Tietosuojakäytäntö ja käyttöehdot Refensan käytölle

Käyttäjäryhmät
Refensaa käyttävät kolme eri käyttäjäryhmää:

• Työnantajien käyttäjät. (Yritysten edustajat, jotka käyttävät Refensaa suorittaakseen suosittelujen tarkistuksia; näissä ehdoissa kutsumme heitä nimellä ”Työnantajat”).
• Hakijat. (Henkilöt, jotka hakevat työpaikkaa ja lataavat suosittelijoidensa yhteystiedot suorittaakseen suosittelujen tarkistuksen)
• Suosittelijat. (Henkilöt, joihin otetaan yhteyttä hakijoiden ja työnantajien puolesta suosittelutarkistuksen suorittamiseksi).

Tietojen kerääminen ja oikeusperusta

Kaikki käyttäjät

Tämä osio koskee kaikkia käyttäjiä (Työnantajat, Hakijat ja Suosittelijat), jotka käyttävät Refensaa.

Keräämämme tiedot

Kaikilta käyttäjiltä keräämme seuraavat henkilötiedot:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• IP-osoite (koskee vain hakijoita ja suosittelijoita)

Miten tiedot kerätään

Keräämme tiedot suoraan sinulta, työnantajalta, jolle haet työtä, sekä hakijalta, jonka suosittelijana toimit. Lue lisää kohdista ”Hakijat” ja ”Suosittelijat”.

Käyttötarkoitus ja oikeusperusta

Käytämme henkilötietojasi hallinnoidaksemme tiliäsi, rekisteröitymistäsi ja voidaksemme tarjota palvelumme eli suorittaa suosittelutarkistus työnantajan, hakijan ja suosittelijan välillä. Lisäksi tietoja käytetään palvelumme kehittämiseen anonyymien analyysien ja tilastojen avulla (katso kohta ”Analyysit”). IP-osoitetta käytetään osana tunnistamista ja vahvistamista hakijan ja suosittelijan henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta on oikeutettu etumme täyttää sopimukseen perustuva tehtävä asiakkaidemme palveluntarjoajana.

Hakijat

Keräämämme tiedot

Kaikkien käyttäjien tietojen lisäksi keräämme hakijoilta seuraavat henkilötiedot:

• Kokemukseen ja osaamiseen liittyvät tiedot (esimerkiksi tehtävänimikkeet, työsuhteen kesto ja saadut arviot)
• Arkaluontoiset tiedot (kuten sairauspoissaolot, epäasiallinen toiminta tai luottamuskysymykset)

Miten tiedot kerätään

Kaikkien käyttäjien tiedot kerätään työnantajalta, jolle haet työpaikkaa. Hakijatiedot kerätään, kun lataat suosittelijoitasi, jotka vastaavat suosittelutarkistuksen kysymyksiin.

Käyttötarkoitus ja oikeusperusta

Suosittelijoiltasi kerättyjä tietoja käyttää asiakkaamme, jonka tietojenkäsittelijänä Refensa toimii ja työnantaja, jolle haet työpaikkaa, toimii rekisterinpitäjänä. Käsittelyn oikeusperusta on oikeutettu etumme täyttää asiakassopimus. Suosittelemme ottamaan yhteyttä kyseiseen työnantajaan, mikäli haluat lisätietoja tietojen käytöstä.

Suosittelijat

Keräämämme tiedot

Kaikkien käyttäjien tietojen lisäksi keräämme suosittelijoilta seuraavat henkilötiedot:

• Työsuhdetiedot (tehtävänimike ja työnantajayritys)
• Arviosi (tiedot, jotka annat hakijasta suosittelutarkistuksen aikana)

Tunnistautumistapauksessa

Mikäli työnantaja on aktivoinut suosittelijoiden mahdollisuuden tunnistautua suosittelutarkistuksen yhteydessä, voidaan kerätä seuraavia henkilötietoja. Suosittelija valitsee itse yhden tunnistautumistavan per tarkistus, joten kaikkia tietoja ei kerätä, vain valitun menetelmän tiedot.

• Mobiilivarmenne (Mobile BankID)
• Facebook-profiili (profiilikuva ja sähköposti)
• LinkedIn-profiili (profiilikuva ja sähköposti)

Miten tiedot kerätään

Kaikkien käyttäjien tiedot kerätään suoraan hakijalta, joka lisää sinut suosittelijaksi. Suosittelijakohtaiset tiedot kerätään suoraan sinulta suosittelutarkistuksen aikana.

Käyttötarkoitus ja oikeusperusta

Sinulta kerättyjä tietoja käyttää asiakkaamme, jonka tietojenkäsittelijänä Refensa toimii ja työnantaja toimii rekisterinpitäjänä. Oikeusperusta tietojen käsittelylle on oikeutettu etumme toteuttaa sopimus asiakkaamme kanssa. Suosittelemme siksi ottamaan yhteyttä työnantajaan, mikäli haluat lisätietoja tietojen käytöstä.

