Slik lykkes du med e-læring i en stor organisasjon
Å produsere e-læring har aldri vært enklere. Men når hver eneste medarbeider kan betraktes som en potensiell opplæringsprodusent, blir det ekstra viktig med en tydelig ansvarsfordeling og forvaltningsprosess. Vi deler 8 tips med deg som jobber med digital opplæring!
Å opplære medarbeidere digitalt er ofte en selvfølge i store organisasjoner. Jo større målgruppe, desto større blir besparelsene av tid, kostnader og miljø.
Vi trenger ikke å gå så mange år tilbake for å huske tiden da forfatterverktøyene som ble brukt til å produsere e-læring krevde dedikerte opplæringsprodusenter med høy teknisk kompetanse. I dag kan i prinsippet hvem som helst med internettilkobling lage e-læring ved hjelp av forhåndsdefinerte maler og selvstyrende dra-og-slipp-grensesnitt. I tillegg er forfatterverktøyene ofte fullt integrert med organisasjonens LMS.
Hvem har ansvaret for sikkerhetsopplæringen?
Tenk deg at IT-sjefen i organisasjonen din – vi kan kalle henne Stina – lager en digital IT-sikkerhetsopplæring. Et halvt år senere forlater Stina virksomheten. En etterfølger tar over, og gjør noen endringer i deres IT-sikkerhetspolicy. Opplæringen som Stina laget blir imidlertid aldri oppdatert – den nye IT-sjefen produserer i stedet en ny IT-sikkerhetsopplæring.
Nå møter du og kollegene dine to helt forskjellige IT-sikkerhetsopplæringer i LMS-et deres. Hvilken av opplæringene gjelder? Hvem er ansvarlig for innholdet i dem? Og hvorfor ser de så forskjellige ut til tross for at deres grafiske profil har vært den samme siden 2005?
I store organisasjoner er denne typen scenarier ikke helt uvanlige. Derfor vil vi gi deg noen tips for å sikre en effektiv opplæringsprosess.
8 tips for deg som jobber med e-læring i en større organisasjon:
- Velg en eller flere sentrale opplæringsansvarlige med overordnet ansvar for organisasjonens opplæringer. Disse medarbeiderne kan selv produsere e-læring, ta beslutninger om når det er på tide å få hjelp fra et e-læringsbyrå, støtte virksomheten, sikre kvaliteten og ha ansvar for at opplæringene oppfyller organisasjonens krav, fra pedagogikk til utseende.
- Opplær de som har ansvar for opplæringen. Gi organisasjonens opplæringsansvarlige de rette forutsetningene, slik at de igjen bruker en felles tilnærming når de produserer intern opplæring.
- Skill mellom “need-to-know” og “nice-to-know”. Med et stort kursutvalg er det viktig at medarbeiderne forstår hvilke opplæringer som er obligatoriske og hvilke som er frivillige. Koble gjerne opplæringene til medarbeidernes roller og kompetanseprofiler for å tydeliggjøre for medarbeiderne hvilke opplæringer de forventes å gjennomføre.
- Bruk temaer og maler i forfatterverktøyet. Det sparer tid og skaper en helhetlig grafisk identitet for organisasjonens opplæringer.
- Gjennomgå tillatelsene til deres opplæringsprodusenter. Gi begrensede rettigheter til de som sjelden bruker det, og utvidede rettigheter til de som jobber med opplæring daglig.
- Bruk LMS-et for å tydeliggjøre hvem som er ansvarlig for oppdatering av opplæringer. Angi heller rolle enn navn, for eksempel IT-sjef i stedet for Stina Danielsson, for å unngå at oppdateringer av opplæringer faller mellom to stoler.
- Distribuer digitale opplæringer effektivt slik at de når riktig medarbeidere. Mange LMS-er tilbyr funksjoner for å forenkle distribusjonen. Gjør ikke alle opplæringer synlige for alle, og bruk filtreringsfunksjoner for å lette søket i kurskatalogen.
- Ikke oppfinn hjulet på nytt. Det finnes massevis av ferdige e-kurs som enkelt kan importeres i deres LMS. For eksempel tilbyr Grade abonnement på e-læring innen områder som GDPR, informasjonssikkerhet og likebehandling.
Nysgjerrig på å lese mer om digital opplæring?
