Arkivverket modernisoi rekrytointinsa Graden avulla
Toimiala
Julkinen sektori
Päätoimipaikka
Oslo, Norja
Työntekijöitä
300+
Asiakkaana vuodesta
2014
“Rekrytointia ei johdettu keskitetysti. Tekemisen tavoissa oli liikaa vaihtelua, ja päätöksenteon tueksi oli liian vähän dataa.”
Behrooz Malaekeh, rekrytoinnin ja työnantajakuvan asiantuntija, Arkivverket
Taustaa
Arkivverket on toiminut Graden kumppanina yli kymmenen vuoden ajan HR- ja rekrytointiprosessiensa tukena. Kun Behrooz Malaekeh aloitti organisaatiossa vuonna 2023 siirryttyään kymmenen yksityisellä sektorilla vietetyn vuoden jälkeen julkiselle puolelle, hänestä tuli nopeasti HR:n modernisoinnin ja datalähtöisen rekrytoinnin keulakuva.
Yksityiseltä sektorilta saatu kokemus ja erilainen toimintaympäristö auttoivat Behroozia sopeutumaan nopeasti julkisen sektorin omaan rytmiin ja rakenteellisiin työtapoihin. Arkivverketin yhteiskunnallinen tehtävä kuitenkin resonoi hänessä erityisen vahvasti.
Noin 300 työntekijän organisaatiolla oli vahva perusta, mutta se tarvitsi nykyaikaisia HR-työkaluja ja selkeän rekrytointistrategian tehostaakseen toimintaansa ja parantaakseen hakijakokemusta.
Haasteet
Behroozin aloittaessa HR toimi pitkälti reaktiivisesti avoimien paikkojen täyttämisessä. Koska esihenkilöt vastasivat useimmiten rekrytoinneista, hakijakokemus vaihteli huomattavasti prosessista toiseen. “Rekrytointia ei johdettu keskitetysti. Tekemisen tavoissa oli liikaa vaihtelua, ja päätöksenteon tueksi oli liian vähän dataa.”
Keskeiset haasteet olivat:
- Hakijapalautteen puuttuminen
- Manuaaliset suositustarkistukset, joita olisi voitu tehostaa
- Puutteellinen data ja raportointi
- Rajoittunut työnantajamielikuva ja hakijaviestintä
- Haasteita erityisesti IT- ja teknisten osaajien houkuttelemisessa
Behrooz näki mahdollisuuden rakentaa HR-funktiosta proaktiivisen ja strategisen kumppanin, joka johtaisi rekrytointia johdonmukaisesti datan ja parempien työkalujen avulla.
Ratkaisu
Behrooz ja HR-tiimi ottivat käyttöön modernin ekosysteemin Graden ratkaisuja ja täydentäviä kolmannen osapuolen työkaluja, jotka integroitiin koko rekrytointiprosessiin.
Käytössä olleet Grade-ratkaisut:
- Graden ATS Jobadmin rekrytointiprosessien keskittämiseen ja HR:n ja esihenkilöiden yhteistyön parantamiseen
- Refensa digitaaliseen suositustarkistukseen, mahdollistaen hybridimallin organisaation tarpeiden mukaan
- Realcruit hakijapalautteen keräämiseen ja kehityskohteiden tunnistamiseen
- Gobi Stories (kolmas osapuoli) työntekijätarinoihin ja työpaikkakulttuurin viestimiseen
“Etsimme nopeita hyötyjä,” Behrooz kertoo. “Palaute, data ja suositukset olivat asioita, jotka pystyimme digitalisoimaan heti. Se paransi sekä laatua että tehokkuutta.”
