Arkivverket moderniserer rekrutteringen med Grade
Industri
Stat
Hovedkontor
Oslo, Norge
Medarbeidere
300+
Kunde siden
2014
“Vi satt i baksetet. Det var for mye variasjon i hvordan ting ble gjort, og for lite data til å forstå hva som faktisk fungerte.”
Behrooz Malaekeh, Fagansvarlig Rekruttering og Arbeidsgiverprofilering, Arkivverket
Bakgrunn
I mer enn 10 år har Arkivverket hatt Grade som partner for støtte i sine HR- og rekrutteringsprosesser. Da Behrooz Malaekeh begynte i organisasjonen i 2023, etter ti år i privat sektor, ble han raskt drivkraften bak en nyæra med HR-modernisering og datadrevet rekruttering.
Med erfaring fra privat sektor og et annet miljø tilpasset Behrooz seg raskt den offentlige sektorens særegne rytme og strukturerte arbeidsmetodikk. Likevel traff Arkivverkets samfunnsoppdrag en nerve hos ham.
Med rundt 300 ansatte hadde Arkivverket et solid fundament, men trengte moderne HR-verktøy og en tydelig rekrutteringsstrategi for å øke effektiviteten og forbedre kandidatopplevelsen.
Utfordringen
Da Behrooz kom inn, jobbet HR i stor grad reaktivt med å fylle ledige stillinger. Fordi linjeleder tok styringen i de fleste rekrutteringer, opplevde kandidatene naturlig nok variasjon i hvordan prosessene ble gjennomført. «Vi satt i baksetet. Det var for mye variasjon i hvordan ting ble gjort, og for lite data til å forstå hva som faktisk fungerte.»
De viktigste utfordringene var: Ingen strukturert tilbakemelding fra kandidater Referansesjekker ble gjort manuelt, og prosessen kunne effektiviseres Manglende datainnsikt og rapportering Begrenset employer branding og kandidatkommunikasjon Vanskeligheter med å tiltrekke kandidater til tekniske roller som IT.
Behrooz så en mulighet til å bygge opp HR-funksjonen som en proaktiv og strategisk partner som kunne lede rekruttering med konsistens, data og bedre verktøy.
Løsningen
Behrooz og HR-teamet introduserte et moderne økosystem av Grade-produkter og komplementære tredjepartsverktøy, integrert i alle deler av rekrutteringsprosessen.
Grade-løsninger brukt:
- Jobadmin for å sentralisere rekrutteringsprosesser og forbedre samarbeidet mellom HR og ledere
- Refensa for digital referansesjekk, som muliggjorde en hybrid tilnærming tilpasset organisasjonens behov
- Realcruit for å samle tilbakemeldinger fra kandidater og identifisere forbedringsområder
- Gobi Stories (tredjepart) for medarbeiderhistorier og formidling av kultur på arbeidsplassen
«Vi så etter raske gevinster,» forklarte Behrooz. «Ting som tilbakemeldinger, data og referanser kunne digitaliseres umiddelbart. Det hjalp oss å forbedre både kvalitet og effektivitet.»
Arkivverket tok også i bruk flere kreative og kostnadseffektive tiltak:
- Podkaster for hver stillingsutlysning, publisert på Spotify, for å fremheve ledere og arbeidskultur.
- Egenproduserte kampanjer i sosiale medier, laget i Canva og kjørt på Meta-plattformer, noe som reduserte kostnadene dramatisk.
- LinkedIn Recruiter-integrasjon via Joblogia API for å automatisere stillingsannonser.
«Grade har virkelig vært en «partner in crime» for oss»
Samarbeidet med Grades Customer Success-team, spesielt Christoffer, var en viktig del av prosessen. «Grade har virkelig vært en «partner in crime» for oss,» sa Behrooz. «Christoffer var lydhør før han foreslo løsninger. Det handlet ikke om å vise frem nye funksjoner, men om å forstå våre utfordringer og hjelpe oss med å nå målene våre.»
Resultatene
Innen ett år etter implementeringen var effekten både målbar og betydelig: 61 % økning i totalt antall søkere fra året før 146 % økning i søkere til IT- og utfordrende stillinger.
- Raskere og mer konsistentkandidatkommunikasjon
- Bedre samarbeid mellom HR og ledere
- HR gikk fra å være støttefunksjon til å bli en strategisk drivkraft
Teamets innsats kulminerte i at Arkivverket vant Best Recruitment Award under Gradedagen 2025, som anerkjente deres innovasjon innen offentlig rekruttering.
«Det var svært overraskende, for å være helt ærlig» sa Behrooz. «Vi fokuserte bare på å gjøre rekruttering bedre – ved hjelp av data, innsikt og kreativitet. Prisen viste at arbeidet vårt virkelig hadde hatt en effekt.»
Kulturell påvirkning
Endringene gikk langt ut over bare prosessforbedring – det endret synet på rekruttering i hele organisasjonen. «Det er fantastisk å se at ledere nå ser på rekruttering som et eget fagfelt, ikke bare en administrativ prosess,» fortalte Behrooz. «De har innsett hvor stor innvirkning HR kan ha på å nå organisasjonens mål – hvis vi faktisk klarer å få tak i kandidater vi tidligere ikke kunne nå.»
Behrooz roser HR-teamet for å ha omfavnet endringen og tatt i bruk nye verktøy raskt. «Vi kan kjøpe så mange verktøy vi vil, men det som virkelig betyr noe, er kultur og samarbeid. Og her har teamet vårt vært forbilledlig.»
«Employer branding er ikke en bryter du bare kan slå på. Det handler om systematisk arbeid over tid. Og det skal vi fortsette med.»
Veien videre
Neste fase for Arkivverket handler om mer strategisk arbeid: å definere en tydelig Employer Value Proposition (EVP) og styrke det langsiktige arbeidet med employer branding. «Arbeidet fremover skjer mer bak kulissene,» forklarte Behrooz. «Vi skal se nærmere på kandidattilfredshet via Realcruit og analysere NPS-data for kontinuerlig forbedring.»
Selv om fremtidige tiltak kanskje ikke resulterer i nye priser med det første, mener Behrooz at den langsiktige effekten vil tale for seg selv. «Employer branding er ikke en bryter du bare kan slå på. Det handler om systematisk arbeid over tid. Og det skal vi fortsette med.»
Konklusjon
Arkivverkets reise med Grade viser hvordan innovasjon og samarbeid kan skape målbare resultater, selv i offentlig sektor. Ved å kombinere digitale verktøy, datadrevne innsikter og menneskelig forståelse har Behrooz ogHR-teamet redefinert betydningen av moderne rekruttering – og endret en tradisjonell prosess til strategisk verdiskaping.
