Asiakastarina: Kungälvin kunta
Kungälvin kunta julkaisee useita satoja työpaikkoja vuodessa, joten on tärkeää, että rekrytointiprosessi on tehokas ja jäsennelty. Karin Blomster ja Mirja de Bruin työskentelevät kunnassa rekrytoijina, ja kertovat siitä, kuinka digitaalinen referenssitarkistus vähentää turhautumista, säästää aikaa ja helpottaa rekrytointiprosessia.
Syksystä 2021 lähtien Karin Blomster ja Mirja de Bruin ovat työskennelleet yhdessä rekrytointiprojektissa, jonka kunta aloitti tarpeesta keskittää rekrytoinnit kunnan eri toimintoihin.
Rekrytointiyksikköön kuuluu kuusi henkilöä ja käsittelemme vuosittain 500–800 rekrytointia. Jäsennelty, selkeä ja tehokas, myös hyvin suunniteltu rekrytointiprosessi on tärkeää, jotta hakijoilla olisi hyvä hakijakokemus, ja toisaalta myös siksi, että olemme itse hyvin perillä mitä, milloinkin tapahtuu, Mirja sanoo.
Referenssien tarkistaminen – turhautumisista onnistumisiin
Kunnan rekrytoidessa, vaaditaan vähintään kaksi referenssiä, jotka ovat mielellään kaksi entistä esihenkilöä, Mirja sanoo. Kun hän aloitti työt Kungälvissä, Karin ja muut rekrytoijat käyttivät paljon aikaa suositusten tarkistuksiin soittaessaan suosittelijoille. Keskustelut saattoivat olla pitkiä ja niitä oli monia.
– Soittaminen suosittelijoille, jotka eivät ehkä edes vastaa, on erittäin turhauttavaa. Silloin voi mennä kauan, ennen kuin saat suosittelijat käsiin, ja kun vihdoin tavoitat henkilön, hän ei ehkä vielä ehdi vastaamaan kysymyksiimme, Mirja sanoo.
Kungälvin kunta päätti juuri ennen kesää 2022 hankkia Grade Refensan. Grade Refensa digitalisoi ja yhtenäistää referenssien tarkistamisen. Hakija käynnistää itse prosessin ja suosittelija voi antaa referenssinsä, kun hänellä on siihen sopiva hetki.
– Olemme säästäneet paljon aikaa, kun käytämme digitaalista referenssitarkistusta Grade Refensalla, Karin sanoo. Työkalun hankinnan jälkeen onnistuimme saamaan yhteensä 1288 referenssiä kesän ja syksyn aikana. Meistä tuntuu myös turvalliselta, että Grade Refensa integroituu Graden rekrytointijärjestelmään. Se on sekä aikaa säästävä, että täysin GDPR-yhteensopiva.
Kaikki suosittelijat voivat vastata samoihin kysymyksiin, jotka Karin ja Mirja ovat luoneet Grade Refensassa. Tämä tarkoittaa, että he voivat helposti vertailla vastauksia ja nähdä, onko suosittelijoilla samanlainen mielipide hakijasta.
– Olemme saaneet paremman laadun sekä tietoturvallisemman tavan referenssien tarkistamiseen, kun aloitimme Grade Refensan käytön. Saamme myös enemmän aikaa muihin tehtäviimme ja vältämme turhautumista yrittäessämme saada suosittelijoita kiinni. Refensassa he voivat vastata milloin haluavat, Mirja sanoo.
Haasteet ja tulevaisuus
Osaamistarjonta on iso haaste, myös Kungälvin kunnassa. Siksi on erityisen tärkeää tehdä kunta näkyväksi työnantajana ja suunnitella houkuttelevia työpaikkailmoituksia asiaankuuluvin valintakysymyksin Graden rekrytointijärjestelmässä.
– Osaamisen puute on selkeästi havaittavissa, sillä emme saa tarpeeksi päteviä hakijoita moniin ilmoittamiimme tehtäviin, Mirja sanoo. Pyrimme lisäämään näkyvyyttämme ja tunnettuutta kunnan toiminnasta muun muassa olemalla esillä sosiaalisessa mediassa, järjestämällä rekrytointitapaamisia, osallistumalla messuille ja vierailemalla kouluissa.
Nykyistenkin työntekijöiden säilyttäminen on haaste monille työnantajille. Työpaikalla jo olemassa olevan työvoiman ja osaamisen hyödyntäminen sekä kouluttamattoman henkilöstön osaamisen kehittäminen on asia, jonka parissa Karin, Mirja ja heidän kollegansa työskentelevät jatkuvasti.
– Olemme myös erittäin kiinnostuneita siitä, että jokainen meille töihin hakeva saa nopeasti palautetta ja hyvän hakijakokemuksen, Karin sanoo. Tärkeää olisi, että Kungälvin kunta antaisi hyvän vaikutelman työnantajana, ja hakijoilla olisi halu hakea myös jatkossa muihin kunnan tehtäviin.
Kungälvin kuntaan lukeutuu Marstrandin, Koden ja Ytterbyn kaupungit. Asukkaita on noin 48 000. Karin sanoo, että parasta Kungälvin kunnalla työskentelyssä on se, että kuntaorganisaatio on eläväinen, ja kehittyy jatkuvasti.
– Se, että meillä on henkilökunta koottu saman katon alle, helpottaa ja nopeuttaa vastausten saantia sekä lyhentää yhteydenottoreittejä. Lisäksi minulla on myös erittäin hyvä esihenkilö kaikin puolin, Karin sanoo.
Mirja on samaa mieltä ja nostaa esiin, että kunta tarjoaa työhön joustavuutta ja työntekijöillä on mahdollisuus hallita omia työpäiviä ja työaikoja.
– Olen samaa mieltä Karinin kanssa, että parasta meillä on loistava esihenkilö ja tietysti ihanat kollegat, Mirja päättää.
Yhteenveto
- Asiakkaana: noin 8 kuukautta (huhtikuusta 2022)
- Kutsutut hakijat / 8 kuukauden aikana: 755
- Saadut referenssit / 8 kuukauden aikana: 973 (1,3 referenssiä/hakija)
- Säästetyt työtunnit 8 kuukauden aikana: 973 (0,5 kokopäiväistä työpaikkaa)
- Vahvistetut referenssit: 40 % (91 % pankkitunnusten kautta)
- Osumaprosentti pyydetyt/toteutetut referenssit: 93 %
- Keskimääräinen aika/prosessi: 45 tuntia (1,85 päivää)
- Virka-ajan ulkopuolella annetut referenssit: 50 %
- Säästetty aika yhteensä: 973 tuntia / 24 työviikkoa