Lisäksi Arkivverket hyödynsi useita luovia ja kustannustehokkaita keinoja:
- Jokaiselle työpaikkailmoitukselle oma podcast-jakso Spotifyssa, jossa esihenkilöt ja työkulttuuri pääsivät esiin
- Itse tuotetut somekampanjat Canvalla ja Meta-alustoilla, mikä laski kustannuksia merkittävästi
- LinkedIn Recruiter -integraatio Joblogia API:n kautta työpaikkailmoitusten automatisointiin
”Grade on ollut meille enemmän kuin toimittaja – todellinen kumppani”
Yhteistyö Graden Customer Success -tiimin, erityisesti Christofferin, kanssa oli keskeisessä roolissa.
“Grade on ollut meille todellinen ‘partner in crime’,” Behrooz sanoo.
“Christoffer kuunteli ensin ja ehdotti ratkaisuja vasta sen jälkeen. Kyse ei ollut uusien ominaisuuksien esittelystä, vaan siitä, että hän ymmärsi haasteemme ja auttoi meitä saavuttamaan tavoitteemme.”
Tulokset
Vuoden sisällä käyttöönotosta tulokset olivat selkeitä ja mitattavia:
- 61 % kasvu hakijamäärässä edellisvuoteen verrattuna
- 146 % kasvu hakijoissa IT- ja muihin haastaviin rooleihin
Lisäksi saavutettiin:
- Nopeampi ja johdonmukaisempi hakijaviestintä
- Parempi yhteistyö HR:n ja esihenkilöiden välillä
- HR:n roolin muutos tukifunktiosta strategiseksi ajuriksi
Tiimin työ huipentui siihen, että Arkivverket voitti Best Recruitment Award -palkinnon Grade Day 2025 -tapahtumassa tunnustuksena innovatiivisesta julkisen sektorin rekrytoinnista.
“Se tuli täysin yllätyksenä, rehellisesti sanottuna,” Behrooz kertoo.
“Keskityimme vain tekemään rekrytoinnista parempaa datan, oivallusten ja luovuuden avulla. Palkinto osoitti, että työllämme oli oikeasti vaikutusta.”
Kulttuurinen vaikutus
Muutokset ulottuivat paljon prosessien kehittämistä pidemmälle. Ne muuttivat koko organisaation suhtautumista rekrytointiin.
“On hienoa nähdä, että esihenkilöt näkevät rekrytoinnin nyt omana asiantuntija-alueenaan, eivät vain hallinnollisena prosessina,” Behrooz sanoo.
“He ovat ymmärtäneet, kuinka suuri vaikutus HR:llä voi olla organisaation tavoitteiden saavuttamiseen, jos onnistumme tavoittamaan sellaisia osaajia, joita emme aiemmin tavoittaneet.”
”Työnantajamielikuva ei synny hetkessä. Se vaatii pitkäjänteistä ja systemaattista työtä – ja sitä aiomme jatkaa.”
Katse tulevaan
Seuraavassa vaiheessa Arkivverket keskittyy entistä strategisempaan työhön: selkeän työnantajalupauksen määrittelyyn ja pitkäjänteisen työnantajamielikuvatyön vahvistamiseen.
“Tuleva työ tapahtuu enemmän kulissien takana,” Behrooz kertoo.
“Hyödynnämme Realcruitin hakijatyytyväisyysdataa ja analysoimme NPS-lukuja jatkuvaa parantamista varten.”
Vaikka tulevat toimenpiteet eivät välttämättä johda heti uusiin palkintoihin, Behrooz uskoo vahvasti pitkän aikavälin vaikutukseen.
”Työnantajamielikuva ei synny hetkessä. Se vaatii pitkäjänteistä ja systemaattista työtä – ja sitä aiomme jatkaa.”
Yhteenveto
Arkivverketin matka Graden kanssa osoittaa, miten innovaatio ja tiivis yhteistyö voivat tuottaa mitattavia tuloksia myös julkisella sektorilla. Yhdistämällä digitaaliset työkalut, datalähtöiset oivallukset ja inhimillisen ymmärryksen Behrooz ja HR-tiimi ovat määritelleet uudelleen modernin rekrytoinnin merkityksen – ja muuttaneet perinteisen prosessin strategiseksi arvonluonniksi.
