Näin Vänersborgin kunta kehitti kehityskeskustelujaan – keskiössä arvonluonti ja toiminnan vaikuttavuus
Syksyllä 2022 Vänersborgin kunta käynnisti työn kehittääkseen kehityskeskustelujaan. Tavoitteena ei ollut pelkästään digitalisoida olemassa olevaa prosessia, vaan luoda tasalaatuisempi, arkeen kytkeytyvä ja arvoa tuottava keskustelu, joka vahvistaa sekä suoriutumista että kehittymistä pitkällä aikavälillä.
Työn taustalla olivat Camilla Andersson, neuvottelupäällikkö, joka vastaa työoikeudellisista kysymyksistä ja palkkakierroksista, sekä Malin Öberg, HR-asiantuntija, jonka vastuulla ovat osaamisen ja johtamisen kehittäminen.
”Kyse oli oikeastaan kahdesta asiasta. Ensimmäinen oli kehityskeskustelujen digitalisointi. Toinen oli mennä niiden tarkoituksen ytimeen: miksi kehityskeskusteluja käydään? Mistä kehityskeskusteluissa pitäisi puhua? Digitalisoinnin yhteydessä saimme paremman mahdollisuuden tarkastella näitä kysymyksiä.”
– Camilla Andersson, neuvottelupäällikkö, Vänersborgin kunta
Tarkistuslistasta selkeään tavoitteeseen
Digitaalista ratkaisua hankkiessaan kunta tunnisti useita tarpeita. He halusivat modernin ja interaktiivisen alustan, jossa eri prosessit voivat toimia yhdessä, mutta myös ennen kaikkea varmistaa, että dokumentaatio ja tavoitteet eivät katoa esihenkilövaihdosten yhteydessä.
Keskeinen vaatimus oli, että järjestelmän tulee seurata työntekijää, ei esihenkilöä.
– Halusimme päästä eroon tilanteesta, jossa tärkeät materiaalit päätyvät laatikkoon tai katoavat, kun esihenkilö vaihtuu. Kehityskeskustelun pitäisi olla osa pitkäjänteistä kehitystä sekä yksilölle että toiminnalle, Camilla sanoo.
”Kehityskeskustelu voi helposti paisua ja siihen voi kertyä liikaa erilaisia asioita. Palasimme keskustelun ydintarkoitukseen: mikä on se asia, joka pitäisi käsitellä juuri tässä keskustelussa, eikä missään muualla? Pyörittelimme tätä monesta näkökulmasta.”
– Malin Öberg, HR-asiantuntija, Vänersborgin kunta
Kaksi näkökulmaa menestystekijänä
Selkeä menestystekijä oli se, että kehitystyötä vei eteenpäin kaksi henkilöä, joilla oli eri näkökulmat.
– Meitä on ollut mukana kaksi henkilöä, eri rooleissa ja eri lähtökohdista. Se mahdollisti useiden näkökulmien huomioimisen ja sisällön todellisen laadunvarmistuksen. Se osoittautui vahvuudeksi sekä projektissa että myöhemmässä yhteistyössämme, Camilla kertoo.
Kolmivuotinen vaiheittainen käyttöönotto
Graden käyttöönotto alkoi pienemmällä testivaiheella syksyllä 2022. Kunta antoi 5–6 esihenkilön eri toimialoilta kokeilla mallia ja antaa palautetta yksityiskohdista ennen varsinaista lanseerausta.
Joulukuussa 2022 järjestelmä otettiin käyttöön koko organisaatiossa, mutta selkeällä strategialla: käyttöönotto toteutettaisiin vaiheittain kolmen vuoden aikana.
Käyttöönotto eteni näin:
- Ensimmäinen vuosi: esihenkilöt, joilla oli mahdollisuus, alkoivat käyttää Graden ratkaisua keskustelun tulevaisuuteen suuntautuvassa osassa eli uusien tavoitteiden kirjaamisessa järjestelmään (edellisen kauden tavoitteiden arviointi tehtiin vielä vanhassa paikassa).
- Toinen vuosi: jo aloittaneet esihenkilöt toteuttivat koko keskustelun digitaalisella alustalla, kun taas muut ottivat ensimmäisen askeleen järjestelmän käyttöön
- Kolmas vuosi: tavoitteena oli, että kaikki esihenkilöt työskentelevät täysin Graden alustalla
Ensimmäisen vuoden aikana järjestettiin koulutuksia. Sen jälkeen Malin oli käytettävissä tukena niille esihenkilöille ja johtoryhmille, jotka halusivat sparrausta järjestelmän hyödyntämisessä omiin tarpeisiinsa.
”Meillä on ollut ohjemateriaaleja, videoita ja tukea eri kanavissa. Olemme myös olleet hyvin helposti tavoitettavissa. Joinakin jaksoina monet esihenkilöt toivoivat tukea työn edistämiseen.”
– Malin Öberg, Vänersborgin kunta
Yksi tärkeä oppi oli se, että digitaalinen kehityskeskustelu ei saa jäädä pelkäksi tekniseksi käyttöönotoksi.