Suosittelijoilla voi myös olla mahdollisuus tunnistautua Mobiilivarmenteella. Tällöin keräämme suosittelijan henkilötunnuksen. Henkilötunnusta käytetään ainoastaan tunnistautumiseen eikä sitä koskaan tallenneta. Järjestelmä palauttaa vain vahvistuksen siitä, että suosittelija on se henkilö, joksi hakija on hänet ilmoittanut.

Älä rekisteröi muiden henkilötietoja ilman lupaa

Voit antaa muiden ihmisten tietoja ja yhteystietoja vain, jos olet saanut heidän suostumuksensa tietojen antamiseen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi, että hakijana et saa rekisteröidä suosittelijoita ilman heidän tietämystään ja hyväksyntäänsä.

Tietojen poistaminen

Refensa toimii asiakkaidensa henkilötietojen käsittelijänä. Järjestelmässä on automaattiset poistotoiminnot, joilla asiakkaat määrittävät tietojen säilytysajan. Mikäli haluat, että kaikki sinua koskevat suosittelutiedot poistetaan ennen automaattista poistoa, ole yhteydessä kyseiseen asiakkaaseen.

Ellei asiakas ole saanut poistonpyyntöä, tietosi poistetaan automaattisesti asiakkaan määrittämän ajan jälkeen tai sopimuksen päättyessä Refensan ja työnantajan välillä.

Suosittelijat
Jos sinut on rekisteröity virheellisesti hakijan suosittelijaksi, tai et halua toimia suosittelijana, voit pyytää tietojesi automaattista poistamista napsauttamalla ”En halua antaa suosittelua” -painiketta.
Jos olet tunnistautunut aiemmin kuvatulla tavalla, voit peruuttaa tunnistautumisen ja pyytää tunnistautumistietojen poistamista.

Analyysit

Käytämme käyttäjätietoja tuottaaksemme näkemyksiä, analyysejä ja tilastoja palvelustamme. Analyysit eivät sisällä yksilöitävissä olevia henkilötietoja eikä niistä voi tunnistaa yksittäistä käyttäjää.

Oikeutesi

Refensa toimii henkilötietojen käsittelijänä asiakkailleen. Järjestelmä on suunniteltu noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Asiakkaillamme on Refensan kanssa tehty tietojenkäsittelysopimus. Tietojen osalta, jotka on kuvattu kohdissa ”Kaikki käyttäjät”, ”Työnantajat”, ”Hakijat” ja ”Suosittelijat”, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä kyseiseen asiakkaaseen, jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi. Autamme sinua tarvittaessa löytämään oikean yhteyshenkilön: info@refensa.se

Missä henkilötietojasi käsitellään

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan EU:n/ETA:n sisällä.

Evästeet

Refensa käyttää evästeitä. Eväste ei tunnista sinua henkilökohtaisesti, vaan ainoastaan käyttämäsi selaimen.

Eväste voi sisältää tietoja kirjautumisesta ja asetuksista. Sivusto käyttää sekä omia että kolmannen osapuolen evästeitä. Käytämme evästeitä tarjotaksemme sinulle parempaa palvelua. Evästeiden keräämä tieto auttaa meitä kehittämään ja optimoimaan verkkosivustoamme.

Useimmat selaimet on asetettu sallimaan evästeet. Jos et halua sallia evästeitä, voit säätää selaimesi varoittamaan sinua aina, kun sivusto haluaa tallentaa evästeen, tai estämään evästeet kokonaan. Katso lisätietoa selaimesi ohjeista. Lisätietoa evästeistä löytyy Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin verkkosivuilta.

Yhteystiedot

Jos haluat ottaa yhteyttä henkilötietojesi rekisterinpitäjään, ota yhteyttä siihen tahoon, jonka kautta hait työpaikkaa.

Jos haluat olla yhteydessä Refensaan, ota yhteyttä: info@refensa.se

Mahdolliset muutokset

Tietosuojakäytäntöä voidaan päivittää. Tämä voi johtua tietosuojasääntelyn muutoksista, teknisistä muutoksista järjestelmässä tai Refensan käytäntöjen päivittymisestä. Muutostilanteessa uusin versio julkaistaan aina verkkosivuillamme.

Evästeet ja seuranta verkkosivustolla

Tämä verkkosivusto käyttää evästeitä, jotta tiedot ja markkinointi voidaan mukauttaa sinulle mahdollisimman relevantiksi. Mikäli lähetät meille sähköpostin lomakkeen kautta, tiedot tallentuvat sekä Hubspotiin että sähköpostipalvelimellemme. Käytämme evästeitä myös tilastollisessa tarkoituksessa verkkosivuston kehittämiseen ja käyttäjäkokemuksen parantamiseen.

Kolmannen osapuolen evästeet
Käytämme Hubspotia, Google Analyticsia ja Google Adsia, jotka asettavat evästeitä saadakseen käsityksen siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoa ja markkinointiamme. Nämä evästeet eivät sisällä tunnistettavia tietoja sinusta käyttäjänä.

Tietosuojavastaava

Ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme:

GDPR Hero AB
Yhteyshenkilö: Julianne Ahlesten
Sähköposti: dpo.grade@gdprhero.se