Keski-Suomen hyvinvointialue rakensi yhtenäisen ja vaikuttavan perehdytysmallin digitaalisen ratkaisun avulla
Toimiala
Sosiaali- ja terveyspalvelut, pelastustoimi
Pääkonttori
Jyväskylä, Suomi
Työntekijöitä
13 000
Asiakkaana vuodesta
2010
“Meillä on velvollisuus tarjota riittävä perehdytys ja uudella työntekijällä on oikeus myös saada riittävä ja laadukas perehdytys organisaatioon ja työtehtäviinsä.”
Julia Rinne, henkilöstöasiantuntija, Keski-Suomen hyvinvointialue
Taustaa
Keski-Suomen hyvinvointialueella haluttiin tuoda selkeyttä ja laatua henkilöstön perehdytykseen. Aiemmin perehdytys oli toteutettu hajanaisesti: yhtenäistä mallia tai sähköistä työkalua ei ollut käytössä, ja perehdytyksen taso vaihteli suuresti yksiköittäin.
Tarve uudistukselle oli ilmeinen, kun mahdollisuus osallistua uudenlaisen digitaalisen perehdytysratkaisun pilottiin avautui. Pilotti käynnistyi vuonna 2018 somatiikan vuodeosastoilla, ja käyttö laajeni nopeasti eri toimialoille. Tänä päivänä ratkaisu toimii hyvinvointialueen perehdytysalustana.
Henkilöstöasiantuntija Julia Rinne toimii ohjelmiston pääkäyttäjänä ja vastaa perehdytyskäytäntöjen kehittämisestä. Kokemuksensa mukaan digitaalinen perehdytys on tuonut rakenteet, jatkuvuuden ja seurattavuuden siihen, mikä aiemmin oli usein irrallista ja epäyhtenäistä.
Ratkaisu: Digitaalinen perehdytys tuo rakennetta ja tasalaatuisuutta
Keski-Suomen hyvinvointialue otti käyttöönsä digitaalisen perehdytysratkaisun vastatakseen tarpeeseen yhdenmukaistaa perehdytyksen sisältöjä ja käytäntöjä. Ratkaisun avulla perehdytys voidaan nyt suunnitella yksilöllisesti aiemman osaamisen perusteella, ja samalla varmistaa, että jokainen työntekijä saa riittävän yleiskuvan organisaation toimintatavoista.
Koko organisaation käyttöön otettu perehdytysalusta mahdollistaa:
- perehdytyssisältöjen avaamisen ja jäsentämisen eri vaiheisiin, jolloin uusi työntekijä voi aloittaa tutustumisen jo ennen ensimmäistä työpäivää
- aiemman osaamisen tunnistamisen ja huomioimisen, mikä tekee perehdytyksestä yksilöllistä ja mielekästä
- selkeiden mallipohjien hyödyntämisen, jotka tukevat organisaation yhteisten toimintatapojen omaksumista
Työkalu oikeusturvan ja johtamisen tueksi
Perehdytysratkaisun käyttö ei ole pelkästään käytännön helpotus – se tukee myös työnantajan juridisia velvoitteita. Dokumentoinnin kautta varmistetaan, että perehdytys on toteutettu asianmukaisesti ja että siitä jää selkeä näyttö.
Lisäksi ratkaisu toimii johtamisen työkaluna:
- Esihenkilöt voivat seurata perehdytyksen etenemistä reaaliajassa
- Raportointiominaisuudet mahdollistavat tiedolla johtamisen niin yksikkö- kuin organisaatiotasolla
- Perehdytyksen laatu ja kattavuus ovat tarkasteltavissa myös osavuosittain tai laajemmissa kehityskatsauksissa
Pitkäjänteinen kehitystyö ja sitoutuminen
Keski-Suomen hyvinvointialueella tiedostetaan, että pelkkä käyttöönotto ei riitä. Jalkautustyö on jatkuvaa, ja esihenkilöiden rooli ratkaiseva. Kun esihenkilöt tunnistavat vastuunsa perehdytyksestä, ratkaisu vakiintuu osaksi yksiköiden arkea ja tuo pitkäaikaisia hyötyjä.
Käyttöönotto on vaatinut aikaa ja toistoa erityisesti suurissa yksiköissä. On pitänyt haastaa vanhoja toimintatapoja – esimerkiksi kolmen päivän intensiiviperehdytyksiä – ja korostaa perehdytyksen jatkuvuutta ja kehittämistä osana koko työuraa.
Keskeistä on ollut tarjota tukea eri muodoissa: koulutuksia, ohjeita ja neuvontaa eri kanavien kautta. Sitoutuneisuus näkyy siellä, missä perehdytys on otettu osaksi johtamista, arkea ja organisaation oppimista.
Tulokset
Digitaalisen perehdytysratkaisun käyttöönotto on tuonut Keski-Suomen hyvinvointialueelle näkyviä ja vaikuttavia tuloksia. Yksi merkittävimmistä muutoksista on ollut perehdytyksen aseman vakiinnuttaminen osaksi arjen johtamista. Esihenkilöillä on nyt mahdollisuus seurata perehtymisen etenemistä selkeästi ja reaaliaikaisesti, mikä tukee heidän työtään ja vahvistaa työntekijöiden saamaa tukea aloitusvaiheessa.
Käyttökokemukset ovat olleet myönteisiä. Esihenkilöt kuvaavat ratkaisua helppokäyttöiseksi ja havainnolliseksi. Perehdytys ei ole enää sidottu paperilomakkeisiin tai hajallaan olevaan ohjeistukseen, vaan prosessi on selkeä, läpinäkyvä ja systemaattisesti johdettavissa. Tämän seurauksena perehdytyksestä on tullut osa organisoitua arkea – ei irrallinen vaihe uuden työntekijän polulla.
Myös organisaation sisäistä yhdenmukaisuutta on onnistuttu vahvistamaan. Vaikka eri yksiköillä on omat tarpeensa ja painopisteensä, yhteisten perehdytysrakenteiden avulla on voitu luoda selkeä perusta, jota yksiköt täydentävät omalla substanssillaan. Tämä rakenne helpottaa myös uusien työntekijöiden orientoitumista, kun perehdytys etenee tutulla tavalla riippumatta siitä, mihin yksikköön he sijoittuvat.
Kaiken taustalla on ajatus siitä, että hyvä perehdytys ei ole pelkästään aloituksen tuki, vaan myös keskeinen osa työhyvinvointia ja työnantajakuvaa. Laadukkaasti toteutettu perehdytys antaa työntekijälle varmuutta, tuo selkeyttä organisaation toimintakulttuuriin ja rakentaa pohjaa pitkäaikaiselle sitoutumiselle.
“Takaisin vanhaan ei ole ikävä – kadonneiden paperisten perehdytyslomakkeiden metsästys ja hankala perehtymisprosessin seuranta on menneisyyttä.”
Julia Rinne
Onko sinulla kysyttävää tuotteistamme tai palveluistamme?
