Brukerkategorier

Refensa brukes av tre kategorier brukere. Disse tre typene er:   

– **Arbeidsgivere** (ansatte i virksomheter som bruker Refensa til å gjennomføre referansesjekker. I denne personvernerklæringen omtales de som «Arbeidsgivere»). 
– **Kandidater** (personer som søker jobb og registrerer kontaktinformasjon til sine referanser for å gjennomføre referansesjekk). 
– **Referanser** (personer som vi kontakter på vegne av kandidater og arbeidsgivere for å gjennomføre referansesjekk). 

Innsamling av data og juridisk grunnlag

Alle brukere

Denne delen gjelder alle brukere av Refensa (arbeidsgivere, kandidater og referanser)

Data vi samler inn

For alle brukere samler vi inn følgende personopplysninger:

• Navn
• E-post
• Telefonnummer
• IP-adresse (gjelder kun for kandidat og referanse)

Hvordan vi samler inn dataen

Vi samler inn informasjonen direkte fra deg, arbeidsgiveren du har søkt på stilling hos og den kandidaten du er referanse for. Les mer i seksjonene «Kandidater» og «Referanser».

Bruk av personopplysninger og juridisk grunnlag

Vi bruker personopplysninger for å administrere din konto, din registrering, samt for å kunne levere vår tjeneste: referansesjekk mellom arbeidsgiver, kandidat og kandidatens referanse. I tillegg brukes dataene for å forbedre tjenesten vår gjennom anonyme analyser og innsikter (se mer under «Analyser»). IP-adresse brukes som en del av identifikasjon og verifisering for å bekrefte identiteten til kandidat og referanse.

Det juridiske grunnlaget for behandling av personopplysningene er vår berettigede interesse i å oppfylle oppdraget vi har som tjenesteleverandør for våre kunder.

Kandidater

Data vi samler inn

I tillegg til dataene vi samler inn fra alle kategorier brukere, samler vi også inn følgende personopplysninger fra kandidater:

• Erfaring og kompetanse (eksempelvis, men ikke begrenset til: stillingstitler, ansettelsesperiode og vurderinger).
• Sensitive opplysninger (eksempelvis opplysninger om sykefravær, arbeidsutførelse eller tillitsspørsmål).

Hvordan vi samler inn dataen

Personopplysningene som er beskrevet under «Alle brukere» samles inn fra arbeidsgiveren du søker jobb hos. Informasjonen som er beskrevet under «Kandidater» samles inn fra deg når du laster opp dine referanser og deretter svarer på spørsmålene i referansesjekken.

Bruk og juridisk grunnlag

Informasjonen som samles inn fra dine referanser brukes av vår klient der Refensa fungerer som personopplysningsassistent og arbeidsgiveren du søker jobb hos er personopplysningsansvarlig. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å oppfylle avtalen vi har med vår klient. Vi henviser deg derfor til den aktuelle arbeidsgiveren angående hvordan denne informasjonen brukes.

Referanser

Data vi samler inn

I tillegg til dataene vi samler inn fra alle brukere, samler vi også inn følgende personopplysninger fra referanser:

• Ansettelsesinformasjon (din stilling og selskapet du jobber for).
• Dine vurderinger (informasjon du oppgir om kandidaten under referansesjekken).

Ved verifisering

Dersom arbeidsgiver har aktivert mulighet for referanser til å verifisere seg selv i forbindelse med referansesjekken, kan personopplysningene nevnt under dette avsnittet bli samlet inn. En referanse kan kun verifisere seg med én av metodene per referansesjekk, så vi samler ikke inn all data, men kun den informasjonen referansen velger under verifiseringen.

– Vipps
– Facebook-profil (profilbilde og e-postadresse)
– LinkedIn-profil (profilbilde og e-postadresse)

‍
Hvordan vi samler inn dataen

Personopplysningene beskrevet under «Alle brukere» samles inn direkte fra kandidaten som legger deg til som referanse. Dataene beskrevet under «Referanser» samles inn direkte fra deg under referansesjekken.

Bruk og juridisk grunnlag

Dataene som samles inn direkte fra deg under referansesjekken brukes av arbeidsgiver som har initiert referansesjekken. Refensa er databehandler, mens arbeidsgiveren som har iverksatt referansesjekk er behandlingsansvarlig. Det juridiske grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å oppfylle avtalen vi har med vår kunde. Vi henviser deg derfor til den aktuelle arbeidsgiveren når det gjelder spørsmål om hvordan dine data brukes.

NB: Som referanse har du også mulighet til å identifisere deg via Vipps. I denne sammenhengen samler vi inn ditt fødselsnummer. Fødselsnummeret brukes kun til identifisere deg som referanse, og lagres ikke. Funksjonen sender kun tilbake en bekreftelse på at du er den personen som kandidaten har oppgitt.

Ikke registrer andres personopplysninger uten samtykke

Du kan kun oppgi informasjon og kontaktopplysninger om andre personer dersom du har deres samtykke. Dette betyr for eksempel at du som kandidat ikke skal registrere referanser uten deres viten og godkjenning.

Kontakt

For spørsmål til Refensa, kontakt oss på: info@refensa.se

Personvernombud

Kontakt vårt personvernombud: 

GDPR Hero AB
Kontaktperson: Julianne Ahlesten 
E-post: dpo.grade@gdprhero.se