– Muuten kyse on vain digisoinnista eikä digitalisoinnista. Tämä on muutos, jonka tarkoitus on tukea toiminnan kehittämistä, ei vain korvata paperia tietokoneella, Malin sanoo.
Selkeä ja pelkistetty rakenne auttaa esihenkilöitä keskittymään olennaiseen
Keskustelumallia kehittäessään kunta päätyi selkeään rakenteeseen: kehityskeskustelu perustuu 4 + 1 kysymykseen, joiden tarkoitus on pitää fokus tehtävässä, suoriutumisessa ja kehittymisessä.
– Monet saattavat ajatella, että kysymyksiä on vähän, mutta pääkysymyksemme koskee sitä, mikä on tulevan jakson tehtävä, mitkä ovat tavoitteet ja mitä toimenpiteitä tarvitaan. Siksi meillä on kehityskeskustelu, Malin kertoo.
Seuraavat kaksi kysymystä käsittelevät edellytyksiä:
- mitä resursseja ja työolosuhteita tarvitaan onnistumiseen
- millaista osaamisen kehittämistä tarvitaan, jotta työntekijä voi edistää tavoitteita
– Olemme täällä vänersborgilaisia varten. Jotta voimme tuottaa laadukasta palvelua, tarvitsemme oikeat edellytykset – sekä fyysiset että organisatoriset. Keskustelun pitäisi auttaa puhumaan niistä asioista, jotka todella vaikuttavat tuloksiin, Camilla sanoo.
Neljäs kysymys on avoin kysymys, jonka avulla voidaan nostaa esiin muita työhön vaikuttavia tekijöitä, esimerkiksi huolia tai henkilökohtaisia tilanteita – ilman että keskustelusta tulee paikka arkaluontoisen tiedon dokumentointiin.
Viides kysymys on pakollinen tarkistuskysymys sivutoimista.
Kunta on myös lisännyt keskusteluun yhteenvedon, jonka monet esihenkilöt kokevat hyödylliseksi keskustelun päättämisessä ja seuraavien askelten selkeyttämisessä.
“Kestää 2–3 vuotta ennen kuin hyödyt näkyvät kunnolla”
Keväällä 2025 kunta toteutti laajemman arvioinnin Grade-alustalla toteutettavista kehityskeskusteluista. Kysely lähetettiin noin 170 esihenkilölle, ja vastausprosentti oli 70 – mikä itsessään osoitti aiheen kiinnostavan.
Tulokset osoittivat, että esihenkilöt olivat kokonaisuudessaan hyvin tyytyväisiä. Grade ja uusi keskustelumalli olivat tuoneet keskusteluihin selkeämmän rakenteen ja parantaneet niiden laatua.
– Kävi selväksi, että toimintatavan täysimittainen hyödyntäminen vie 2–3 vuotta. Ensimmäinen vuosi on uusi kaikille, toisena vuonna kokonaisuus alkaa hahmottua ja kolmantena vuonna koko sykli on käyty läpi ja seurannan arvo tulee näkyväksi, Malin kertoo.
Kunta teki myös pieniä muutoksia palautteen perusteella, esimerkiksi selkeyttämällä ohjeita ja parantamalla kieltä joissakin keskustelun osissa.
Parempi laatu ja parempi valmistautuminen
Arvioinnissa nousi esiin useita selkeitä vaikutuksia uudesta toimintatavasta:
- sekä esihenkilöt että työntekijät valmistautuvat keskusteluun paremmin
- keskustelut ovat fokusoituneempia ja lähempänä toiminnan arkea
- työntekijän rooli oman panoksensa määrittelyssä organisaation tavoitteisiin vahvistuu
- rakenne tukee itseohjautuvuutta ja vastuunkantoa
- esihenkilöiden on helpompi pitää keskustelun punainen lanka
– Kun kysymyksiä on vähän mutta ne ovat selkeitä, fokus säilyy helpommin. Halusimme luoda keskustelun, joka keskittyy olennaiseen – ei tarkistuslistaa, joka vain käydään läpi kohta kohdalta, Camilla sanoo.
Pitkäjänteinen tuki kehitykselle
Gradesta on tullut Vänersborgin kunnalle osa laajempaa työtä osaamisen kehittämisen, toiminnan kehittämisen ja organisaation yhdenvertaisuuden vahvistamiseksi.
Kunta on luonut kehityskeskustelumallin, jossa rakenne seuraa työntekijää ajan yli ja keskittyy tehtävään, tavoitteisiin ja edellytyksiin. Se toimii konkreettisena työkaluna johtamisessa, työntekijyyden ja organisaation kehittämisessä.
– Emme olisi ottaneet tätä käyttöön, jos tavoitteena olisi ollut vain kehityskeskustelun digitalisointi. Siihen olisi helpompiakin tapoja. Halusimme saavuttaa enemmän – ja tämä on matka, joka vie aikaa, Camilla sanoo.
