahdella viikolla. Pilottihanke Graden digitaalisen suosittelujen tarkistustyökalun parissa käynnistyi jo vuonna 2019. Seuraavana vuonna työkalu otettiin kokonaisvaltaisesti käyttöön.
Ratkaisu
Elokuusta 2020 lähtien Graden työkalu on ollut käytössä kaikissa Tukholman kaupungin keskushallinnon digitaalisissa suositusten tarkistuksissa. Prosessi on nyt täysin digitalisoitu: käytössä ovat osaamisperustaiset kysymyspatteristot ja täydellinen jäljitettävyys. Suosittelijat tunnistautuvat pankkitunnusten kautta ja voivat vastata silloin kun heille parhaiten sopii. Tämä sekä nopeuttaa prosessia että nostaa vastausprosenttia.
“Parasta on, että kaikkia hakijoita arvioidaan samoin perustein. Kysymykset ovat standardoituja, objektiivisia ja linkitetty suoraan määriteltyihin osaamiskriteereihin. Tämä poistaa sattumanvaraisuuden ja subjektiiviset tulkinnat”, Karin kertoo.
Suositukset muodostavat nyt saumattoman osan laajempaa osaamispohjaista rekrytointistrategiaa. Työkalua käytetään erityisesti esihenkilö- ja asiantuntijarekrytoinneissa, mutta myös laajasti massarekrytoinneissa. Sisäisille asiakkaille tarjotaan edelleen mahdollisuus perinteiseen suositusten tarkistukseen, mutta lisämaksusta.
Tulokset
Digitaalisen suositusten tarkistuksen myötä Tukholman kaupunki ei ainoastaan säästä aikaa. Se on myös tehnyt aiemmin aikaa vievästä prosessista ammattimaisemman. Hakijoille se tarkoittaa sujuvampaa kokemusta, esihenkilöille nopeampia päätöksiä, sekä ennen kaikkea kaupungin asukkaille fiksumpaa verovarojen käyttöä.
Muutoksen vaikutukset näkyvät selvästi:
- Rekrytointipalvelun asiakastyytyväisyyspisteet ovat 9,57/10
- Vuonna 2022 hoidettiin yli 1 000 rekrytointia
- Suositusten tarkistus vie nykyisin vain päiviä, viikkojen sijaan
Karin nostaa esiin, miten digitalisaatio on tuonut fokuksen takaisin olennaisiin asioihin, kuten osaamiseen ja valintojen laatuun. Yhdessä kokeilussa rekrytoinnit toteutettiin ilman perinteistä hakemuskirjettä, jossa yli 70 rekrytointia käynnistettiin kevyemmällä mallilla.
Tukholman kaupungin työ digitaalisen suositusten tarkistusten parissa on enemmän kuin tekninen käyttöönotto. Se on osa laajempaa muutosprosessia, jossa tehokkuus, yhteiskunnallinen hyöty ja työntekijöiden sitoutuminen kulkevat käsi kädessä.
Rekrytointiyksikön työntekijät ovat olleet mukana jokaisessa vaiheessa, mikä on rakentanut luottamusta muutokseen ja edistänyt innovointia. Tuloksena on moderni, osaamiseen perustuva rekrytointiprosessi, joka säästää aikaa, vähentää kustannuksia ja parantaa laatua koko kaupungin tasolla.
“Tavoitteemme on tehdä rekrytoinnista objektiivisempaa, yhdenvertaisempaa ja osuvampaa. Kun karsimme turhia muuttujia, vähennämme ennakkoluulojen riskiä ja parannamme saavutettavuutta. Siitä hyötyvät sekä organisaatiomme että hakijat.”
Karin Toll Lane
Onko sinulla kysyttävää tuotteistamme tai palveluistamme?
