Helsingin kaupunki panostaa hakijakokemuksen kehittämiseen

Helsingin kaupunki on Suomen suurin työnantaja, ja sen rekrytointiprosessit vaikuttavat vuosittain kymmeniin tuhansiin työnhakijoihin. Hakemuksia saapuu vuodessa yli 100 000, mikä tarkoittaa yhtä monta tilaisuutta vaikuttaa hakijaan positiivisesti. Kaupungin 2500 esihenkilöä hoitavat rekrytoinnit ja niihin liittyvän hakijaviestinnän pääosin itse.

Kaupunki tunnistaa hakijakokemuksen merkityksen sekä työnantajamielikuvan, että osaajien houkuttelun kannalta. Hakijakokemuksen parantamiseksi oli tehty vuosien mittaan paljon toimenpiteitä, mutta kaivattiin syvempää ja laajempaa lähestymistapaa. Siksi käynnistettiin kehittämisprojekti, jossa rekrytointiprosessia tarkasteltiin palvelumuotoilun keinoin. Rekrytoinnin kehittämisessä hyödynnetään tutkittua tietoa ja hakijoilta saatua palautetta, jotta tehdyt toimenpiteet perustuvat aitoihin tarpeisiin.

Lähtötilanne ja kehitystarpeet

Helsingin kaupunki toteuttaa puolivuosittain hakijakokemuskyselyn, jonka tulokset auttavat kehittämään rekrytointiprosesseja. Kyselyiden ja haastatteluiden perusteella tunnistettiin kaksi keskeistä ratkaisemisen arvoista ongelmaa:

1. Miten teemme työnhausta sujuvaa monenlaisista taustoista tuleville hakijoille?
2. Kuinka sitoutamme ja autamme esihenkilöitä tekemään hakijaa arvostavaa hakijaviestintää?

Hakijakokemuksen lähtötilanteessa haasteena oli rekrytointien vaihteleva laatu. Hakijakokemuksen NPS-luku oli -9, mikä osoitti, että viestintään ja hakuprosessin sujuvuuteen oli tarpeen panostaa entistä enemmän.

– Hakijakokemukseen vaikuttaa moni asia, ja sen kehittämisessä on tärkeää tehdä selkeitä valintoja ja keskittyä niihin kunnolla, kaupungin rekrytoinnin kehittämispäällikkö Heli Lappi-Rantanen kertoo.

Miten hakijakokemusta on kehitetty?

Hakijakokemuksen kehittämisprojektissa tunnistettiin tärkeimmät kehityskohteet, joihin keskittyminen toisi suurimman vaikuttavuuden. Erityisesti panostettiin hakemisen sujuvuuteen ja arvostavaan hakijaviestintään. Projektin aikana toteutettiin muun muassa seuraavat toimenpiteet:

Hakijaviestinnän kehittäminen:

• Kaupungin viestipohjat uusittiin, jotta esihenkilöillä on käytössä yhtenäiset ja brändin mukaiset pohjat, joilla viestiä prosessin vaiheista.
• Esihenkilöille järjestettiin koulutuksia, joissa painotettiin hakijaviestinnän merkitystä ja annettiin käytännön työkaluja viestinnän parantamiseen.

Hakuprosessin sujuvoittaminen: 

• Hakemuksen täyttämistä helpotettiin esimerkiksi kevyemmillä lomakkeilla. 
• Mahdollisuus tuoda tietoja suoraan LinkedIn-profiilista kartoitettiin. 
• Erityisesti pula-aloille suunniteltiin suoraviivaisempia rekrytointikäytäntöjä. 

Projekti huipentui Johdossa-tilaisuuteen, jossa 800 esihenkilöä sai netti-tv-lähetyksessä inspiraatiota ja konkreettisia työkaluja hakijakokemuksen kehittämiseen.

Rekrytointijärjestelmän rooli hakijakokemuksessa

Helsingin kaupungin rekrytointiprosessia tukee Helbit-rekrytointijärjestelmä, joka varmistaa rekrytointien sujuvuuden ja tukee hakijakokemusta tarjoamalla selkeät työkalut sekä työnantajalle että työnhakijalle.

Helbit pohjautuu Graden tuottamaan Talentrekry-järjestelmään, joka toimii Kuntarekry– ja Kirkkorekry -rekrytointipalveluiden alustana ja on myös käytössä valtiohallinnon tukena rekrytoinneissa. Osana hakijakokemuksen kehittämisprojektia järjestelmän viestipohjat päivitettiin, jotta hakijoille voidaan tarjota ajantasaisempaa ja selkeämpää tietoa hakuprosessin eri vaiheista. Tämä tukee sujuvampaa hakijaviestintää ja auttaa varmistamaan, että jokainen hakija tuntee itsensä arvostetuksi rekrytointiprosessin aikana.

Mitä seuraavaksi?

Vuonna 2025 Helsingin kaupunki jatkaa rekrytointiprosessin kehittämistä erityisesti hakemisen sujuvoittamisen ja hakijaviestinnän vahvistamisen osalta. Tavoitteena on varmistaa, että työnhaku on mahdollisimman helppoa ja hakijat saavat rekrytointiprosessin kaikissa vaiheissa ajantasaista ja selkeää viestintää.

Seuraavaksi kaupungilla vakiinnutetaan kehitetyt käytännöt ja seurataan niiden vaikuttavuutta. Samalla odotetaan vuoden 2025 hakijakokemuskyselyn tuloksia, joiden perusteella kehitystyötä jatketaan.

Työn hakeminen on jokaiselle iso ja tärkeä asia. Se, millainen kokemus hakemisesta jää, vaikuttaa maineeseemme todella paljon, Lappi-Rantanen summaa.

Vinkkejä muille organisaatioille

Helsingin kaupungin kokemusten perusteella hakijakokemuksen kehittämisessä kannattaa huomioida seuraavat asiat:

• Keskity olennaiseen – kaikkea ei voi kehittää kerralla, joten valitse keskeisimmät kehityskohteet.
• Panosta hakijaviestintään – ajantasainen ja arvostava viestintä vaikuttaa merkittävästi hakijakokemukseen.
• Hyödynnä dataa ja käyttäjäkokemuksia – kehitystyön tulee perustua tutkittuun tietoon ja hakijoiden palautteeseen.