Avslagsbrev er også omdømmebygging
Enten du har 20 eller 100 spente søkere, så skal nesten alle få et avslagsbrev fra bedriften din. Hva kan du gjøre slik at et avslag gir verdi til søkeren – og til deg?
Når det blir søkt på en stilling, så legges det inn tid og krefter. Kandidatene leser seg opp på bedriften, sjekker ut kontaktpersonen i annonsen og gjør sitt ytterste for at søknaden viser hvem de er og understreker at de har fanget opp bedriftens behov og kultur.
Hvis de er så heldig at de kjenner noen i bedriften, snakker de med dem på forhånd. De forbereder ett eller to gode spørsmål, altså ting de virkelig lurer på, og snakker med kontaktpersonen. Og så sender de søknaden og går med en spent, liten gladklump i magen og ser for seg hvordan det vil være å jobbe akkurat der.
Se for deg at du søker på Den Perfekte Stillingen. Alt ligger til rette for at du skal komme på intervju. Arbeidsoppgavene er spennende, du har en kompetanse som matcher det bedriften er på jakt etter, du har lang erfaring og gode referanser. Du er rett og slett drømmekandidaten.
Du skjønner nok hvor dette bærer hen. Du får ikke stillingen. Du blir ikke en gang kalt inn til intervju. Så får du tidenes kjipeste avslagsbrev. «Bla, bla, vi har fått mange spennende søkere og vi ønsker ikke å gå videre med deg»
Hvilket inntrykk sitter du igjen med av bedriften?
Selvfølgelig får du ikke alle stillinger du søker på. Og du kommer ikke alltid på intervju. Hvorfor får du da et dårlig inntrykk av et kjedelig avslagsbrev?
Bedriften takket ikke for søknaden
Ett tips til deg som må skrive avslagsbrev: Start med å si «takk», i stedet for «Vi har gått gjennom alle søknadene …».
Bedriften skrev svært kort
Selvfølgelig er det ikke nødvendig å skrive en avhandling. Det kan være mange grunner til at akkurat du ikke kom på intervju. Her kan det passe med én setning eller to om hvorfor personen ikke ble innkalt. Hvis det skal sendes ut mange avslagsbrev, er det viktig å legge litt jobb i at denne setningen likevel virker personlig og sympatisk.
Bedriften var upersonlig
Bedriften brukte passivt språk («det vises til») og brukte ikke ordet «du» en eneste gang. Også avslagsbrev kan fortelle mye om bedriften og kulturen i bedriften. Selv et ikke-personalisert brev kan være personlig. Bruk «du» og «deg», «vi» og «oss».
Bedriften avsluttet ikke med noe oppmuntrende
Det koster ikke mye å avslutte med «Lykke til videre!». For eksempel.
Fire nivåer
Del søkere inn i fire grupper:
- Den som ikke er aktuell, og som heller ikke har lagt jobb i søknaden
- Den som ikke er aktuell for denne stillingen, men har skrevet en gjennomarbeidet søknad
- Den som ikke kom på intervju, men kunne vært aktuell – med andre ord en person du ønsker å ha en profesjonell relasjon til
- Den som har vært på intervju
Nivå 1 – den slappe søkeren
Hvis det er tydelig at søkeren ikke har anstrengt seg i søknadsteksten, er det høyst sannsynlig at vedkommende enten ikke er interessert, eller er så desperat at hen sender ut en haug med søknader. Men husk at dette også kan være en person som ikke har mye erfaring med å skrive søknader, for eksempel en nyutdannet student, eller en som har vært i samme jobb i mange år.
Hvis du fikk en søknad som var full av skrivefeil eller andre feil, for eksempel at søkeren glemte å bytte bedriftens navn i søknaden (!), så synes jeg at det er absolutt på sin plass å skrive dette.
Nivå 2 – den som ikke er aktuell
Hvis en person har skrevet en god søknad, men kompetansen ikke stemmer overens med arbeidsoppgavene, er ønsket (i en perfekt verden) at du tar deg tid til å skrive en setning om dette. Da lærer vedkommende noe nytt, og du har bidratt til en litt bedre verden. Det kan faktisk være at stillingsannonsen ikke var tydelig nok
Det kan også hende at denne personen kan være aktuell for en annen stilling i bedriften senere.
Nivå tre – den som du gjerne skulle hatt inne på intervju, men som ikke nådde helt opp
I dette tilfellet hadde det vært fint om du rakk å skrive én setning eller to om hvorfor ikke denne søkeren ble innkalt. Merk at denne setningen også kan brukes overfor flere. For eksempel: «Vi fikk svært mange høyt kvalifiserte søkere til denne stillingen. Vi la merke til at søknaden din var gjennomarbeidet og relevant for oss. Du kom ikke til intervju, men vi ønsker svært gjerne at du søker en stilling hos oss i fremtiden hvis du ser en jobb som er aktuell for deg.»
Ser du hvor motiverende dette kan være?
Nivå fire – den som har vært på intervju
Her er det eneste riktige å ringe søkeren, eller til og med invitere til en samtale. Hen har kanskje levert case, vært gjennom personlighetstest, vært på flere intervjuer. I tillegg til en samtale bruker en del bedrifter også å sende et skriftlig avslag med en grundig begrunnelse.
En annen variant er å sende avslagsbrevet først samt invitere til samtale for å utdype avslaget.
Så hva gjør du?
Vi har all forståelse for at du ikke kan sende personaliserte avslagsbrev til alle søkere. De som ikke kommer til intervju, må kanskje få et standard avslag, spesielt hvis du hadde mange søkere. Sørg likevel for at avslagsbrevet «snakker» direkte til søkeren og viser respekt for den jobben hen har lagt i søknaden.
Vårt forslag til anatomi for et avslagsbrev
- Takk for søknaden
- Skriv én setning om at bedriften setter pris på tiden og fliden vedkommende har lagt ned i søknaden (så fremt dette er sant!)
- Skrive noe om at det var flere høyt kvalifiserte søkere, men at du virkelig håper at vedkommende søker neste gang det er en ledig stilling
- Ønske lykke til videre og eventuelt være enda tydeligere. «Legg meg gjerne til på LinkedIn. Jeg setter stor pris på videre kontakt med deg fremover.»
Husk at hvis du jobber i offentlig virksomhet, må du også skrive hvem som ble ansatt i avslagsbrevet.
Det krever energi å gi personlige avslag – men det kan være verdt strevet. Den som fikk avslag i dag, kan være den rette søkeren i morgen.
